Conception et validation d'un programme de formation e-Learning

Réf. SOP_eLea_03 version n°0.4 applicable au 19/05/08

mise à jour le 13/10/2008 (CM) à valider

Objet

Cette procédure à pour but de décrire les étapes nécessaires pour concevoir et valider un programme de formation e-Learning.

Champ d'application

Cette procédure d'applique à tout programme de formation e-Learning développé par SUNNIKAN Consulting pour ses clients.

Responsabilités

L'administrateur Informatique est responsable

• de la conception informatique du programme de formation,
• de la validation informatique du programme de formation.

Le Chef de Projet est responsable :

• de la conception du programme de formation (informatique excepté),
• de la validation du programme de formation (informatique excepté).

Le contenu d'un programme de e-Learning est divisé en modules. Chaque module est constitué de pages accompagnées de schémas.

Conception du programme de formation

Création du Diaporama Support PowerPoint

Le Chef de Projet supervise la création du Diaporama Support avec l'équipe d'intervenants.

Règles de création du Diaporama Support :

• limiter la hiérarchie des puces et des titres au 3ème niveau de profondeur,
• harmoniser les styles de titres sur tout le diaporama,
• identifier clairement les niveaux de titres et sous-titres,
• identifier la charte graphique souhaitée,
• inclure dans la présentation les médias nécessaires (graphiques, schémas, décoration, etc.),
• éviter les dispositions acrobatiques ou trop complexes. Si nécessaire, transformer toute la page en schéma,
• Attribuer à chaque diapositive un titre (et éventuellement un sous-titre) en tenant compte du fait que ces derniers conduisent à la génération automatique du sommaire de la formation sous Epistema.

Quizz / test

Si un quizz ou un test est prévu dans cette formation :

• un quizz est considéré comme un module entier,
• décrire chaque question du quizz sur une page à la fin du Diaporama Support,
• préciser sur une autre page pour chaque question les réponses correctes dans le Diaporama Support,
• décrire la méthode de notation, les barèmes et les résultats à atteindre pour considérer la formation comme validée.

Médias associés

L'Administrateur Informatique :

• convertit tous les médias associés à la présentation sous format GIF. (Norme 89a utilisable, transparence autorisée),
• retaille tout média de largeur supérieur à 630px à cette valeur,
• uploade les images sur le serveur (FTP),
• stocke tout média dans le répertoire source de la feuille de style appliquée au module.

Validation du Diaporama Support

Le Chef de Projet fait valider le contenu du Diaporama Support par le Directeur de Projet avant son implémentation sur le serveur :

• imprime et paraphe les éléments suivants :
  • intégralité du diaporama support,
  • tout média associé au diaporama support,
  • tout document accompagnant le Diaporama Support (textes de référence, etc.),
• envoie le diaporama de support par email au client pour commentaires et validation,
• notifie l'Administrateur Informatique que l'implémentation de la formation sur le serveur Epistema peut commencer,
• classe les documents dans le Classeur Projet.

Implémentation du programme sur le serveur Epistema

Une fois que l'Administrateur Informatique a installé et configuré le serveur (voir Installation), il en notifie le Chef de Projet.

Le Chef de Projet initie alors l'implémentation de la formation sur le serveur Epistema.

L'Administrateur Informatique aidé des intervenants qualifiés implémentent alors la formation sur le serveur en respectant les règles décrites ci-dessous.

Répertoires de Formation

Le répertoire de Formation est un répertoire du serveur Epistema dans lequel sont stocké les fichiers relatifs à la présentation.

La localisation de ce répertoire est indiquée dans la fiche de Qualification d'Installation.

Contenu du répertoire :

• sous-répertoire "_Remplacements Bkr" contenant le fichier des remplacements (voir ci-dessous)
• un sous-répertoire par module de la formation
• un fichier maitre par module de la formation

Répertoires d'habillage (skins)

Pour chaque formation est associée une charte graphique personnalisée. Les fichiers nécessaires sont présent en trois endroits.  Pour chacune de ces localisations, placer un raccourci sur le bureau. Comme IIS est désactivé, les fichiers sont à importer par FTP dans le répertoire indiqué sur la fiche de Qualification d'Installation.

Corps de l'application (login)

La localisation de ce répertoire est indiquée dans la fiche de Qualification d'Installation.

Description :

• Fichiers nécessaires pour l'écran d'accueil et de sélection des modules
• créer un sous-répertoire pour les médias
• créer un sous-répertoire pour les pages HTML affichées en pop-up (références, glossaires, etc.)

Modules de la formation

La localisation de ce répertoire est indiquée dans la fiche de Qualification d'Installation.

Description :

• Fichiers nécessaires pour les modules de la formation
• créer un sous-répertoire pour les médias
• créer un sous-répertoire pour les pages HTML affichées en pop-up (références, glossaires, etc.)

Quizz

La localisation de ce répertoire est indiquée dans la fiche de Qualification d'Installation.

Description :

• Fichiers nécessaires pour les quizz
• créer un sous-répertoire pour les médias
• créer un sous-répertoire pour les pages HTML affichées en pop-up (références, glossaires, etc.)

Inclure détails techniques de structure des habillages

Syntaxe Epistema

Les modules sont créés sous Epistudio 2006 en prenant comme modèle le diaporama support.

Epistudio organise les présentations sous forme de cours pourvus de pages. En se basant sur le diaporama support, créer autant de cours que de modules présents dans la formation. Puis dans chaque cours, créer une page par diapo.

• se connecter au serveur Epistema en Terminal Serveur,
• exécuter Epistudio 2006
• cliquer sur "Nouveau Cours" dans le menu
• renseigner les champs suivant de l'onglet "Créer le cours" :
  • titre : titre du module de la formation
  • auteur : SUNNIKAN Consulting
  • e-mail : adresse courriel par défaut de sunnikan
  • description : page de description du module de la formation
• renseigner les champs suivants de l'onglet "Choix de la présentation" :
  • Habillage : sélectionner le skin développé pour le client (Importer)
  • Texte de copyright : SUNNIKAN Consulting 2008
  • Lien (en option) : http://www.sunnikan.com
• Créer une nouvelle page

Bug : Lors de la création des pages, il se peux qu'elle n'apparaissent pas dans la liste des pages du cours. Il n'y pas de menu permettant d'importer des pages, mais il est possible d'éditer le fichier maitre du cours qui est au format XML pour modifier la liste de pages incluses dans le cours.

Lors de la publication, les pages seront traduites pour générer le code HTML correspondant. Les règles syntaxiques suivantes sont donc à respecter lors de l'édition des pages :

• Chaque page Epistudio est divisée en blocs "titre", "paragraphe" et "liste". Les raccourcis clavier respectifs sont Ctrl+T, Ctrl+P et Ctrl+L. Ne pas copier/coller le texte directement depuis le diaporama, cette méthode important les styles associés. Utiliser une copie via bloc Note.
• Si la page n'est constituée que d'un schéma, placer juste une balise image dans un unique bloc paragraphe.
• Ne pas inclure plusieurs blocs titres.
• Le titre de la page doit être identique au contenu du premier (et unique) bloc titre.
• Les blocs liste ne gèrent que les listes à puces de premier niveau. Utiliser les codes de liste ci-dessous pour inclure des niveaux supplémentaires : #ul##ul##li##/li##/ul##/ul#
• Enregistrer les pages d'un cours (=module, sous partie d'une présentation) dans un sous répertoire au nom du cours. Le fichier de cours faisant office d'index reste dans le répertoire principal de la formation.

Remplacements

Lors de la publication, les pages seront traduites pour générer le code HTML correspondant. En raison de l'impossibilité d'inclue du code interprétable dans les pages Epistudio, un ensemble de règles syntaxique sont utilisées dans le corps de texte et remplacée par leur équivalent HTML lors de la compilation.

Le fichier contenant tous les remplacements à effectuer est un fichier de type BKR créé par BK ReplaceEm v2.0 (logiciel installé en même temps qu'Epistema).

• Stocker ce fichier dans le répertoire de formation (voir plus haut)

Les remplacements concernent :

• les balises HTML à inclure dans le code final,
• les entrées de glossaire à remplacer par des liens vers les signets du glossaire,
• Les références à remplacer par des liens vers les signets du fichier référence en question,
• les images à insérer dans le texte (position, attributs, etc.).

Positionnement et format des images

Les images insérées dans la présentation respectent les restrictions suivantes :

• format GIF (transparence acceptée).
• largeur maximale : 630px

Tous les médias inclus dans la formation doivent être ajoutées dans les sources du fichier d'habillage (skin).

Commentaires audio

Les commentaires audio sont insérés sous la forme de fichiers MP3.

En raison d'un bug connu du logiciel epistudio générant un double lecture du fichier sonore, il est nécessaire :

• d'éditer le fichier de skin page.xsl
• supprimer l'objet flash (celui disposant d'un class ID) du template. Ne pas effacer l'objet embed.
• recompiler le skin (exécuter le fichier compile.bat à la racine du répertoire de skin)

Conception d'un QUIZZ

Les quizz sont créées sous EasyQuizz.

• Le fichier index du module principal est stocké à la racine du répertoire de formation,
• Les fichiers de questions sont stockés dans un sous-répertoire nommé selon le titre du quizz,
• Le format du quizz (QCM, QCU, texte à trous...) est défini dans le diaporama de présentation et configuré en utilisant le menu "Propriétés".

Attention ! Les quizz ne peuvent être validés qu'une seule et unique fois par participant. En raison de cette restriction, les quizz sont créés comme des formations à part de façon à pouvoir désinscrire puis réinscrire les participants au quizz pour leur permettre de les repasser.

Qualification Opérationnelle

Une fois que l'ensemble de la formation est implémentée dans le serveur, l'Administrateur Informatique la publie et communique à toute l'équipe le chemin d'accès.

Le Chef de Projet et l'Administrateur Informatique coordonnent les tests de validation en suivant les instructions du Protocole et Plan de Validation via la fiche de Qualification Opérationnelle.

Test Utilisateur

Une fois que la Qualification Opérationnelle est obtenue, le Chef de Projet :

• désigne un membre de l'équipe pour effectuer le test utilisateur.

L'Administrateur Informatique :

• transmet au testeur un code d'accès.

Le chargé du test utilisateur :

• accède à la formation,
• créé une nouvelle Fiche de test utilisateur,
• effectue le test utilisateur conformément au Plan et Protocole de validation.
• une fois fini, transmet la fiche remplie au Chef de Projet.

Le Chef de Projet :

• complète la fiche de test utilisateur conformément au  Plan et Protocole de Validation,
• classe la Fiche de test Utilisateur dans le Classeur Projet
• supervise l'implémentation des corrections, cochant la colonne "Clos" de la Fiche de test utilisateur quand la correction est
  • soit implémentée et validée,
  • soit abandonnée, auquel cas noter dans la colonne "Actions" la référence de la fiche d'Anomalie correspondante.

 L'Administrateur Informatique et les membres de l'équipe :

• Implémentent les corrections qui leurs sont assignées notées dans la Fiche de test utilisateur,
• évaluent les corrections et génèrent une Fiche d'Anomalie / Demande de Modification si la correction est trop importante,
• revalident toute partie de la présentation impactée par les modifications implémentées.

Attribution du Certificat de validation

Une fois touts les modifications implémentées et validées, le Chef de Projet et l'Administrateur Informatique paraphent le Certificat de Validation.

Une fois le Certificat de Validation obtenu, le Chef de Projet informe le client du passage en mode exploitation :

• SOP_eLea_04 - Exploitation du programme de formation e-Learning

 Annexes

• SOP_eLea_03a - Fiche de Qualification Opérationnelle
• SOP_eLea_03b - Fiche de test Utilisateur
• SOP_eLea_03c - Certificat de Validation

Historique des principales modifications

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