Mise à jour le 26 octobre 2022 (PJ)
Formation
Introduction au Système d'Information
|
|
Mise à jour le 26 octobre 2022 (PJ) |
Ce document présente brièvement les aspects informatiques de Sunnikan Consulting.
Le système d'information est géré par deux ournisseurs d'identité :
Le parc informatique de SUNNIKAN Consulting se compose principalement de matériel Dell :
Certains portables sont fournis avec un réplicateur de ports, ou station d'accueil. Ce dispositif permet de poser et reprendre un pc portable sans avoir à brancher/rebrancher toute la connectique :
La téléphonie Sunnikan est assurée par
La majorité du parc applicatif est constitué de produits Microsoft :
La majorité des applications nécessaire sont installées en local sur les postes (voir CL-Installation des postes pour plus de détails).
La principale richesse de SUNNIKAN réside dans son savoir faire et dans sa base de connaissance. Il est capital de garder à l'esprit quelques règles pratiques afin d'éviter l'accès à cette base aux personnes non autorisées.
A votre arrivée, 2 mots de passes vous sont remis. Ils correspondent respectivement aux :
Le parc informatique de Sunnikan Consulting est administré en domaine. C'est à dire qu'un ordinateur unique gère les autorisations d'accès à telle ou telle ressource. Par conséquent, chaque utilisateur dispose d'un compte qui est indépendant du poste qu'il va utiliser. Il est donc possible de se connecter sur n'importe quelle machine du parc avec son compte sunnikan.local. Toutefois, pour des raisons pratiques un poste unique est attribué à chaque utilisateur.
Ctrl + Alt + SupprMême dans le plus parfait des système, nul n'est à l'abri de la manipulation malencontreuse. Pensez donc à :
Prendre connaissance de :
Exception faite des répertoires de mission synchronisés, il n'est demandé de ne pas stocker des informations clientèle en local.
Toutefois il est recommandé de ne pas se fier aveuglément à la synchronisation OneDrive et de faire des copies de sauvegardes des données sensibles. (par ex. rapport d'audit, information d'interview). Ces données devront ensuite être rebasculée sur le serveur de fichier dès que possible. Il est recommandé de stocker ces données locales temporaires dans le répertoire utilisateur "Mes Documents".
Tout matériel informatique sensible est sécurisé au moyen d'un câble antivol à clef. Une clef personnelle est remise à chaque consultant, les doubles étant conservés dans la salle serveur.
Tout matériel sensible qui n'est pas sous la surveillance directe d'un consultant doit être attaché.
Le terme "matériel sensible" désigne :
La câbles de sécurités doivent toujours être fixé directement sur le portable, jamais sur la station d'accueil.
La propagation des virus par mail a largement baissée. En revanche, une importante recrudescence des courriels piégés de liens menant vers des sites malicieux invite à la méfiance envers tout message à caractère suspect.
Cette pratique consiste à se faire passer pour un organisme de confiance (banque, site d'achat en ligne, site de réseautage social, etc.) et a extorquer des informations le plus souvent bancaire ou de comptes utilisateur à des fins malicieuses. Les adresses peuvent être trafiquées et ressembler aux officielles. Essayez de faire la différence entre alpha.com.fr et alpha.corn.fr, par exemple.
Avant de propager ou d'utiliser une information, ne pas oublier de vérifier ses sources.
Les spam sont des messages publicitaires non sollicités. Véritable pollution des boite aux lettes, ils encombrent la boite de réception malgré les solutions mises en place. Plusieurs règles simple permettent de lutter contre le spam (mais pas de l'éliminer)
TicTac est un outil de suivi des temps de missions. Il se présente sous la forme d'une application web en page de démarrage d'Internet Explorer (dans le portail) : https://portail.sunnikan.com/gestion/temps/TachesSelection.aspx
Les règles d'utilisation de TicTac sont décrites ici.
Ce serveur assure les fonctions suivantes :
Principal serveur de fichier, ce serveur héberge les partages suivants :
Missions (W:)0_Missions.xls, principal outil de suivi et de
planification missions (situé à la racine)Intranet (U:)Intra_SC : Intranet - Base de
connaissance
SUNNIKAN_Interne : Intranet -
Méthodologies et fonctionnement internesAdministratif (V:)Ressources (Y:)Images : Banque d'image,
cliparts et logos clientsArchives (X:)Ce serveur héberge également plusieurs serveurs virtuel (vrt-FICHIERS, vrt-GLPI-SC, skn-APPLI, skn-SQL)
La synchronisation des intranets est réalisée avec l'outil SyncBack. Voir Méthodologie SyncBack
La synchronisation des missions se fait avec OneDrive.
Tros lecteurs réseaux sont préprogrammés sur les postes pour pouvoir naviguer plus facilement sur le serveur de fichier. Les trois types de chemins présentés ci-dessous sont donc équivalents :
| Lecteur réseau | Chemin (URL) |
S:\ |
https://intranet-sc.sunnikan.com |
T:\ |
https://intranet-me.sunnikan.com |
U:\ |
\\pwget320.sunnikan.local\ |
Ces lecteurs réseau apparaissent dans l'explorateur de fichier comme des disques supplémentaires. Ils apparaissent également quand le portable n'est plus connecté au réseau mais ne contiennent alors que les fichiers qui auront été synchronisés.
En raison de la présence d'une synchronisation, il est important de faire le distinguo entre les différentes méthodes d'adressage lorsque l'on :
Un chemin absolu désigne une ressource unique depuis le serveur où elle est contenu. Par exemple :
Ce chemin s'adresse directement au serveur spécifié via un protocole propriétaire : le partage de fichiers Windows.
Il est nécessaire de préciser le serveur (ici pwget320) et le
chemin complet depuis la racine de ce serveur pour pouvoir accéder à cette
ressource. Ce type d'adressage est utilisé lorsque l'on cherche un fichier sur
le réseau via l'explorateur de fichier.
Attention ! Lorsque l'ordinateur est déconnecté, utiliser ce type d'adresse permet d'accéder aux fichiers synchronisés. Le danger réside dans le fait qu'il est possible de travailler en mode hors connexion sur des fichiers synchronisés tout en étant connecté au réseau. Dans ce cas, seul la version locale des fichiers est modifiée et non celle du réseau
Une URL permet d'accéder à une ressource depuis le serveur ou elle est contenue. Par exemple :
La différence avec un chemin UNC réside dans le fait qu'une URL ne désigne pas forcément un fichier mais une ressource au sens large. De plus, ce protocole est standardisé et multiplateforme. En pratique, cet méthode d'adressage assure que l'on tombe bien sur une ressource réseau et non une copie synchronisée. Cette méthode ne fonctionne donc pas pas en mode hors-connexion.
Pour résumer :
L'adressage relatif est a préférer en priorité aux autres méthodes.
Le chemin relatif est la plus sûr des méthodes puisqu'elle permet de désigner un fichier quelque soit l'environnement dans lequel il est. Par exemple, dans le cas d'une arborescence de ce type :
Supposons qu'on désire créer un lien vers un fichier se trouvant dans le dossier
Reference depuis un document dans le dossier Lorem. La
syntaxe sera la suivante :
../../Epidemiologie/Reference/fichierquelconque.txtLes ../ servent à descendre d'un répertoire. Cette syntaxe
permet donc de spécifier l'emplacement d'un fichier par rapport un un autre
indépendamment du serveur. Pour peu que les répertoires Epidemiologie
et
Rechbiom2004 ne soient ni modifiées ni placés dans des répertoires
différents, l'adressage restera valide quelque soit l'emplacement.
Cette méthode à une limite : il est interdit lors d'un adressage relatif de descendre en dessous du répertoire racine.
Par exemple, il n'est pas possible de passer du site
https://intrnanet-sc.sunnikan.com au
site
https://intranet-me.sunnikan.com, bien
qu'en théorie la structure physique des répertoires le permettre. Du point de
vue URL, les dossiers Intra_SC et SUNNIKAN_Interne
sont des répertoires racines et donc cloisonnés l'un l'autre.
Puisqu'il est impossible de spécifier un chemin relatif dans ce cas précis, on spécifiera alors une adresse absolue.
Voir :
Le serveur de fichier est doté d'un système de sauvegarde quotidien tournant la nuit. Il est possible de restaurer les fichier effacés, perdus, corrompus ou écrasés dans les limites suivantes :
Il n'est possible de remonter le temps que :
Le serveur de fichier (Shared) n'est pas doté d'un système de protection contre l'effacement immédiat., par conséquent, il n'est pas possible de restaurer un fichier qui n'existait pas il y a 8h. De plus, une restauration consomme du temps, il est donc recommandé une grande vigilance.
Plusieurs imprimantes sont mises à dispositions. Leurs pilotes sont préinstallées sur chaque poste.
Par défaut, les impressions se font :
Fonctionnalités disponibles :
Par défaut, les impressions se font :
Fonctionnalités disponibles :
Par défaut, les impressions se font :
Fonctionnalités disponibles :
Par défaut, les impressions se font :
Fonctionnalités disponibles :
Avant d'ajouter ou de modifier toute information dans l'intranet, il importe de vérifier qu'elle n'y est pas déjà présente. Tout doublon constaté doit être éliminé, dans un souci de maintenance.
Un ensemble de règles régissent la manière dont l'information doit être structurée :
La majeur partie de la base de connaissance Sunnikan est sous format HTML.
Les sites sont tous consultables avec Edge, Chrome ou Firefox, mais certaines foncitons comme l'ouverture en modification de fichiers Office n'est possible qu'avec Edge.
En outre, certaines fonctions telle qu'ouvrir un fichier en modification depuis les Intranets ou utiliser la mise en forme riche sur une liste Sharepoint, requierent d'utiliser le mode Internet Explorer d'Edge.
Word est une application utilisée pour un vaste panel d'application
Cette macro permet de générer un courrier et de mettre à jour le suivi des courriers. Elle est accessible par défaut via la barre de menu.
Pour plus de détail : consulter la documentation macro
Les champs sont des variables au sein d'un document Word qui peuvent contenir des valeur préprogrammées, des extraits de base de données, etc. Les modèles de documents Sunnikan font usage des champs de façon à automatiser l'apparition du nom du client dans les documents. L'anonymisation en est simplifiée puisqu'il suffit de modifier la valeur du champ et de mettre a jour le document.
Règles d'utilisation PowerPoint
Fireworks et IrfanView sont deux logiciels utilisés respectivement pour la visualisation et l'édition graphique.
Fireworks est un logiciel d'édition graphique de la suite Macromedia, principalement orienté vectoriel mais pouvant effectuer des retraitements photo. Il est plus lourd et plus long à lancer que IrfanView. De plus, il n'est pas installé en standard sur tous les postes. Cette application permet de :
Sans entrer dans les détails de l'application, quelques précautions d'usages sont a respecter :
Comme toujours, il est nécessaire de suivre les règles Outllook décrites dans l'intranet méthodologique.
En cas d'absence prolongée du bureau, activer le gestionnaire d'absence pour répondre automatiquement aux mails.
Toutes les emails relatifs à une mission sont stockés dans les dossiers de la boite partagée Missions.
La base de contacts est située sur le serveur SharePoint : Contacts - Tous les contacts (sharepoint.com)
Les signatures Outlook pour les emails sont gérées de façon centralisées. S'adresser à l'Administrateur Systèmes et Réseaux pour toute modification.
Si la signature n'est plus présente :
Chaque compte consultant Sunnikan est configuré pour être délégué de tous les autre. En pratique, cela permet l'ouverture des boites de réception et des calendrier.
Pour ouvrir la boite de réception d'un autre utilisateur :
Cette technique ne permet pas l'envoie de message à la place d'une autre personne.
Le calendrier permet une planification des éléments.
_____