Mode d'emploi de O_FACTURES.xls

Mis à jour le 04 septembre 2012 (GM)

Présentation de 0_Factures.xls 

Le fichier 0_Factures.xls se trouve dans le répertoire Administratif

Il est constitué de plusieurs onglets :

 

 

 

L'onglet "Budget" est organisé, de haut en bas, de la façon suivante :

  • La Facturation concernant SUN.eVeille Recherche Biomédicale,
  • La Facturation concernant l'Assistance Réglementaire,
  • La Facturation concernant SUN.eVeille Safety,
  • La Facturation concernant les Formations Inter-Entreprises,
  • La Facturation concernant les Missions.

Couleur des lignes / Statut des factures :

  • Gris :  facture planifiée, càd prête à être émise par SUNNIKAN Consulting,
  • Vert : facture validée, càd émise par SUNNIKAN Consulting et envoyée au Client,
  • Bleu : facture réglée par le Client
 

Planification de Factures

Planification par le Consultant en charge de la mission dans le formulaire

Planification par le Factureur dans 0_Factures.xls

0_FACTURES

 

Création Facture
Une fois que tous les champs sont complétés selon la méthodologie décrite à droite du tableau, cliquer sur "Valider" : la ligne passe en gris.
  • Cliquer sur "Créer une séparation avant" (si plusieurs factures sont à planifier à la suite et pour une même mission ne pas cocher la case)
  • Indiquer le numéro de mission (ex : 2010-105) Remarque : le tiret n'est pas obligatoire, Faire "Entrée" ou "Tab"
  • Corriger éventuellement le champ "Libellé" (= libellé de la mission), ex :
    • "SUN.eVeille Recherche Biomédicale"
  • Le "Client" est mis à jour automatiquement : le remplacer si besoin, ex :
    • nom du Client au lieu de "SUNNIKAN Consulting" pour une session de formation interne, SUN.eVeille Recherche Biomédicale, SUN.eVeille Safety
  • Le "Consultant" en charge de la facturation est mis à jour automatiquement, à partir du Consultant Responsable (affecté dans le Portail). Au besoin, le mettre à jour)
  • Si approprié, remplir "Réf. contrat/Bon de commande 1:", ex :
    • référence du Bon de Commande +++
    • référence du Contrat (en l'absence de Bon de Commande)
    • "Bulletin d'abonnement signé le xx/yy/zzzz" (pour une veille réglementaire)
    • "Session de formation des xx et yy novembre 2010" (pour une session de formation)
  • Si approprié, remplir "Réf. contrat/Bon de commande 2:", ex :
    • "Inscription de Mme Xxx YYY" (pour une session de formation inter-entreprises)
  • Saisir les coordonnées de l'organisme payer (le Client, un organisme de prise en charge des formations...)
    • "Nom" : libellé exact de la société (Attention : SA, SAS...)
    • "Destinataire", ex :
      • "Service Comptabilité Fournisseurs"
      • "A l'attention de ..." (inutile en cas de paiement par un Service Fournisseurs)
    • "Adresse 1" : champ obligatoire
    • "Adresse 2" : champ facultatif
    • "CP" (Code postal)
    • "Ville" : Ville en majuscules (convention interne), "Cedex"
  • Choisir un "Délai de paiement" dans la liste déroulante. Si le délai n'existe pas, en choisir un approchant dans la liste déroulante, et préciser le véritable délai de paiement dans "Réf. contrat/Bon de commande 2:", ex :
    • "Paiement à 30 jours fin de mois +++++++++++++++++++++++++++++" (les croix servent de pense-bête"
    • Paiement à réception de la facture : compter un mois et demi
  • Préciser le "Type" de facture :
    • "FAC" : facture normale (avec TVA)
    • "NDF" : Note de Frais (désactive automatiquement la TVA)
    • "AVO" : Avoir, montant automatiquement en négatif
  • "Libellé" de la facture, ex :
    • "Du numéro de juillet 2010 au numéro de juin 2011" (pour SUN.eVeille)
  • "Date d'émission prévue" :
    • si paiement à réception de facture, ajouter un mois
  • "Rubrique Plan Comptable" :
    • "706 100" : rubrique par défaut, production SUNNIKAN vendue en France (que ce soit "FAC" ou "AVO")
    • "706 200" : production SUNNIKAN vendue à l'étranger (que ce soit "FAC" ou "AVO")
    • "708 000" :  = NDF, note de frais
    • "708 001" : Loyer refacturé à ARONE
    • "706 002" : Charges refacturées à ARONE
  • "Montant H.T."
  • "TVA" :
    • "19,6%" : taux par défaut
    • "5,5%" : taux réduit, jamais utilisé par SUNNIKAN Consulting
    • "N.A." : par défaut pour "NDF", à utiliser également pour les factures adressées à l'étranger

 

Génération FACTURE / Frais de Mission

Enregistrement des paiements

Un paiement peut provenir de plusieurs sources :

Un avis de virement peut être envoyé à SUNNIKAN Consulting par la Comptabilité Client. Cet avis de virement est agrafé au "Détail de l'Opération" mais n'est en aucun cas une preuve de paiement.

Relances FACTURES PLANIFIEES et FACTURES EMISES NON PAYEES

Modèle Français :

OBJET : RAPPEL : Facture N°XX-XXX (Mission) - Sunnikan Consulting

Cher(e) Madame / Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, la mise à jour de votre compte-client présente à ce jour un solde débiteur de XXXX € H.T. (XXXX € T.T.C)

En effet, il semblerait que la Facture n°XX-XXX, en date du XX Mois 20XX et payable... à réception/ à 30 jours fin de mois (à adapter selon la facture) n'ait pas encore été honorée.
Dans le cas où le règlement nous aurait été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce rappel.

Nous vous prions de croire, Cher Madame/Monsieur, en l'assurance de notre considération distinguée,

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Modèle Anglais :

SUBJECT : REMINDER - Invoice N°XX-XXX (Mission) - Sunnikan Consulting

Dear Madam/Sir,

I enclose a copy of our invoice number XX-XXX, dated Month XX, 20XX which is currently overdue for payment.

As our payment terms are upon receipt of invoice (according to invoice), we would be grateful if the outstanding amount of X.XXX € could be paid without any further delay.

We look forward to receiving your payment by return.

If you have already sent your payment to SUNNIKAN Consulting, then please disregard this notice.

Thank you,

Yours faithfully,

 



Exemple de factures