Notes de Frais (Consultants) - Frais de Mission (Clients)

Mise à jour en cours - SB le 16 mars 2018

Définitions

Tous les salariés de Sunnikan peuvent présenter des Notes de Frais mais nous allons nous placer ici dans le contexte d'un Consultant qui part en mission pour un Client.

Politique Voyage

Recommandations en prévision de la future Note de Frais

Les points suivants sont des recommandations. Chaque Consultant est libre de s'organiser comme il le souhaite.

Avant de partir en déplacement, il est recommandé :

Note : Ce formulaire est déjà pré-rempli avec le Numéro de la mission, le Nom du Client et le Libellé de la mission.
Attention cependant à ne pas imprimer trop de formulaires pour des raisons d'économie de papier (développement durable).

 Notes de Frais (NDF)

RESPONSABLE ACTIONS
Consultant
  • optimise les frais qu'il engage, dans le respect des devis, contrats, et de la politique de frais de Sunnikan.
  • à partir des formulaires "Justificatif de Frais", prépare pour remboursement sa Note de Frais dès que possible via la plateforme Eurecia , en début de chaque mois (avant le 5)
  • appose chaque ticket/facture/reçu sur le formulaire "Justificatif de Frais" complété en veillant à les regrouper par type de justificatif
  • se connecte sur la plateforme Eurecia
  • clique sur "Notes de Frais" -> "Nouvelle Note de Frais"
  • saisit, pour chaque formulaire justificatif de frais, une "Nouvelle dépense" de façon à ce que les montants indiqués sur les formulaires et les dépenses sous Eurecia soient facilement vérifiables.
    • Date (calendrier)
    • Type de dépenses (catégorie Consultant : Hôtel, Restauration, Transport (métro RER tram), Taxi, Frais km, Parking, Vaccin, Visa, Petit équipement/fourniture)
    • Libellé de la dépense (qui correspond au champ "Evenement" du Justificatif de Frais)
    • Montant (en euros). Pour les devises étrangères - vérifier les frais de changes selon le relevé bancaire et effectuer la conversion au préalable.
    • Client (liste déroulante) - Information obligatoire
    • Mission (liste déroulante / N° de Mission) (ou Sunnikan s'il s'agit d'une dépense non relative à une mission) - Information obligatoire
    • Id Facture - Frais de Mission (Travel Expenses) à laquelle la dépense se rattache (liste déroulante) - Information obligatoire
    • Recommandation lors de la saisie : utiliser la fonction "Dupliquer" - Chaque dépense se présentera comme une ligne suite à son enregistrement
  • clique sur "Soumettre à validation" si la Note de Frais est finalisée et donc à soumettre ou clique sur "Enregistrer" si la Note de Frais est non finalisée
  • imprime et signe la Note de Frais (NDF) qui est un récapitulatif de tous les montants des justificatifs de frais sur lesquels se trouvent les originaux des tickets/reçus/factures. Note : Plusieurs Notes de Frais peuvent être éditées dans le même mois selon le degré d'urgence du remboursement.
  • transmet le tout à l'Assistante
Assistante
  • contrôle les montants/dépenses indiquées sur la NDF du Consultant avec les justificatifs remis par le Consultant
  • si informations incomplètes ou erronées, retourne la NDF au Consultant pour correction
  • sépare les justificatifs non remboursables par le client de ceux remboursables par le Client
  • fait un scan-copie des éléments remboursables par le Client en prévision de la future facture de Frais de Mission
    • Cliquer sur "Copie R/R" >  "Envoyer et imprimer" > "Sélectionner destinataire" > "Entrer l'adresse" > "N&B Départ"
  • regroupe la NDF avec les Justificatifs non remboursables par le client avec ceux remboursables par le Client
  • conserve les copies des justificatifs dans le classeur de Remboursement des Frais de Mission et les classe selon le client et le N° de mission - Les originaux de tous les justificatifs sont conservés par Sunnikan sauf demande express du Client pour avoir les originaux.
  • référence la "Note de Frais" (Sur le formulaire de suivi pour GM "Notes de Frais à régler")
  • Valide la NDF sous Eurecia
  • transmet la Note de Frais à GM pour remboursement (si possible, l'Assistante regroupe plusieurs Notes de Frais et fait le total global pour Georges si plusieurs NDF)
GM
  • Effectue un contrôle dans Eurecia
  • Rembourse la/les Note(s) de Frais par virement bancaire
  • Documente le virement sur le formulaire "Notes de Frais à régler" (date + initiales) qu'il retourne à l'Assistante
  • Classe la Note de Frais + le justificatif du virement dans le Parapheur Jaune DBF

 Frais de Mission (FDM)

RESPONSABLE ACTIONS
Assistante
(A VALIDER UNE FOIS UTILISATION DE EGENCIA EN COURS)
  • réceptionne les factures Egencia qui arrivent sur la plateforme ? et les classe sous Shared/Administratif/Année/FDM/Justificatif FDM. Ex : 2018 /
    Convention de nommage ? Identification de la facture : Si Rattaché à une mission : Mission_CLIENT_NuméroFactureEgencia / Si Non rattaché à une mission : 0000-002_Sunnikan_NuméroFactureEgencia ??? - Sur la facture EGENCIA, noter le numéro de la mission et le nom du client ZZZZ-YYY_CLIENT_NuméroFactureEgencia
  • imprime les factures en les identifiant (Client / N°Mission/Initiales Consultant) et les range dans le classeur de Remboursement des Frais de Mission
Consultant Responsable
  • Demande l'émission des Frais de Mission à l'Assistante/ au Gestionnaire de Mission (en général au moment de la facturation des prestations) et précise quels consultants ou quelles activités sont concernés
Assistante

Prépare le récapitulatif des montants des Frais de Mission comme suit :

  • Récupère dans le classeur les justificatifs de frais pour lesquels les Frais de Mission sont à préparer :
    • les justificatifs remboursables par le client issus de la NDF du/des Consultants pour lesquels les lignes sont déjà créées sous Eurecia
    • si applicable, des factures EGENCIA pour lesquelles les lignes sont à créer sous Eurecia
      • Pour les factures EGENCIA à saisir sous Eurecia, se met sur "Analyse des dépenses", sélectionne Client/N°Mission  et ID Frais et procède à une vérification des justificatifs associés aux lignes de Frais de Mission (Penser à modifier la date de début et de fin pour retrouver les dépenses)
      • Saisit sous Eurecia les factures EGENCIA  :
        • repasse en "Vue Manager" (profil GM) puis même procédé que le Consultant qui saisit une dépense pour sa Note de Frais - voir ci-dessus / Rattache la/les factures EGENCIA à l'ID Frais. Au moment de l'étape de Validation de la "Note de Frais- sauter l'étape de validation en décochant la notification"et valider directement
  • repasse en "Analyse des dépenses" pour vérifier la création des lignes : Les Frais de Mission doivent correspondre à la somme des dépenses issues de la NDF du/des Consultants + les éventuelles factures EGENCIA.
    • clique sur l'icône Excel
    • sélectionne "Frais de Mission" et clique sur télécharger
    • Enregistre le fichier dans le dossier Shared/Administratif/AAAA/FDM/ToDo avec le nom :"AAAA-CCC_Client_Mission_Facture"
    • execute le script de transformation de FDM
    • ouvre le fichier excel généré qui se trouve dans Shared/Administratif/AAAA/FDM/Done
    • effectue les modifications (homogénéise les intitulés, améliore la présentation, supprime l'apparition de Georges pour les Frais Egencia enregistrés précédemment...)
    • enregistre le fichier Excel en fichier PDF dans le même dossier
    • ajoute les scans des FDM enregistrés lors du traitement des Notes de Frais remis par le Consultant (scan-copie)  au fichier PDF
    • contrôle que la somme des justificatifs correspond au total du FDM (NDF Consultants + Frais Egencia)
    • envoie les FDM (fichier PDF) au Consultant copie GDM par mail pour validation
Consultant Responsable
  • vérifie les FDM au format PDF,
    • si OK, valide par retour de mail copie GDM
    • si modification à faire, réponse au mail de l'Assistante avec le détail des modifications à apporter
Assistante
  • transmet les FDM sous format papier au Gestionnaire de Mission
Gestionnaire de Mission
  • émet la facture de FDM (en parallèle de la facture relative aux prestations, si applicable)
  • passe la facture de FDM au format PDF (en parallèle de la facture relative aux prestations, si applicable)
  • intègre les FDM (tableau récapitulatif (TR) avec les justificatifs (J)) à la facture des FDM :
    • en page 1 du pdf se trouve la facture
    • en page 2 du pdf se trouve le tableau récapitulatif
    • et à la suite page 3 à page XX du pdf se trouvent les justificatifs
  • envoie la facture FAC-FDM+TR+J au Consultant Responsable (en parallèle de la facture relative aux prestations, si applicable)
Consultant Responsable
  • signe électroniquement le TR en page 2
Gestionnaire de Mission
  • envoie en dématérialisé la FAC-FDM+TR+J au Client (en parallèle de la facture relative aux prestations, si applicable),
  • documente l'envoi dans la mire de la mission
  • remet à Georges les originaux des factures FAC-FDM+TR+J (avec la facture relative aux prestations, si applicable)
Georges
  • Classe les factures (Prestation + FAC-FDM+TR+J ) dans le Parapheur Jaune DBF

 

Draft Process (réu du 23-11-2017)

Process FR

Le Consultant, qui revient de mission :

Assistante :

Georges :

Astrid, une fois toutes les NDF relatives à une mission sont validées :

Soazic

Note : Au cas ou le client requiert les originaux des FDM qui sont conservés par défaut par sunnikan, il suffit de lui envoyer les copies R/V des NDF stockées dans la compta

Détailler les catégories de dépenses dans Eurecia :

Vocabulaire