Contacts avec des clients potentiels

Chaque consultant peut demander au Responsable de la veille, d'envoyer le dernier numéro de SUN.eVeille à un futur client.

Le mail comprend :

le dernier numéro de SUN.eVeille Recherche Biomédicale, [aller dans le répertoire U:\VR_Resultats puis dans l'année correspondante. Exemple : VR_2010 puis dans ce dossier, rechercher le mois concerné. Bien prendre le format PDF.]
le Bulletin d'Abonnement en format pdf.
une information concernant notre prestation d'assistance réglementaire (si le client ne connaît pas).

Exemple de modèle de courriel à envoyer (et adapter en fonction) :

"Chère Madame / Cher Monsieur,

J'ai bien reçu votre demande [via notre site Internet ou à adapter] et je vous en remercie.

Vous trouverez ci-joint un exemplaire de notre dernier numéro de SUN.eVeille Recherche Biomédicale de [préciser le mois] (envoyé début [mois] 2008) ainsi que, pour plus d’informations, le bulletin d'abonnement (qui précise notamment le champ d’application de la veille et le tarif).

Pour rappel, il s’agit d’un bulletin de veille mensuelle, qui traite des actualités réglementaires dans le domaine des recherches biomédicales et autres recherches impliquant la personne humaine (études non interventionnelles notamment). , et dont le champ d'application est le suivant :

essais cliniques de médicaments : France, Europe (EMA et Commission Européenne), FDA et ICH
essais cliniques de dispositifs médicaux, produits cosmétiques, "hors produits de santé", études non interventionnelles : France, Europe
Référentiels indirectement liés : CNIL, CNOM…
A noter que nous offrons également des prestations d’assistance réglementaire dans le domaine des recherches biomédicales, recherches visant à évaluer les soins courants et études non interventionnelles (voir le bon de commande ci-joint pour plus d’informations).
N'hésitez pas à nous contacter pour toute précision complémentaire,

Bien cordialement,"

Le contact est d'abord inscrit dans les contacts Outlook conformément aux règles de SUNNIKAN (Méthodologie interne / Règles Outlook).

Le mail envoyé est :

classé dans les dossiers publics SUNNIKAN (SUN.eVeille + année)
~~imprimé et classé dans l'onglet contact du classeur "SUN.eVeille Clients"~~

Le contact est documenté dans le document "Suivi des contacts - SUN.eVeille Recherche Biomédicale"

Nouvel abonné

Remarque : En cas de demande d'ajout d'une nouvelle adresse pour un client ayant déjà un abonnement à SUN.eVeille, l'abonnement est facturé 500 euros HT. Dans ce cas, la nouvelle adresse ajoutée se calque sur l'abonnement principal du premier abonné au niveau des dates. Une seule facture est émise. Si le client souhaite un abonnement à une période précise, il achète un abonnement à part.

Les étapes suivantes sont réalisées après la réception du Bulletin d'Abonnement complété et signé par le client.

Remarque : il n'y a pas de création de pochette rouge pour les clients de SUN.eVeille mais un classeur blanc (SUN.eVeille Clients / Veille réglementaire).

Création de la mission

Utiliser la macro de création de mission afin de générer l'ensemble des documents :

ouvrir word, cliquer sur missions et sélectionner SUN.eVeille
les documents créés sont automatiquement sauvegardés dans : missions\MISSIONS\SUN.eVeille\Client_SUN.eVeille

Numéro Chrono

Un numéro unique de chrono est attribué pour la prestation de SUN.eVeille Recherche Biomédicale pour tous les clients. L'année du numéro de chrono correspond à l'année pour laquelle les clients se sont abonnés.

Par exemple, pour 2 clients, qui se sont abonnés ou réabonnés en 2008 mais à différents mois, le numéro de chrono sera CLIENT1_SUNeVeille_2008_145 et CLIENT2_SUNeVeille_2008_145.

Lorsque les abonnements sont repris dans l'année suivante, l'année du numéro de chrono est modifiée et restera le même pour tous les clients qui se réabonnement cette année-là.

Le numéro chrono du client est systématiquement indiqué dans :

la facture envoyée au client.

Classement des documents

Classer le Bulletin d'Abonnement complété et signé par le client à l'onglet du client correspondant dans le classeur "SUN.eVeille Clients".

Compléter le "Tableau récapitulatif des abonnements à SUN.eVeille Recherche Biomédicale".

Émission de la facture

Demander à Sophie d'émettre la facture et la classer à l'onglet du client correspondant dans le classeur "SUN.eVeille Clients".

Mise à jour de la liste de diffusion de la veille

Sélectionner la "Liste de Diffusion de SUN.eVeille" (JJ/MM/AAAA) dans "Contacts SUNNIKAN" (Outlook)
Double cliquer et entrer les renseignements relatifs au nouveau client
renommer la "Liste de Diffusion de SUN.eVeille" avec la date du jour
Enregistrer et fermer

Réabonnement

Quand?

Contrôler en début de mois (après l'envoi de la veille) le "Tableau récapitulatif des abonnements SUN.eVeille et Assistance Réglementaire" :

Identifier le dernier numéro de la veille qui a été envoyé (par exemple : janvier 2013 et relancer les clients pour lesquels il s'agit du dernier numéro. La case est surligné en jaune dans le tableau).
Vérifier dans le classeur "SUN.eVeille Recherche Biomédicale" les périodes d'abonnement sur la facture précédente (par exemple : "du numéro de février 2012 à janvier 2013")

Envoi d'un email avec le Bulletin d'abonnement

Envoyer un email au client concerné (celui qui reçoit la veille - vérifier avec l'ancien bulletin d'abonnement ou la liste de diffusion dans les contacts outlook) avec le Bulletin d'Abonnement (.pdf) en pièce jointe. Exemple de relance :
Chère Madame, Monsieur,
Votre abonnement à notre veille réglementaire s'est achevé avec le dernier numéro couvrant l'actualité du mois de janvier 2013.

Si vous souhaitez vous réabonner pour 1 an, je vous remercie de bien vouloir compléter et nous renvoyer le bulletin d'abonnement ci-joint, signé, par email ou fax.

Restant à votre disposition.

Bien cordialement,"
Classer le mail envoyé dans les dossiers publics Outlook SUNNIKAN (SUN.eVeille Recherche Biomédicale 2013_001)

Réception du Bulletin d'abonnement signé (Sunnikan ne requiert pas le bulletin d'abonnement par courrier - Fax ou scan suffisent) et émission de facture

Vérifier que le bulletin est signé et que l'identité et l'adresse sont ok.
Indiquer sur le bulletin d'abonnement le numéro de la mission (par exemple : 2013_001) et la période couverte par l'abonnement (par exemple : "du numéro de février 2013 à janvier 2014")
Vérifier dans la liste de diffusion de la veille (contacts Outlook) qu'il s'agit de la même personne qui recevra la veille. Dans le cas contraire, supprimer l'ancienne et ajouter la nouvelle.
Mettre à jour le "Tableau récapitulatif des abonnements à SUN.eVeille Recherche Biomédicale".
Transmettre le bulletin d'abonnement à l'assistante pour :
- Vérifier le contact dans SharePoint
- Émission de facture
La facture est validée par le responsable de la veille (initiales sur l'exemplaire DBF)
L'assistante indique sur la facture SC : "envoyée le...date" et classe la facture + bulletin d'abonnement dans le classeur SUN.eVeille Recherche BIomédicale, dans l'onglet correspondant au client.

Projets d'élargissement

Modèle type d'impact d'élargissement de SUN.eVeille Recherche Biomédicale (décembre 2010) - à finaliser.

Elargissement du champ d'application de SUN.eVeille Recherche Biomédicale aux essais "hors produits de santé" (décembre 2010) - à finaliser.

Projet d'élargissement du champ d'application aux dispositifs médicaux de SUN.eVeille Recherche Biomédicale, mars 2009

Projet d'élargissement du champ d'application de SUN.eVeille Recherche Biomédicale (février 2009)

Proposition de plan de développement Marketing SUN.eVeille (au 13/02/2007) : à compléter et valider par GM

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