Assistante SUNNIKAN Consulting
"Mode d'emploi" 

MAJ le 08 juillet 2009 (SV)

Tâches Quotidiennes

• Suivi du Calendrier Annuel SUNNIKAN
• Courrier (en général, arrivée à 12h) : ouvrir les courriers, les dater grâce au tampon dateur, les apporter à Georges
• Détection des fax à l'arrivée (sur le poste de Sophie de l'assistante)
• Courrier au départ (levée à 17h à la Poste)

Tâches Ponctuelles

Déplacements avec American Express Voyages d'Affaire

Logistique Facturation

• Facture pour chaque billet reçu disponible sur un intranet. Mode d'emploi
• Prélèvement effectué automatiquement en fin de mois
• Pour DBF : Agrafer au récapitulatif HAVAS toutes les factures concernées

Logistique Réservation

• Billets, 
• Hôtel, 
• Taxis

Tâches "Financières"

Émission d'une facture Client

Cf. Mode opératoire SUN.eFinances

Réception d'une facture Fournisseurs (matériel, cotisations, impôts ...)

• Indiquer sur la facture le n° de chèque ainsi que la date d'émission du chèque.
• Si paiement par TIP faire une copie de la facture avec le TIP remplis et signé par Georges et l'agrafer à la facture originale.
• Renseigner le tableau des finances SUNNIKAN (V:\Finances_SUNNIKAN\Finances_SC.xls)
• Facture dans la bannette DBF (comptable)

Réception d'un règlement Client

• Procédure d'encaissement

Tâches "Personnel"

Préparation des éléments de salaire (vers le 25 du mois)

• Procédure

Préparation des Notes de Frais (vers le 25 du mois)

• Procédure

Paiement des salaires

• Les fiches de paye sont envoyées aux salariés par DBF. Georges en reçoit une exemplaire qu'il classe lui-même dans les dossiers du personnel.  
• Georges imprime 1 avis de virements qui est à transmettre à DBF.
• Georges remet à chacun en direct sa fiche de paye et Sophie classe dans chaque dossier du consultant le 2ème exemplaire de la fiche de paye.

Tickets Restaurant

• Procédure de commande, distribution et facturation  

LOGISTIQUE)

• Stock fournitures (anticipation des besoins, commandes, suivi). 
  Principal Fournisseur LIGNE DR - Mr Gilles BARAN (01 48 30 02 03)
  (N° Client : 940610) commande par internet (Identifiant : vintraud et mot de passe : sophie)
  www.lignedr.com

CALENDRIER

Mensuel

⁽¹⁾ Mettre à jour les 4 onglets : "Journées_Consultants_2006", "Graphiques_2006", "Détails_Mois_Consultants" et "SUN.eVeille & AssistRéglem_2006"
⁽²⁾ Le 1^er de chaque mois, insérer les factures émises le mois précédent pour que les consultants puissent remplir la grille de répartition.
⁽³⁾ Demander à Georges et aux consultants les factures à émettre avant la fin du mois.
⁽⁴⁾ Chaque mois, vérifier les abonnements des clients et relancer ceux arrivant à terme, au minimum 2 mois avant.

Annuel

Cf fichier Calendrier SUNNIKAN Consulting

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