Principes de Méthodologie interne

La réalisation de SUN.eVeille ne doit pas nécessiter plus de 2,5 jours à la fin du mois, comprenant les opérations suivantes :

la recherche d'information,
le remplissage des documents relatifs à la veille,
l'enregistrement des fichiers dans l'intranet et le répertoire "Veille du mois"
leur liaison et référencement dans l'intranet
l'analyse des textes dans l'intranet, de façon strictement nécessaire pour SUN.eVeille,
le copier-coller pour rédiger le bulletin
la mise en page,
la validation par un Consultant Senior,
l'envoi des bulletins aux clients.

La réalisation de SUN.eVeille ne comprend pas les opérations suivantes :

l'identification des textes à capitaliser pour SUNNIKAN mais pas pour SUN.eVeille,
la capitalisation complète des textes.

Recherche des textes

Compléter la liste d'étapes et de contrôle qui reprend toutes les sources d'information :
- Journal Officiel :
  - Bien regarder le début du JO avec notamment les textes de Loi,
  - Regarder en priorité les textes issus du ministère de la santé
  - Ne pas oublier de regarder les autres ministères, notamment celui de la Justice (textes CNIL) et les délibérations à la fin du JO (Délibérations CNIL par exemple).
- Sites Internet
  Attention ! seuls les sites officiels marqués * sont considérés comme sources d'informations validées par les autorités. Si une information intéressant la VEILLE (et traitant de textes réglementaires) est trouvée dans une source non officielle, cette information doit être retrouvée intégralement, texte à l'appui sur un site (ou document papier) émanant d'autorités officielles (ministère de la Santé, AFSSAPS, FDA...).
  
  Consulter systématiquement sur ces sites la rubrique NEW, WHAT'S NEW ou NOUVEAUTES. Consulter, si applicable, les rubriques "publications", "compte-rendus", "revue de presse"...
Si une information nouvelle et importante, survient dans le mois, envoi d'un flash spécial aux clients de SUN.eVeille.

Capitalisation des textes du mois

La capitalisation des pages de l'Intranet Scientifique est réalisée lors de trois occasions :

à l'occasion de la réalisation de SUN.eVeille Recherche Biomédicale : capitalisation des nouveaux textes publiés chaque mois, incluant les SR et l'analyse d'impact sur les SOP et autres documents (cf. Méthodologie SUN.eVeille) :
- compris dans la mission SUN.eVeille Recherche Biomédicale et autre veille éventuelle
- en cas de texte trop important, capitalisation réalisée en dehors de la mission "Veille"..
la capitalisation des Synthèses Thématiques (SR/ST) en fonction des missions en cours
en dehors des veilles ou des missions.

Méthodologie détaillée

Rédaction de la Veille

Fichier concerné

Travailler à partir de ce modèle et modifier le mois de Sun.eVeille (mois dont l'actualité est couverte) et le numéro de Sun.eVeille dans le menu "fichier / propriétés du document". Le fichier est enregistré dans le répertoire "U:\VR_Resultats\VR_aaaa_mm".

Rédaction

La veille est directement issue de la capitalisation des textes du mois dans l'Intranet selon la méthodologie suivante (applicable à la capitalisation en général) :

Analyse et rédaction/correction/mise à jour de synthèses de références, par mot(s) clé(s) : le texte est découpé en citations insérées dans les synthèses ad hoc, avec quelques mots (introduction, analyse, conclusion) si pertinent,
Les références à d'autres textes ou d'autres domaines (par exemple bases de données, administrations...) doivent être contrôlées, et explicitées si nécessaire. Il peut être utile d'intégrer d'autres citations/liens... pour permettre aux abonnés de rechercher des informations complémentaires.

Il s'agit donc d'effectuer des "copier-coller" à partir du résumé réalisé.

Rappeler l'état de la réglementation sur le sujet abordé si le contexte le permet.
Toujours commencer de l'article le plus intéressant (à priori) pour le client vers le plus "généraliste".
ou Regrouper la veille par thème ? (Vigilance, CNIL, fabrication....)

Relecture et Validation par un senior

Donner à un Senior :

la check-list de contrôle complétée par le Responsable de la Veille,
les documents issus de la veille, accompagnés de la fiche de capitalisation (le cas échéant) rangés dans un classeur blanc intitulé : "Textes issus des veilles réglementaires", triés par mois de l'année (par onglet) ; pour chaque onglet un intercalaire sépare les textes de SUN.eVeille Recherche Biomédicale des autres textes non spécifiques à la recherche biomédicale,
la Veille rédigée par le Responsable de la Veille.

Le Consultant Senior paraphe et date l'impression de la VEILLE avant l'envoi aux clients.

Finalisation et Envoi de la veille

La personne responsable :

transforme la veille au format PDF avec l'aide de "Acrobat Adobe PDF", qui permet de conserver les liens hypertextes, et l'enregistre dans le répertoire : U/VR_Resultats/VR_aaaa_mm,
vérifie au moins 2 liens hypertextes après l'impression en PDF,
vérifie tous les liens hypertextes longs (sur 2 lignes) qui peuvent poser problème,
vérifie la liste de diffusion de SUN.eVeille,
prépare le message d'envoi,
clique sur options / suivi et coche
- accusé de réception et accusé de lecture,
- critère de diffusion : haute et confidentiel
envoie la veille en CCI
- à la liste de diffusion de SUN.eVeille datée et vérifiée
- à la liste de diffusion SUNNIKAN Consulting.

~~Compléter la Check-List de Finalisation et Envoi de la veille~~

Attention :

avant tout envoi de la veille, il est impératif de s'assurer que les sites tels que Legifrance et le JO européen ont été vérifiés pour tous les jours du mois!! (Faire attention aux derniers jours du mois)

Archivage

Classer :

l'impression (signée) de la Veille du mois dans le cahier relié rouge intitulé "SUNNIKAN Consulting, SUN.eVeille",
~~la check-list de Finalisation et d'envoi la Veille,~~
les impressions des textes importants du mois dans chaque classeur correspondant,
l'email d'envoi de la veille dans le dossier public Outlook : "SUN.eVeille_Année / SUN.eVeille_Année_MM),
les AR (email) dans le même dossier Outlook correspondant,
les fiches de capitalisation dans le classeur blanc "Fiches de capitalisation", une fois que la capitalisation du texte est estimé avoir été faite par le Responsable de la veille.

~~Imprimer le suivi de l'envoi du mois, et le classer dans le classeur "SUN.eVEILLE Clients, Veille Réglementaire".~~

~~Compléter le suivi annuel dans le classeur "SUN.eVEILLE Clients, Veille Réglementaire".~~

Vérification des accusés de réception électroniques

Le jour ouvré suivant l'envoi de la veille, le responsable de la veille vérifie les courriels reçus des serveurs électroniques ("Mail Delivery Subsystem").

Il vérifie notamment le courriel mentionnant toutes les adresses électroniques à qui la veille a été envoyée.

En début de ce mail, si une phrase du type :"The following adresses had permanent fatal errors" apparaît, le responsable de la veille contacte le client destinataire et prend les mesures appropriées (modification du contact dans la liste de diffusion le cas échéant).

Le responsable de la veille remplit la mire de suivi de la mission correspondante.

Modalités de diffusion des flashs

Certains textes peuvent nécessiter l'envoi de flash aux abonnés.

Il peut s'agir :

de textes importants en attente de publication (exemple : décret modificatif, Référentiel de formation des Investigateurs...),
de textes publiés au Journal Officiel ou sur le site de l'Afssaps, dont l'importance justifie un flash.

Lorsque le Responsable de la veille a connaissance d'un texte qui pourrait nécessiter un flash aux abonnés, il en discute avec un Consultant Senior pour confirmer la nécessité d'envoyer un flash.

Lorsqu'il est décidé d'envoyer un flash, le Responsable de la Veille :

prépare un courriel :
- informant les abonnés de la parution du texte, incluant son lien hypertexte,
- précisant le principal objectif et le principal contenu du texte,
- mentionnant qu'une analyse plus approfondie sera réalisée lors de la prochaine veille,
fait relire et valider le courriel par un Consultant Senior,
envoie le flash aux abonnés dès que possible après validation par le Senior, selon les mêmes modalités que la Finalisation et l'envoi de la veille (hormis les points non pertinents spécifiques à la veille),
classe le courriel envoyé dans le dossier public Outlook : SUN.eVeille_Année / Flash_SUN.eVeille_MotClé_AnnéeMoisJour.

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