OBJECTIFS :

Garder la trace de tout contact par mail afin de pouvoir s'informer du déroulement d'une mission même en l'absence (provisoire ou prolongée) des consultants en charge de la mission en question.

Toute mission doit pouvoir être reprise par un autre consultant au pied levé. 

PRINCIPES :

Le destinataire principal ou l'expéditeur d'un mail sont seuls responsables du classement de ce mail dans le répertoire de la mission concernée dans Outlook.

Réception d'un mail extérieur à Sunnikan (client) :

• Le destinataire principal du mail le classe dans le répertoire Outlook de la mission concernée (Boite Partagée Missions)
• Le(s) destinataire(s) secondaire(s) (en copie) peuvent le supprimer après en avoir pris connaissance.

Envoi d'un mail par Sunnikan :

• Définir le titre du message électronique systématiquement et clairement : commencer par le nom du client, l'intitulé de la mission si pertinent, l'objet du message.
• Lorsque des dates sont précisées dans le corps du texte : toujours rajouter le jour de la semaine (ex: mardi 12 mars). En cas d'erreur sur le mois, la correction est évidente pour le destinataire.
• Accusé de réception : dans nouveau message, bouton "Options des messages", section "Options de vote et de suivi", sélectionner "Demander un AR pour ce message" et "Demander une confirmation de lecture pour ce message".
• Si le mail est important, le faire toujours valider par un consultant senior avant envoi.
• L'expéditeur classe son mail envoyé dans le répertoire Outlook de la mission.
• Le(s) destinataire(s) Sunnikan (direct ou en copie) peut le supprimer après en avoir pris connaissance.

Règles pour la Gestion de la boîte électronique Outlook du Directeur

L'Assistante est responsable du tri de la boîte mail du Directeur. En cas d'absence de l'Assistante, la tâche est déléguée au Gestionnaire de Missions.

Seul le répertoire "GM TEMP" est à vérifier.
Le Directeur déposera très régulièrement dans ce répertoire tous les emails à classer (reçus et envoyés par lui) et l'Assistante vérifie cette boîte tous les matins.

Pour un Email relatif à un devis :

• Transfert de l'email aux 3 seniors + la Gestionnaire de Missions
• classement de l'email dans le répertoire public Outlook correspondant. Si le répertoire n'est pas encore créé, laisser l'email dans "GM TEMP" pour classement ultérieur
  une fois classé, suppression de l'email de la boîte "GM TEMP"
• mise à jour de la mire de la mission.

Pour un Email relatif à une mission :

• classement de l'email dans le répertoire public Outlook correspondant
• suppression de l'email de la boîte "GM TEMP"
• mise à jour de la mire de la mission.

• savoir utiliser le calendrier :
  • aller dans l'onglet "calendrier".
  • cliquer sur le jour voulu.
  • noter l'objet avec le numéro de mission s'il s'agit d'un RDV client.
  • noter le début et la fin afin que chacun puisse connaître votre emploi du temps.
  • cliquer sur "inviter des participants" si la réunion concerne d'autres consultants.
• partager son calendrier :
  • aller dans "fichier" puis "dossier", "partage", "autorisation d'accès".
  • puis "Par défaut : aucun".

• Pour créer une tâche, cliquer sur "Fichier ", "Nouveau", "Tâches".
• Pour proposer une tâche à un autre consultant, cliquer sur "Fichier ", "Nouveau", "demande de tâches".
• Pour partager ses tâches, cliquer sur "Fichier ", "Partager mes tâches"
, choisir "Sunnikan relecteur".

• La base de contact Sunnikan est stockée sur le site collaboratif SharePoint (https://sunged.sharepoint.com/Missions/Lists/Contacts/AllItems.aspx)
• Cette liste est synchronisée sous Outlook,
• savoir utiliser le répertoire de contact Sunnikan :
  • ouvrir "contacts Sunnikan dans dossiers publics"
  • pour trouver un client précis, taper son nom dans "rechercher" puis valider
  • Les règles lors de la création de nouveaux contacts sont les suivantes :

Règles Générales

• Avant de rentrer un contact, TOUJOURS vérifier qu'il ne s'y trouve pas déjà.
•  Lorsqu'une personne a quitté une société et qu'on ne connaît pas son nouveau poste : ne laisser que le nom et indiquer en notes que la personne a quitté la société X. Supprimer la profession également.
• Pour créer un contact dans une société déjà répertoriée, se positionner dessus, "Actions", "Nouveau contact dans la même société". Le contact se crée avec les informations déjà enregistrées (adresse, téléphone, fax) mais sans le nom.
• Lorsque vous vérifiez en téléphonant ou en envoyant un mail que les coordonnées d'un contact sont bonnes, actualisez la date dans Outlook afin de signifier que les données sont toujours exactes.
• Demande de désabonnement aux newsletters Sunnikan de la part d'un client :
  • renseigner le champ Codage Mailing (sous SharePoint) par "DESABO"
  • stipuler clairement dans le champ commentaire que le Client ne souhaite pas recevoir de mail d'information de la part de Sunnikan et la date du mail de demande de désabonnement de la part du Client.
  • classer le mail dans le répertoire Outlook suivant : Interne / Demandes_Desabonnement
  • Répondre au client avec le modèle suivant (révisé par PBI le 13-06-2023) :

Bonjour,

Votre demande a bien été prise en compte.

Votre adresse email est désormais inscrite sur une liste interne de personnes qui ne recevront désormais plus d'informations commerciales concernant Sunnikan Consulting. Vos données à caractère personnel seront donc conservées sur cette liste durant 3 ans, conformément à la réglementation applicable (Règlement Général sur la Protection des Données, Loi Informatique et Libertés, référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en oeuvre aux fins de gestions des activités commerciales). Après ce délai de 3 ans, vos données seront effacées.

Très cordialement,

Hi,

Your request has been taken into account. Your email address is now on an internal list of people who will no longer receive business information about Sunnikan Consulting. Your personal data will therefore be kept on this list for 3 years, in accordance with applicable regulations (General Data Protection Regulations, French Data Protection Act and CNIL's regulatory reference document applicable to the business data management). After this 3-year period, your data will be erased.

Best regards

Contact SOCIÉTÉ

 

 

Contact Service comptabilité SOCIÉTÉ

 

 

 

Contact PERSONNE

 

 

Codes Profession utilisés chez Sunnikan Consulting

 

Dans les Contacts SUNNIKAN, cliquer sur "Rechercher" Dans la barre d'outils.

La recherche peut se faire à partir de différents mots-clés :

• Nom de famille
• Prénom
• Société

Pour une recherche plus précise, par exemple par profession :

• Cliquer sur "Rechercher" dans la barre d'outils.
• Options (à droite)
• Recherche avancée
• Options avancées
• Champ
• Tous les champs Contact
• Profession
• Valeur : code de la profession recherchée (cf tableau ci-dessus)
  Plusieurs codes peuvent être inscrits dans la même requête, séparés par des espaces (pas de "," ou ";")

Même système pour une recherche par date de MAJ, pays, ville, service, ....