Méthodologie des Contrôles Qualité de Rapport  d'Essai Clinique

Mise à jour 11/01/2016 - RK

Projet de mission

Consultant Senior :

• rédiger la proposition méthodologique et financière en clarifiant les besoins du client
• signer un accord de confidentialité si demandé par le client.

Les actions décrites ci-après sont réalisées par le(s) Consultant(s) en charge du contrôle qualité, sous la supervision du Consultant Senior en charge de la mission.

Méthodologie de la mission

Comme pour toutes les missions confiées à Sunnikan, la proposition méthodologique et financière acceptée par le client (par signature d'un bon pour accord ou proposition mise en annexe du contrat) décrit la méthodologie qui est suivie pour la mission et les outils qui vont être utilisés (outils Sunnikan ou outils client).

Préalablement à toute activité, le(s) Consultant(s) prend(nent) connaissance de la proposition (sharepoint de la mission).

La proposition méthodologique et financière prime sur la méthodologie décrite ci-après.

Préparation

Mise en place de la mission

Classer dans le répertoire des documents de la mission sous SharePoint les documents :

• les documents envoyés par le Client
• les outils de contrôle qualité.

Demande de documents au client

S'assurer de l'envoi par le Client des documents listés dans la proposition méthodologique et financière (rapport et annexes) à la date convenue afin de respecter les délais de livraison du Rapport de Contrôle Qualité.

Ces documents doivent être:

• transmis sous forme de fichiers clairement identifiés (par exemple par un numéro de version ou encore un numéro d'annexe) et sous un format pdf permettant la recherche par mot.

• dans une version "finale" sans mode révision, commentaires ou corrections non validées en interne par le Client.

S'assurer que le nombres de pages à contrôler correspond aux nombres de pages prévus au devis (si non, voir avec le Consultant Senior).

Outils de contrôle qualité

Préparer le rapport de contrôle qualité (modèle de rapport de contrôle qualité de Rapport d'Essai Clinique, Report of quality control of Clinical Study Report template) qui sera utilisé pour documenter les résultats du contrôle.

Imprimer :

• la table des matières et le synopsis afin d'avoir une visibilité globale du rapport,
• la liste des abréviations,
• les pages du corps du rapport d'étude clinique à contrôler.

Réalisation

Principe

Le principe est de s'assurer que :

• la table des matières est concordante avec le corps du rapport et conforme à la directive ICH TOPIC E3 "structure and content of clinical study reports" (CPMP/ICH/137/95) et ICH E3 Guideline: Structure and Content of Clinical Study Reports, Questions & Answers, ICH, 7 June 2012 (step 4).
• les abréviations sur les pages à vérifier sont indiquées dans le glossaire et sont exactes,
• les en-têtes et pieds-de-page sont homogènes et cohérents avec les informations du rapport d'essai clinique,
• le versionnage du rapport d'essai clinique est cohérent,
• toutes les informations présentes sur les pages à vérifier sont cohérentes par rapport aux références citées, c'est à dire :
  • à la section 14 ("Tables, Figures and Graphs"),
  • à la section 16 ("Study Information", "Patient Data Listings"...); le contrôle par rapport à l'annexe 16.2 est effectué pour vérifier des données individuelles et  exclut les recompilations complexes de données individuelles qui relèvent d'activités statistiques spécifiques.

Le but du contrôle est de vérifier toutes les informations présentes dans le corps du rapport d'étude clinique par rapport à des preuves (section 14. section 16...).

Les données dérivées ne sont pas contrôlées.

Sauf mention contraire dans la proposition méthodologique et financière, le contrôle n'inclut pas de relecture médicale et statistique du rapport.

Déroulement

Dans un premier temps, afin de garder une trace des vérifications réalisées, il est nécessaire de contrôler les pages du corps du rapport d'étude clinique sur le format papier. Toutes les données sur les pages à vérifier doivent être annotées (qu'elles soient correctes ou non) ; la méthodologie suivante est proposée :

• "ticker" en bleu les données validées et supportées par une preuve dans la section 14 ou 16,
• indiquer en noir les données non vérifiées ou non vérifiables, c'est à dire non retrouvées ou non supportées par une preuve,
• "ticker" en rouge les données incohérentes par rapport aux sections 14 ou 16,
• parapher chaque page vérifiée.

Pour les données "tickées" en bleu ou en rouge, le Contrôleur référence toutes ses preuves (ex : section 16.1.2.1, p225) sur le format papier des pages vérifiées ou directement dans le rapport de contrôle qualité.

Pour les données "tickées" en rouge, le Contrôleur imprime si possible la preuve d'audit quand la donnée est incorrecte et l'agrafe à la page vérifiée (ceci afin d'avoir la preuve attachée en cas de débriefing avec l'Audité).

Une fois le corps du rapport d'étude vérifié, l'Auditeur vérifie le synopsis et les conclusions (si prévu au devis). Toute erreur décelée dans le corps du rapport doit être répercutée sur ces parties. Il faut renvoyer aux références erronées du corps du rapport et indiquer à nouveau la preuve.(Cf. Astuces)

En parallèle de la réalisation du contrôle, le Consultant rédige le rapport d'audit à partir :

• des pages papier annotées,
• du modèle de rapport de contrôle qualité de Rapport d'Essai Clinique (Report of quality control of Clinical Study Report template).

Chaque observation est :

• classifiée par rapport au type d'observation :
  • incohérences : entre les différentes parties d'un même document, entre le Rapport d'essai clinique et ses annexes,
  • problèmes de mise en forme ou fautes de frappe,
  • ambiguïtés dans la compréhension du texte,
  • autres observations,
  • données non vérifiées,
• supportée par une preuve (ex : section 14.2.1.1 p37, section 16.3.2.3 p320...).

Le rapport de contrôle qualité est constitué de 2 tableaux :

• un tableau (n°1) récapitulatif des observations relevées renseignant :
  • le paragraphe / la page concernés,
  • le type d'anomalie,
  • sa description,
  • la référence de la preuve,
• un tableau (n°2) des données non vérifiées qui a pour but de faire apparaître des lacunes potentielles dans les annexes.

Notes :

• Si une donnée est non supportée par une référence dans le corps et en conséquence non vérifiée, la documenter dans le tableau n°1 comme "manque de référence" et dans le tableau n°2 (car elle n'a pas été vérifiée).
• Si une donnée est non supportée par une référence dans le corps mais que le contrôleur a tout de même trouvé la référence, la documenter dans le tableau n°1 comme "manque de référence" (et indiquer la référence) mais ne pas remplir le tableau n°2 (car donnée vérifiée).
• Chapitre 13 (conclusion) :
  • toute erreur de donnée notée dans le corps du rapport et répétée dans la conclusion est notée comme "observation" (tableau n°1),
  • les données supportées par le corps du rapport sont considérées comme vérifiées,
  • toute donnée non supportée par le rapport peut faire l'objet d'une observation (tableau n°1).
• Si une donnée est supportée par 2 références (typiquement la section 14 et 16), le contrôleur vérifie la donnée sur une seule référence (et s'assure que l'autre référence est correcte).
• Le contrôleur reste factuel dans la rédaction des observations et n'induit pas les réponses.

Astuces :

• Utiliser la fonction "Recherche" afin d'atteindre aisément la donnée recherchée.
• Si une donnée a été validée au préalable dans les pages déjà vérifiées, le Contrôleur peut se baser sur la donnée du corps du Rapport d'étude clinique validée et ne pas être obligé de rechercher la preuve dans les annexes.

Rapport de contrôle qualité

La version 0.1 du rapport de contrôle qualité est systématiquement relue par un consultant senior, avant envoi pour relecture au Client au format pdf.

Le(s) Consultant(s) en charge du contrôle intègre(nt) les éventuels commentaires du Client (ceux-ci ne doivent jamais remettre en cause l'intégrité du rapport et des observations émises !) et émet(tent) la version 1.0 du rapport (papier et pdf, signée par le(s) consultant(s) en charge du contrôle) ainsi que le certificat de contrôle qualité.

Conserver une copie du Rapport signé et du certificat sous Sharepoint.

Classer les notes manuscrites (rapport annoté) dans le Dossier papier "Archives" de la mission (dossier rouge ou vert).

Le Consultant Senior s'assure que toutes les étapes administratives (TicTac, facturation, etc.) sont réalisées.

Information du client

En cours de contrôle qualité

Le(s) Consultant(s) en charge du contrôle informe(nt) le Consultant Senior responsable de la mission de tout évènement (ex. nombre important d'observations) pouvant remettre en cause le bon déroulement du contrôle dans les délais convenus avec le Client et conformément à la proposition méthodologique et financière.

Le Consultant Senior en discute avec le Client afin de déterminer les suites à donner (ex. journées supplémentaires de contrôle, arrêt du contrôle).

Debriefing de fin de contrôle

Si approprié (ex. prévu dans la proposition méthodologique et financière ou besoin de discuster avec le Client de ses commentaires), une réunion ou téléconférence de debriefing peut être organisée par le(s) Consultant(s) en charge du contrôle.

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