Tenue de la Comptabilité

Mise à jour le 13 mars 2013 (GM)

Réception de règlement Client

La Banque : Le Crédit Lyonnais (LCL)

Crédit Lyonnais : RIB (RIB au format pdf)

Réception d'un chèque

Documentation du règlement

• Identifier la référence de la ou des factures concernées (clarifier si besoin)
• Faire une copie du chèque (1 copie pour DDF + 1 copie par facture concernée) (de la lettre avec chèque) - indiquer :
  •  numéro(s) de mission + numéro(s) de facture + initiales du Consultant concerné
  • "DBF" sur copie DBF, "SC" sur copie pour Dossier Rouge Mission
• Enregistrer le paiement dans le fichier 0_FACTURES.xls (Procédure) en indiquant la date de réception du chèque
• Classer la(les) copie(s) "SC" dans le Dossier Rouge de la Mission, agrafée sur l'exemplaire papier de la facture
•  Remplir la fiche récapitulative des paiements du dossier de la mission

Dépôt du chèque à la banque

• Indiquer au dos du chèque : LCL  01448   73304N + date de la remise + signature GM
• Remplir bordereau de remise de chèque en €
• Déposer l'enveloppe contenant la fiche de remise et le chèque dans la boite aux lettre du LCL (Fermé le lundi)
• Agrafer le bordereau à l'exemplaire "DBF" de la copie du chèque

Notification de virement (reçue sur le site Internet du LCL et consulté par GM)

• GM imprime la notification de virement
• Documenter la(les) mission(s) et la(les) référence(s) de factures concernées sur la notification de virement, + initiales du Consultant concerné
• 1 exemplaire identifié "DBF", pour DBF
• 1 copie par facture, identifiée "SC", pour le Dossier Rouge Mission, agrafée sur la facture correspondante
• Documenter le paiement dans le fichier 0_FACTURES.xls (Procédure)

Réception du "Relevé de compte courant"

• Vérifier et identifier avec le n° de la facture le virement sur le relevé de compte mensuel
• Identifier sur le relevé les débits et les crédits (N° facture client, fournisseur, ...)
• Transmettre à DBF

Préparation de la Comptabilité du Mois pour DBF

• Préparation de la comptabilité mensuelle (Folder jaune dans le bureau de GM) :
  • Incorporer les documents du portefeuille GM (Reçu de paiement en espèce dans l'onglet "Caisse" et reçu de paiement par CB dans l'onglet "Banque") après les avoir agrafés et identifiés sur un formulaire "Justificatifs de frais"
  • Incorporer les talons de chèques dans l'onglet "Banque"
  • Mettre les originaux de tous les documents du mois (facture émises, factures fournisseurs, cotisations réglées, NDF payées, Impôts payés, documents d'informations relatifs aux cotisations, relevé de compte, courriers banque ....) dans l'onglet concerné
  • Mettre les déclarations à compléter pour paiement ou déclaration dans l'onglet "A compléter". ! Faire attention aux dates de retour des documents par rapport à la venue de DBF !
• Prendre RDV avec la Comptable pour qu'elle vienne saisir la comptabilité aux alentours du 15 de chaque mois, une fois le relevé de compte reçu (dans tous les cas avant le 19).

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