Objectif et Principe

Microsoft SharePoint permet au personnel de travailler de façon plus facile tous ensemble. "SharePoint" est considéré comme LA plateforme de collaboration pour les entreprises.

Ceci va donc permettre de relier directement les Clients à SUNNIKAN Consulting pour la réalisation de missions et plus particulièrement les missions de rédaction de procédures.

SharePoint va nous permettre d'avoir un site où nous pourront tous nous connecter et partager l'information.

Ceci va nous éviter d'avoir à utiliser Outlook pour échanger des documents ce qui signifie un gain de temps et plus de sécurité dans la gestion documentaire.

De plus, SharePoint est paramétrable et le Client aura un accès restreint.

Gestion des documents sous SharePoint

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Procédures d'utilisation

Connexion

Avant de se connecter au site d'équipe, il faut s'authentifier sur le portail Microsoft Online

http://login.microsoftonline.com/

Une fois connecté, se rendre sur le lien "Site d'Equipe" (en haut de la page).

Architecture

Le site d'équipe est décomposé en trois niveaux hiérarchiques :

1 - RACINE :
- page d'accueil des consultants,
- pages méthodologies,
- bibliothèque des documents de gestion du site
- contient les sites Clients
2 - CLIENT :
- contient les sites Mission
- page d'accueil du client
- éventuellement bibliothèque de documents de gestion du client
3 - MISSION :
- mire mission
- mire documents
- liste des intervenants mission

Modification de documents

Via le WebApp Word (directement sur le site

L'édition de document via le WebApp comporte plusieurs limitations et ne devrait être utilisée que pour de l'édition "standard" et non de la mise en forme avancée (à définir)

Via Word 2003-2010

Toutes les manipulations Word habituelles sont possible.

Procédures techniques

Description de l'arborescence des droits

Documentation à transférer dans la doc SI - GED

Attributions de droits

Il n'est pas possible de configurer complètement les droits utilisateurs via l'interface de SharePoint. Il est nécessaire de passer par SharePoint Designer.

Détailler l'architecture des droits

Ajouter un utilisateur externe (client)

Ajouter un utilisateur interne (Sunnikan)

requiert une licence Office 265
Se connecter en administrateur de la collection de sites

Audit

Se doter d'une adresse externe, couplée à un Live ID
accorder les droits d'accès sur une mission
Les accès suivant doivent être refusés :
- Portail principal,
- autre clients
- autres missions du même client (?)
Les accès suivant doivent être autorisés :
- site mission
- tester le téléchargement de documents
Aucune mention d'un autre client ne doit apparaitre
vérifier que l'accès est effectué en mode sécurisé

Restrictions - Limitations d'usage

Utiliser un navigateur récent : IE8+ ou Firefox 3.5+
Il n'est pas possible de modifier les propriétés d'un document ouvert en modification sur le site ou via Word
Eviter les mises en forme de document trop complexe, sinon soucis de performances.

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