Objet

Cette procédure à pour but de décrire les étapes nécessaires pour exploiter et maintenir en service un programme de formation e-Learning conçu par SUNNIKAN Consulting.

Champ d'application

Cette procédure d'applique à tout programme de formation e-Learning développé par SUNNIKAN Consulting pour ses clients.

Responsabilités

L'administrateur Informatique est responsable

de la maintenance du système informatisé support du programme de formation e-Learning,
de l'implémentation des modifications sur le système informatisé.

Le Chef de Projet est responsable :

de l'attribution et de la gestion des identifiants et mots de passe,
de la réception et de la gestion des remontées d'informations et anomalies.

Le contenu d'un programme de e-Learning est divisé en modules. Chaque module est constitué de pages accompagnées de schémas.

Anomalies et Demandes de Modifications

Une demande de modification du contenu ou de la forme du programme de formation e-Learning (suite à une anomalie ou en vue d'une amélioration) peut être initiée par :

tout participant au programme de formation (client),
tout intervenant lié au projet.

Toute les demandes de modification doivent être transmises au Chef de Projet qui les évalue en fonction de l'importance de la modification à effectuer et des compétences requises. Si nécessaire, le Chef de projet consulte l'Administrateur Informatique ou tout intervenant qualifié pour les aspects techniques.

Le Chef de Projet documente chaque demande sous la forme d'une Fiche d'Anomalie / Demande de Modification.

Enfin, le Chef de projet juge la demande et décide :

soit de laisser la demande sans suite,
soit de réaliser une modification mineure,
soit de réaliser une modification majeure.

Anomalie sans suite

Si le Chef de projet décide que la demande n'est pas à implémenter, il documente les raisons de sa décision dans la Fiche d'Anomalie / Demande de Modification et classe cette dernière dans le Classeur Projet.

Modification mineure

Si le Chef de Projet juge la modification minime, tel :

une modification des feuilles de styles ou de la charte graphique,
une suppression de pages et/ou modules,
une correction(s) sur une page particulière,

alors le il contacte l'équipe d'intervenants et l'implante dès que possible.

Si la modification est finalement abandonnée en cours d'implémentation, ou donne lieu à des modifications plus implorantes que prévu, alors le Chef de Projet la reclasse en "anomalie sans suite" ou en "Modification Majeure",
Si la modification est implémentée et testée avec succès, alors le Chef de Projet la documente comme "implémentée" dans le Classeur Projet.

Modification Majeure (notamment les modifications liées à une nouvelle réglementation)

Si le Chef de projet juge que la modification nécessite une validation (de contenu ou de fonctionnement) ou un développement, tel :

une modification / création de média (image, schéma, piste sonore, etc.),
l'addition d'un module de formation supplémentaire,
une modification de logique (ex. règles des quizz),

alors en accord avec l'Administrateur Informatique, il implémente la modification en suivant la procédure :

SOP_eLea_03 - Conception d'un programme de formation e-Learning.

Une modification majeure du programme de formation implique un changement de numéro de version (exemple : passage de V1.0 à V2.0).

Le Chef de projet documente le tableau : "Historique des modifications de versions" (Tableau "Historique des modifications de version pour le programme INV 01") ainsi que la mire de la mission correspondante à la formation.

Le Chef de projet envoie un courriel au client en l'informant de l'entrée en vigueur d'une nouvelle version et explique les motifs.

Gestion identifiants et mots de passe

Conformément au Le Chef de Projet est responsable de l'attribution et de la gestion des mots de passe et des identifiants des participants à la formation.

Les participants sont responsables des actions engagées sous leur identifiant.

Le Chef de Projet est responsable de la gestion des identifiants et des mots de passes des participants en accord avec le Mode Opératoire de gestion des identifiants et mots de passe.

Le Chef de Projet définit dans le Mode Opératoire de gestion des identifiants et mots de passe les modalités de début et de fin de formation en général.

Gestion des appels téléphoniques

Les appels téléphoniques concernant le programme de formation e-Learning, qu'il soient en provenance des participants ou du client, sont gérés par toute l'équipe Projet conformément au Mode Opératoire de gestion des identifiants et mots de passe.

Entretient du serveur

L'Administrateur Informatique est responsable de la maintenance du serveur Epistema, en accord avec :

SOP_eLea_04i - Mode Opératoire de maintenance du serveur

Annexes

SOP_eLea_04a - Mode opératoire SUNNIKAN Consulting / Client
SOP_eLea_04b - Mode opératoire Gestion des Identifiants et Mots de passe
SOP_eLea_04c - Mail d'envoi de Mot de passe et Identifiant
SOP_eLea_04d - Liste des participants à la formation
SOP_eLea_04e - Tableau de suivi des Identifiants et Mots de passe participants
SOP_eLea_04f - Attestation de Participation
SOP_eLea_04g - Fiche d'Anomalie/Demande de modification
SOP_eLea_04h - Index des Anomalies
SOP_eLea_04i - Mode opératoire de Maintenance du serveur

Historique des principales modifications

version	date de version	Commentaires
0.1	21/02/08	Création (draft)
0.2	27/02/08	Ajout référence à la gestion des appels téléphoniques et modèle d'attestation de participation
0.3	29/02/08	Intégration remarques GM & CM
0.4	21/03/08	MAJ suite à modification MO Gestion Identifiants

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