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Mode Opératoire Utilisation d'un programme de formation e-Learning
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réf. SOP_eLea_04b
version n°
0.4
applicable le 11/03/08 |
Sommaire
Ce Mode opératoire décrit les modalités d'utilisation du programme de
formation e-Learning REF et les interactions
SUNNIKAN Consulting / LABO PHARMA.
L'interlocuteur LABO PHARMA est responsable
:
- de l'exactitude des données envoyées à SUNNIKAN Consulting.
Les participants sont responsables :
- des actions engagées sous leur identifiant.
Le chef de Projet est responsable :
- de la gestion des participants au programme de formation e-Learning,
Adresse de connexion : http://www.xxx.sel.sunnikan.com
Titre de la formation : Titre de la Formation
Organisation de la formation :
- Un module de formation
- Un module d'évaluation conduisant à la délivrance d'une Attestation de
participation
Durées de formation
- durée de la formation : trois mois (90 jours) a compter de la réception
des email par courriel,
- possibilité de revenir sur les modules pendant la période même si le
Quizz est passé avec succès,
- possibilité de refaire le Quizz,
- disponibilité de la formation : un an.
Règles de la formation
Le participant à toujours accès à la formation durant le temps imparti, qu'il
ait fini la formation ou non.
L'évaluation et l'attribution des attestations de participation obéit aux
règles suivantes :
- si le score final est de 8 bonnes réponses sur 10 ou plus, la formation
est validée. Le participant reçoit une version numérisée de son attestation de
participation (l'original étant envoyé à l'Interlocuteur
LABO PHARMA),
- si le score final est de 7 bonnes réponses sur 10 ou moins, le
Participant n'a pas validé la formation. Il doit alors
repasser le quizz.
Création de la liste
Lorsque le module de formation est prêt à passer en
exploitation, le Chef de Projet SUNNIKAN Consulting :
L'interlocuteur LABO PHARMA :
- remplit les colonnes où il est mentionné "à remplir par le client" avec
les données des participants :
- titre,
- nom,
- prénom,
- adresse de courrier électronique (pour l'envoi de l'identifiant et du mot de passe),
- date souhaitée de début de formation,
- envoie par courriel la liste des participants complétée au Chef de
Projet.
conformément au Mode
opératoire Gestion des Identifiants/Mots de Passe, le Chef de Projet :
- inscrit les Participants au programme de formation e-Learning,
- envoie à chaque participant un courriel de confirmation contenant son
Identifiant et son Mot de passe,
- envoie par courriel à l'Interlocuteur
LABO PHARMA
la liste des participants complétée des dates de début et de fin de
formation et indiquant les participants pours lesquels l'adresse mail est
invalide.
L'interlocuteur LABO PHARMA :
- corrige les données manquantes dans la liste des participants,
- envoie la liste corrigée par courriel au Chef de Projet SUNNIKAN
Consulting.
Conformément au Mode
opératoire Gestion des Identifiants/Mots de Passe, le Chef de Projet :
- Inscrit les participants corrigés à la formation.
Ajout de participants
L'Interlocuteur LABO PHARMA :
- complète la liste des
participants en remplissant les colonnes avec les données des nouveaux
participants,
- envoie par courriel la liste complétée au Chef de Projet SUNNIKAN
Consulting.
Conformément au Mode
opératoire Gestion des Identifiants/Mots de Passe, le Chef de Projet :
- inscrit les nouveaux participants à la formation.
Suppression de participants
L'Interlocuteur LABO PHARMA :
- soit modifie la liste des
participants et l'envoie par courriel au Chef de Projet SUNNIKAN
Consulting,
- soit envoie un simple courriel au Chef de Projet SUNNIKAN Consulting
contenant la liste des Participants à supprimer.
Conformément au Mode
opératoire Gestion des Identifiants/Mots de Passe, le Chef de Projet
SUNNIKAN Consulting :
- supprime les participants de la formation,
- envoie un courriel de confirmation à l'interlocuteur
LABO PHARMA avec la liste des participants mise à
jour.
Modification des données participants
L'Interlocuteur LABO PHARMA :
- soit modifie la liste des
participants et l'envoie par courriel au Chef de Projet SUNNIKAN
Consulting,
- soit envoie un simple courriel au Chef de Projet SUNNIKAN Consulting
contenant la liste des Participants à supprimer.
Conformément au Mode
opératoire Gestion des Identifiants/Mots de Passe,, le Chef de Projet
SUNNIKAN Consulting :
- met à jour les données des participants,
- envoie un courriel de confirmation avec la liste des participants mise à
jour à l'Interlocuteur LABO PHARMA.
L'interlocuteur LABO PHARMA ou le Participant :
- envoie un courriel au Chef de Projet SUNNIKAN Consulting.
Conformément au Mode
opératoire Gestion des Identifiants/Mots de Passe, le Chef de Projet
SUNNIKAN Consulting
- créé un nouveau mot de passe pour le participant et lui envoie par
courrier,
- envoie un courriel de confirmation à l'Interlocuteur
LABO PHARMA.
Connexion
Une fois reçu son identifiant et son mot de passe, le Participant :
- se connecte au programme de formation via l'adresse qui lui a été
donnée,
- s'identifie avec son identifiant et son mot de passe qui lui ont été
remis par courriel,
- suit les instructions de la formation.
Si le participant est dans l'impossibilité de se connecter, il
contacte le Chef de
Projet ou un Intervenant.
Evaluation
Un participant qui n'a pas passé le quizz au bout du temps imparti n'a pas
validé la formation.
Un participant qui n'a pas obtenu de
note suffisante au bout du tems
imparti n'a pas validé la formation.
Seul le premier résultat du quizz est enregistré. Si un participant souhaite
refaire le quizz pour améliorer son score, il doit :
- formuler une demande par courriel au Chef de Projet SUNNIKAN Consulting.
Le Chef de Projet SUNNIKAN Consulting :
Attestation de participation
Quand un Participant réussit l'évaluation de la formation (i.e. obtient au
quizz un score suffisant), l'Interlocuteur SUNNIKAN Consulting :
- remplie une Attestation de
Participation,
- la fait signer par George MARTIN :
- imprime une copie du rapport d'évaluation indiquant les scores des
participants (onglet : formations / sous-onglet : statistiques), coche à
droite : Formation 2 : Évaluation de la formation - QCM puis
imprime le Rapport d'évaluation),
- imprime les attestations de participation concernées,
- les présente à Georges MARTIN,
- envoie par courriel au participant une copie numérisée de l'attestation
de participation signée :
- allume le poste de Sophie (attention au mot de passe!!),
- pose la feuille face imprimée dessous sur le scanner,
- sur le bureau de Sophie, ouvre l'icône "SCAN",
- clique sur "numériser document",
- laisse la première case cochée et clique sur "numériser",
- pivote la feuille pour la mettre dans le bon sens (Pivot : icône à
gauche),
- clique sur "accepter",
- si l'ordinateur demande "numériser une autre page?" clique sur non,
- enregistre le document en cliquant sur l'icône "disquette" du
document pdf dans le répertoire :
- W:\SUNeLearning\REF\Suivi des
participants\Attestations de participation
(même nom de fichier que l'attestation de participation au format word)
- met l'Interlocuteur LABO PHARMA en
copie de ce courriel,
- classe l'original de l'attestation de participation sans le perforer
dans le Classeur Projet,
- documente dans la colonne "commentaires" du Tableau de Suivi que l'attestation a été envoyée.
Quand au moins trois attestations sont signées, le Chef de Projet SUNNIKAN
Consulting :
- envoie par courrier les originaux des attestations de participation à
l'Interlocuteur LABO PHARMA.
Les demandes de modification et la gestion des anomalies déclarées en interne
sont gérées conformément à la procédure
Exploitation.
Demandes par téléphone
Tout intervenant recevant un appel téléphonique en provenance d'un
participant ou de l'Interlocuteur LABO PHARMA :
Prend note :
- de la date et l'heure de l'appel,
- du nom, prénom et titre de l'appelant,
- de la référence du programme de formation e-Learning concerné,
- de la nature et la description du problème,
- de la priorité de l'appel :
- urgent (bloque l'utilisation du système),
- mineur (gène l'utilisation du système),
- négligeable (suggestion d'amélioration, amélioration de confort)
- ouvre le Tableau de
Suivi des Identifiants et Mots de Passe,
- vérifie si le Participant dispose des bonnes données et s'il a
effectivement reçu le courriel d'envoi de l'Identifiant et du Mot de passe,
- confirme les points suivants avec le participant :
- présence d'une connexion internet,
- majuscule / minuscules des identifiants et mots de passe,
- adresse du site hébergeant la formation,
- identifie si le problème est du à une perte de l'Identifiant et/ou du
mot de passe, auquel cas régénérer
le mot de passe,
- si aucune des opérations ci-dessus n'a résolu le problème :
- transmet la remarque participant au Chef de Projet SUNNIKAN Consulting
qui la classe dans le Classeur Projet.
Demande par mail
Tout intervenant recevant un courriel en provenance d'un participant ou de
l'Interlocuteur LABO PHARMA :
- le transmet au chef de Projet SUNNIKAN Consulting.
Le Chef de Projet SUNNIKAN Consulting :
Toutes les deux semaines, le Chef de Projet SUNNIKAN Consulting transmet à
l'Interlocuteur LABO PHARMA les infos suivantes
par courriel :
- Liste des participants
suivant la formation d'après le
Tableau de Suivi,
dont :
- participants ayant complété la formation,
- participants supprimés,
- participants nouvellement inscrits,
- participant dont les données ont été modifiées,
- mots de passe régénérés
- Quizzs remis à zéro,
- statistiques de connexion
Documents liés
Historique des principales modifications
| version |
date de
version |
Commentaires |
| 1 |
21/02/08 |
Nouveau document |
| 0.2 |
27/02/08 |
Ajout des références au mode opératoire de gestion des appels
téléphoniques |
| 0.3 |
28/02/08 |
Intégration remarques CM + référence |
| 0.4 |
11/03/08 |
MAJ Attribution des attestations de participation |
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