Les conventions de format et de styles dans WORD sont importantes pour plusieurs raisons :

• utilisations de formats et de styles prédéfinis dans un modèle de document, avec mise à jour automatiques des styles dans toutes les procédures,
• standardisation inter-rédacteurs (capitalisation).

Ce document constitue un support d'auto-formation à l'utilisation du logiciel. Ses objectifs sont :

• de présenter les conventions d'utilisation du logiciel Microsoft Word chez SUNNIKAN Consulting,
• d'exposer les méthodes d'optimisation,
• de détailler les techniques avancées.

Les thèmes abordés sont :

• Configuration de Word
• Généralités et Bonnes Pratiques
• Styles
• En-têtes et Pieds de page
• Edition
• Polices d'écritures
• Champs
• Tableaux
• Mode Révision
• Techniques Avancées

Ce paramétrage par défaut est appliqué à chaque nouvelle configuration utilisateur sur les postes.

Fichier > Options

• Général :
  • remplir "Nom d'utilisateur"
  • remplir "Initiales"
  • cocher "Toujours utiliser ces valeurs quelque soit l'état de connexion à Office"
  • Décocher "Ouvrir les pièces jointes et autres fichiers non modifiables en mode Plein Ecran"
  • Décocher "Afficher l'écran de démarrage au lancement de cette application"
• Affichage :
  • cocher "Mettre à jour les champs avant l'impression"
  • cocher "Mettre à jour les données liées avant l'impression"
• Vérification :
  • Cocher "Majuscules accentuées en français"
  •  Options de correction automatique :
    • Onglet "Lors de la frappe" :
      • décocher "Guillemets ' ou " par des guillemets << >>"
      • décocher "Majuscule en début de ligne / de phrase"
• Options avancées :
  • Couper, Copier et Coller :
    • Collage à partir d'autres applications :
    • Sélectionner "Conserver le texte seulement"
• Centre de gestion de la confidentialité :
  • Paramètres du centre de gestion de la confidentialité :
    • Paramètres des macros :
      • Selectionner "Désactiver toutes les macros à l'exception des macros signées numériquement"
    • Emplacements approuvés :
      • Cocher "Autoriser les emplacements approuvés sur mon réseau"
      • Ajouter un nouvel emplacement (Pour chacun, cocher "les sous-dossiers de cet emplacement sont également ajoutés") :
        • https://portail.sunnikan.com
        • https://intranet-sc.sunnikan.com
        • https://intranet-me.sunnikan.com
        • https://sunged.sharepoint.com
        • \\pwget320

Consignes générales de rédaction de document

• Rédiger des documents Sunnikan (PowerPoint)
• Rédiger avec Word (PowerPoint)
• Conventions de nommage des fichiers

Propriétés du document

vérifier systématiquement les Propriétés du document avant envoi au Client (et avant capitalisation) +++

Utiliser les champs "Propriétés du document" dès qu'une une information est dupliquée dans plusieurs parties du document (ne pas oublier de les mettre à jour : Ctrl+A > F9)

Renseigner systématiquement les propriétés du document :

 

Pour une Procédure

Champ (en Français)	Champ (en Anglais)	Contenu
Titre	Title	Titre du modèle	Identification de la procédure
Sujet	Subject	Version n° 0.1, applicable à partir du jj mm AAAA Version # 0.1, effective from dd Mm YYYY
Auteur	Author	Sunnikan Consulting
Responsable	PropriétésDoc - Manager	Référence de la procédure
Société	PropriétésDoc - Company	Client
Catégorie	PropriétésDoc - Category
Mots-clé	Keywords
Commentaires	Comments

 

Pour une annexe de procédure

Champ (en Français)	Champ (en Anglais)	Contenu
Titre	Title	Titre du modèle	Identification du modèle
Sujet	Subject	Version n° 0.1 en date du jj mm AAAA Version # 0.1 dated dd Mm YYYY
Auteur	Author	SUNNIKAN Consulting
Responsable	PropriétésDoc - Manager	Référence du modèle Template Reference
Société	PropriétésDoc - Company	Client	Identification du Document
Catégorie	PropriétésDoc - Category	Titre du document
Mots-clé	Keywords	Version n° 0.1 en date du jj mm AAAA Version # 0.1 dated dd Mm YYYY
Commentaires	Comments	Référence du projet (ex : essai clinique)

 

Cette distinction entre le modèle de document et le document lui-même va permettre de mieux gérer les versions et l'identification de formulaires.

Il suffit donc de renseigner les Propriétés du document, conformément au tableau ci-dessus.

Par exemple :

 

 

Une fois que les Propriétés du document on été renseignées, les champs leur correspondant sont à inclure. (Note: une fois inclus, ces champs apparaissent en faisant Alt+F9.)

Par exemple :

• en en-tête d'un formulaire :

 

• en pied de page :

 

Tabulations

Poser les tabulations à leur juste place

• les espaces répétitifs ne sont pas autorisés
• les tabulations à la suite ne sont pas autorisées +++
• utiliser les tabulations pour créer des zones à remplir (ne pas utiliser une série de "_" ou d'espaces)

Pour faire des lignes dans un formulaire :

• ne pas utiliser les caractères ___ ou  ......
• utiliser des tabulations avec des points de suite

Sauts de page ou de section

• Utiliser un saut de page (Insertion > Saut de page ou Ctrl+Entrée) plutôt qu'une série de retours à la ligne
• Positionner les sauts de pages sur une ligne vie plutot qu'à la fin d'une ligne de texte

Tableau

• création d'un tableau : il doit être aligné à gauche (cf. Propriétés du tableau), sans retrait négatif, la marge doit être suffisante pour prévoir la perforation du document pour intégration dans un classeur.

Fin du document

• terminer les documents par 5 soulignés centrés : _____

Liens hypertexte

Pour insérer un lien hypertexte : sélectionner la texte à lier, Ctrl + K, trouver le fichier à lier.

On peut préciser le lien au niveau d'un signet "#NomSignet"

Faire attention à l'adresse :

• absolue,
• relative.

Sauf exception, tous les liens doivent être relatifs.

Quand on recopie un lien, si la zone de copie se limite au lien seul, l'adresse recopiée est absolue. Pour éviter cela, recopier l'adresse avec au moins un caractère (lettre ou espace) avant et un caractère après.

ATTENTION :

1. en cas de problème informatique (ex : plantage, WORD bloqué...) survenu lors du travail sur un fichier contenant des liens hypertexte, la récupération du fichier par Word remplacera les adresses des liens hypertexte vers un répertoire local. Pour restituer les liens initiaux, il faut tous les refaire un par un !
2. si on déplace ou renomme un fichier contenant ou cible de liens hypertexte, les adresses ne seront plus valides, il faudra les refaire !

Note : Un lien hypertexte sous Word est un champ comme les autres, il faut donc le mettre à jour (F9)

Raccourcis clavier

Voir la section Word dans Raccourcis Clavier

Contrôles avant de livrer un document

• Check-list de contrôles à effectuer, ex :
  • Mise à jour de la table des matières : Ctrl + A (sélectionner document), F9 (mise à jour des champs)
  • Mise à jour des champs dans les en-têtes et les bas de page : Alt + F (Menu Fichier), Ctrl + A (Visualiser avant impression), faire défiler toutes les pages
  • sauvegarde du fichier _AAAMMJJ
  • ...

Format de document

Document Standard

Rapport d'audit

Styles

Les styles sont un ensemble de propriétés affectées à un bloc de texte (exemple : Gras) ou une partie de bloc de texte (exemple : Titre 2). Un style est identifié par :

• son nom (ex. "Normal", "B1", "Titre 1"...)
• ses propriétés définies (Gras, Marge gauche de 1,2 cm, Calibri)
• son parent, dont il hérite les propriétés non spécifiées. Par exemple, si le style "Titre 1" est dérivé du style "Normal" et qu'aucune police d'écriture n'a été spécifiée, alors il reprendra la police du style Normal.

L'utilisation des styles est indispensable pour structurer de manière homogène un document.

Pour copier/coller un style : Ctrl + Shift + C puis Ctrl + Shift + V

Conventions SUNNIKAN

Par défaut, les styles ne doivent jamais avoir la propriété "Mettre à jour automatiquement"

Texte

• Normal (raccourci clavier : Ctrl + Maj + N) :
  • marge gauche 0,
  • Justifié
  • Calibri 10
• Définition : sans accent
• Terme : terme à définir (dans un document Glossaire)
• Version : version de document (italique, aligné à droite)

Titre

• Titre : titre du document, pas en majuscules, centré, 16pt
• Titre1 (raccourci clavier : Ctrl + Alt + 1) : titre de 1er niveau, en minuscules, numérotation juridique, 11pt
  • 
• Titre2 (raccourci clavier : Ctrl + Alt + 2) : titre de 2è niveau, en minuscules, numérotation juridique, 10pt
  • 
• Titre3 (raccourci clavier : Ctrl + Alt + 3) : titre de 3è niveau, en minuscules, numérotation juridique, 10pt
  • 

Liste à puce

• B1 (raccourci clavier : Ctrl +1) : retrait à puce de 1er niveau, retrait 0,5 cm, puis 1 cm avec tabulation
  • 
• B2 (raccourci clavier : Ctrl +2) : retrait à puce de 2è niveau, retrait 1 cm, puis 1,5 cm avec tabulation
  • 
• B3 (raccourci clavier : Ctrl +3) : retrait à puce de 3è niveau, retrait 1,5 cm, puis 2 cm avec tabulation
  • 

Table des matières

• TM1 : table des matières de 1er niveau
• TM2 : table des matières de 2è niveau
• TM3 : table des matières de 3è niveau

Styles optionnels

• Titre4 et plus
• retraits supérieurs à B3

Numérotation des paragraphes

La numérotation automatique des titres fait appel à la hierarchisation qui est une association Styles + Format de numérotation.

• effectuer un clic droit sur un numéro de titre et sélectionner "Ajuster les retraits de liste"
• prendre la liste  1.    1.1.    1.1.1.
• ensuite "Personnaliser..."
• appliquer le style à chaque niveau : niveau 1 avec le titre 1, niveau 2 avec le titre 2, niveau 3 avec le titre 3...
• vérifier que la case "Renuméroter après le niveau le plus élevé" est cochée

• Pour masquer les en-tête et pieds de pages en pode "Page", double cliquer dans l'interstice entre les pages.

Enchaînements

Si le document comporte des sauts de section, les en-tête et les pieds de page peuvent (ou non) être liés entre chaque section.

Concrètement, lier l'en-tête d'une section à une autre les rends identiques. Ce qui peut poser problème dans le cas d'en-tête à tableaux et de section portrait/paysage.

En-têtes

Pas de format standard à utiliser, mis à part pour les modèles de document.

Pied de page

Format standard (centré à Droite) :

SUNNIKAN Consulting / [NomFichier] / Page [NumPage]/[NombrePages]

Format standard à mémoriser en insertion automatique : "pp"+ F3

Si on insère une date, indiquer sa signification, par exemple :

• "Imprimé le [DateAuto]"
• "Date de version : [date]"

Cette section contient plusieurs astuces et bonnes pratiques pour améliorer la vitesse de traitement sous Word.

Raccourcis clavier

Utiliser les flèches de direction de votre clavier (ßàáâ) pour se déplacer de caractère en caractère.

Utiliser les touches suivantes en simultané pour se déplacer plus rapidement :

• Ctrl : touches Contrôle, au nombre de deux, situées à chaque extrémité de votre clavier
• Shift (ñ) : au nombre de deux, au-dessus des touches Ctrl
• Tab (*) : Au-dessus de la touche CapsLock (Ï), à gauche du clavier
• Home (%) : dans le pavé de 6 touches au-dessus des flèches de direction
• End (ou Fin) : dans le pavé de 6 touches au-dessus des flèches de direction
• PgUp (/) et PgDwn (0) : dans le pavé de 6 touches au-dessus des flèches de direction

Navigation au clavier

Ctrl + ß ou à	se déplacer de mot en mot
Ctrl + á ou â	se déplacer de paragraphe en paragraphe
Shift + ßàáâ	sélectionner du texte en se déplaçant
Ctrl + Shift + ßàáâ	sélectionner du texte en se déplaçant mot à mot
Home	se déplacer au début de ligne
End	se déplacer en fin de ligne
Ctrl + Home	se rendre en début de document
Ctrl + End	se rendre en fin de document
Ctrl + Shift + Home	sélectionner jusqu'au début du document
Ctrl + Shift + End	sélectionner jusqu'à la fin du document
PgUp	se déplacer d'une demi-page vers le haut
PgDwn	se déplacer d'une demi-page vers le bas
Ctrl + PgUp	se déplacer d'une page vers le haut
Ctrl + PgDwn	se déplacer d'une page vers le bas
Tab	(tableaux uniquement) se déplacer d'une case vers la droite
Shift + Tab	(tableaux uniquement) se déplacer d'une case vers la gauche
Ctrl + A	Sélectionner l'ensemble du document (en-tête et pied de page exceptés)

Caractères spéciaux

• Pour faire un espace insécable (ex : avant deux points ":") : Ctrl + Maj + Espace

Conventions typographiques SUNNIKAN

• laisser un espace avant et après un slash ("/"). Ex : "rédige / fait rédiger". Seule exception : et/ou
• pour "et coetera", utiliser soit "etc.", soit "...", mais pas ",...", ni "etc..."
• les titres ne sont pas en majuscules
• Les majuscules sont en caractères accentués. Si besoin, rédiger le texte avec les caractères accentués en style normal puis appliquer les majuscules (Maj + F3)
• "Sunnikan Consulting" : S et C uniquement en majuscules
• nom des produits Sunnikan: "SUN" majuscule + "." (point) + "e" italique + "Terme" (accolé, 1ère lettre en majuscule). Ex: SUN.eVeille
• commencer les lignes d'énumération en style B1, B2 ou B3 par des minuscules (pas de majuscules), mettre une virgule à la fin de chaque ligne, un point à la fin la dernière ligne (c'est une phrase qui se continue sur plusieurs lignes)
• pas de ligne vide

Insertion automatique

Utiliser les insertions automatiques pour les saisies répétitives et complexes, ex : "Chef de Projet Clinique" à partir ce "cpc"

• écrire le texte à insérer automatiquement : Chef de Projet Clinique
• sélectionner ce texte
• Alt + F3 : pour saisir l'insertion, indiquer l'abréviation : "cpc"
• la fois suivante, écrire : cpc, faire F3, "cpc" est remplacé par "Chef de Projet Clinique"

Ce qui parait être une fonctionnalité basique de Word se révèle être un sujet bien plus complexe qu'il n'en a l'air.

Concepts : OpenType et TrueType

Les polices d'écriture peuvent être de 3 types :

• Open Type (format libre, Malheureusement souvent incompatible avec les produits Microsoft)
• TrueType : Police conçue pour les systèmes Windows
• System : vielle police d'écriture, non vectorielle

En règle générale :

• N'utiliser que les polices de type TrueType

Concept : Substitution de police

Un mécanisme important à comprendre quand on travaille avec des polices est celui de la substitution.

Un style définit une police à utiliser pour afficher le texte correspondant, que cette dernière soit installée ou non. Si cette dernière n'est pas installée, alors Word recherche quelle est la police qui s'en approche le plus et l'utilise pour afficher le style en question. Par exemple, mettons qu'un bloc de texte ait été configuré avec la police "ITC Franklin Gothic Medium". Lors de l'ouverture de ce document sur un poste qui ne dispose pas de cette police, la police utilisée sera la police système "Franklin" qui est la police la plus similaire. Cette nuance est importante, car malgré le fait que Word utilise bel et bien "Franklin" pour l'affichage, il indique toujours que la police utilisée est "ITC Franklin Gothic Medium", ce qui prête à confusion.

• Polices sans serif (polices scientifiques, contrairement aux polices avec serif qui sont littéraires)
• Arial, Univers, Franklin Gothic Book, ITC Franklin Gothic , TW Cen MT
• Jamais de Times New Roman !

Concept : polices avec ou sans serif

"Serif" est la dénomination anglaise de l'empattement. Il s'agit de la manière dont sont dessinées les extrémités des caractères. 

Polices avec serif

• exemple : Time News Roman, Courrier New
• conçue pour une lecture sur papier
• couvre un registre plutôt littéraire

Polices sans serif

• exemple : Arial, Verdana, Helvetica, Francklin
• conçue pour une lecture sur écran
• couvre un registre plutôt scientifique

Le standard Sunnikan recommande d'utiliser des polices sans serif, afin de conserver le caractère scientifique de nos prestations.

Les champs sont utilisés pour les gérer les données répétées un grand nombre de fois. Leur utilisation peut être aussi simple que la numérotation des pages ou aussi complexe que des calculs de tableaux.

Ne pas confondre :

• Champs (depuis word 2003) : grisés et permutables avec Alt+F9, compatibilité maximum avec les vieux formats de Word
• Blocs de constructions (depuis Word 2010): insertions automatiques, non dynamiques
• Propriétés directes de document (depuis Word 2013) : Entourées d'un cadre et d'un label, se mettent à jour dynamiquement. Pas toujorus compatible avec les anciennes versions de Word.

Utilisation des champs

Voir Propriétés de document pour les champs

Raccourcis Claviers

F9	mettre à jour le champ sélectionné
Ctrl + F9	insérer un champ
Shift + F9	Basculer le code de champ sélectionné
Alt + F9	Basculer tous les codes de champ
Ctrl + A puis F9	Mettre à jour tous les codes de champs

Pour les documents de clients sans style défini : recopier la mise en forme par "Ctrl + Maj + C" puis l'appliquer par "Ctrl + Maj + V"

Habillage

Les tableaux se comportent à certain titres comme des images ou des graphiques, selon l'habillage qui leur est appliqué, ils peuvent être flottants, encadrés, séparés, etc. Il est recommandé de ne pas utiliser d'habillage.

L'habillage est paramétrable via les propriétés du tableau (clic droit sur le tableau > Propriétés du tableau)

Propriétés du tableau

Le tableau doit toujours être centré à gauche :

• Sélectionner le tableau
• clic droit > Propriété du tableau > Tableau > Alignement gauche
• Retrait à gauche : 0 cm

Si le document possède plusieurs tableaux, les marges de ceux-ci doivent être identiques.

Fractionnement

Pour séparer un tableau en deux :

•  se positionner sur la ligne en dessous de la séparation désirée,
•  effectuer un clic  droit et sélectionner "Fractionner le tableau"

Ligne d'en tête  

Quand un tableau fait plus d'une page de hauteur, la ligne d'en tête doit être répétée sur chacune des pages:

• Sélectionner la première ligne du tableau
• clic droit > Propriété du tableau > ligne
• dans l'onglet "Ligne" cocher la case "Répéter en haut de chaque page en tant que ligne d'en tête"

La ligne d'en tête doit être surlignée en jaune clair:

• sélectionner la première ligne du tableau
• cliquer sur le menu déroulant de l'icone "trame de fond" > autre couleur
• sélectionner le jaune le plus clair

Au sein de l'en tête, les cellules doivent être centrées :

• sélectionner la première ligne du tableau
• clic droit > Alignement des cellules > Centrer

Les marges de la ligne d'en tête sont de 3 pt de chaque côté :

• sélectionner la première ligne du tableau
• cliquer sur le menu déroulant de l'icone "Interligne" > Option d'interligne
• Espacement avant : 3pt ; espacement après : 3pt

Fusion et fractionnement des cellules

Eviter si possible de fusionner et fractionner les cellules:

• sélectionner la première ligne du tableau
• clic droit > Propriété du tableau > ligne
• dans l'onglet "Ligne" ne pas cocher la case "Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages"

Formules de tableau

Sommes

• Sélectionner tout le tableau

Dans le cas d'un document sensible effectuant de nombreuses modifications par plusieurs personnes, il est indispensable de passer par le mode Révision afin de conserver une trace des modifications de chaque contributeur.

La barre révision

Le mode révision s'active via sa barre d'outil. Si elle n'est pas affichée, effectuer un clic droit dans une zone libre des barres d'outils et cocher "Révision". (Volet Révision sous Word 2010)

Le mode révision s'active et se désactive via le bouton "révision". Quand le mode révision est activé, toute modification apporté au document est suivie.

L'affichage obtenu à l'écran dépends de la sélection effectuée dans la droplist :

• "Final" correspond au document une fois les modifications appliquées.
• "Original" au document avant que le suivi des modifications ne soit activé.

Commentaires

Pour insérer un commentaire à un emplacement du document, soit appuyer sur Ctrl+Alt+M, soit sélectionner "Ajouter un commentaire" après un clic droit. Les commentaires peuvent s'afficher soit dans un volet séparé, soit comme des bulles dans une marge supplémentaire ajoutée au document.

Accepter/refuser les modification

 

Imprimer un document en mode révision

Lors de l'impression d'un document en mode révision, il est possible de choisir entre plusieurs modes :

• Original : Document avant toute modification
• Original avec marque : Document avant toute modification, annoté des modifications apportées

Imprimer un document en révision, les différents modes d'affichages.

Feuille de calcul Excel dans Word

Insertion

Afin de faciliter la manipulation de certains types de tableaux dans Word (pour les devis par exemple), vous pouvez insérer une feuille Excel dans un document Word en procédant ainsi :

• ouvrir le document Word
• se placer à l'endroit du tableau
• Cliquer sur "Insertion", "Objet" et sélectionner "Feuille de calcul Excel"
• Copier-coller votre tableau Word ou compléter la feuille Excel
• Habillage : encadré
• Alignement horizontal : autre
• Avancé :
  • H Alignement Gauche par rapport à Colonne
  • V Alignement Position absolue 0 cm par rapport à Paragraphe
  • Déplacer avec le texte

Effectuer des calculs avec des Unités : Format de cellules

• Pour effectuer des calculs et notamment des sommes de jours, les cellules doivent avoir le format suivant :
  • sur la cellule, click droit "Format cellule"
  • sélectionner dans la liste "personnalisé"
  • sélectionner ou créér dans "Type" : "# ##0,00\ "jour(s)";"
  • n'entrer ensuite dans la cellule que le chiffre correspondant au nombre de jours. Par exemple "3" et s'affiche "3 jour(s)" dans la cellule

Remarque : pour effectuer des calcul avec une autre unité, il suffit de changer l'unité dans le "Type". Ex : additionner des mois "Type" : "# ##0,00\ "mois";

Gestion avancée des styles

Les styles de référence sont définis dans le fichier Normal.dot. Ce fichier est présent :

• sur chaque poste dans le répertoire E:\Documents and Settings\Login Utilisateur\Application Data\Microsoft\Modèles
• Sur le réseau dans le partage administratif (lecteur V) : \\pwge2950\administratif\SUNNIKAN Consulting\SC_Dot

Pour changer le modèle attaché à un document :

• dans le menu Outils, sélectionner Modèles et compléments,
• dans l'onglet Modèles, saisir le modèle à attacher (ex : Normal.dot).

Pour importer un ou plusieurs styles d'un document à un autre :

• ouvrir le document dans lequel importer les styles,
• dans le menu Outils, sélectionner Modèles et compléments,
• dans l'onglet Modèles, cliquer sur Organiser...,
• dans l'onglet Styles, apparaissent deux listes de styles, correspondant au document et au modèle courant,
• cliquer sur le bouton Fermer le fichier de droite,
• cliquer sur le bouton Ouvrir le fichier de droite, et spécifier le fichier duquel on souhaite importer les styles,
• sélectionner le ou les styles à importer dans la liste de droite (pour tout sélectionner, cliquer sur la première entrée et glisser la souris vers le bas tout en maintenant le bouton appuyé jusqu'à ce que toute la liste soit sélectionnée),
• cliquer sur << Copier, répondre Oui pour tout dans la fenêtre de confirmation,
• fermer le menu Organiser.

Note : Les manipulations ci-dessus sont également valables pour :

• les insertions automatiques,
• les barres d'outils,
• les macros.

Il se peut que pour un document particulier vous receviez un email de notification à chaque commentaire ajouté par une autre personne. Ce cas se présente lorsque quelqu'un réponds à un de vos commentaires effectuer sur un fichier synchronisé par OneDrive :

Ces notifications peuvent vite devenir envahissantes. Pour les désactiver, il vous faut régler vos paramètres de notifications OneDrive en cliquant sur le lien "Paramètre des notifications" contenu dans l'email

Ce lien vous emmènera sur une page de paramétrage ou vous pourrez sélectionnez quelles notifications vous souhaitez recevoir :