Savoir rédiger
Utilisation des fonctionnalités de WORD

Mise à jour le 27/04/2011 (PJ)

A fusionner dans Rediger avec WORD

Introduction

Les conventions de format et de styles dans WORD sont importantes pour plusieurs raisons :

• utilisations de format / styles pré-définis dans un modèle de document, avec mise à jour automatiques des styles dans toutes les procédures,
• reconnaissance des styles par la macro de conversion de la procédure Word (.doc) en page HTML
• standardisation inter-rédacteurs (capitalisation).

Configuration de Word 2003

"OUTILS" - "OPTIONS"

"Général"

• Cocher "Mise à jour des liaisons à l'ouverture"

"Édition"

• Cocher "Majuscules accentuées en français"
• Décocher "Appuyer sur CTRL, puis cliquer pour suivre le lien hypertexte"

"Grammaire et Orthographe"

• Cocher "Vérifier l'orthographe au cours de la frappe"
• Cocher "Toujours suggérer"
• Cocher "Vérifier la grammaire au cours de la frappe"
• Cocher "Vérifier la grammaire et l'orthographe"

"Utilisateur"

• Remplir "Nom :XXXX " et "Initiales "XX"

"OUTILS" - "OPTIONS DE CORRECTIONS AUTOMATIQUES"

"LORS DE LA FRAPPE"

• Décocher ""Guillemets ' ' ou "" "" par des guillemets '  ' "" "

Conventions générales

• Pas de ligne vide dans le texte de la procédure : les espaces de lisibilités doivent être pris en compte dans les styles
• Les caractères en bleu et soulignés sont réservés aux liens hypertexte.
• Pied de page avec insertion automatique : "pp" + F3 ==> "SUNNIKAN Consulting / NomFich / page x/n"

Marges

G : 5,0 cm

D : 1,5 cm

Ht : 2,5 cm

Bas : 2,5 cm

Les styles

• Police par défaut : TW Cen MT
• Ne pas cocher : Mettre à jour automatiquement

Style Normal

• Normal : Police :(Par défaut) Tw Cen MT, 10 pt, Justifié, Interligne : simple, Éviter veuves et orphelines

Style Titre

Styles Titre1, Titre2, Titre3

Les styles Titre1, Titre2, Titre3 sont les styles systématiquement utilisés à SUNNIKAN Consulting pour réaliser les titres de paragraphes.

• Les titres ne sont pas en majuscules !!
• Les titres sont justifiés
• Les espaces sont suffisants avant et après pour aérer le texte
   
• Titre 1 : Police :(Par défaut) Tw Cen MT, 14 pt, Gras, Soulignement , Crénage 14 pt, Retrait : Gauche : 0,5 cm, Suspendu : 0,5 cm, Droite : 0 cm, Espace Avant : Automatique, Après : Automatique, Paragraphes solidaires, Niveau 1, Motif : Transparente (Blanc), Numéros + Niveau : 1 + Style de numérotation : 1, 2, 3, … + Commencer à : 1 + Alignement : Justifié + Alignement : 0,5 cm + Retrait : 1,5 cm, Style : Style rapide, Sur base de : Normal, Style suivant : Normal - Raccourci clavier = Ctrl + Maj +1
   
• Titre 2 : Police :(Par défaut) Tw Cen MT, 12 pt, Gras, Italique, Retrait : Gauche : 0,5 cm, Suspendu : 0,5 cm, Droite : 0 cm, Espace Avant : Automatique, Après : Automatique, Paragraphes solidaires, Niveau 2, Taquets de tabulation : 4,5 cm, Gauche, Numéros + Niveau : 1 + Style de numérotation : 1, 2, 3, … + Commencer à : 1 + Alignement : Justifié + Alignement : 0,5 cm + Retrait : 1,5 cm, Style : Style rapide, Sur base de : Normal, Style suivant : Normal - Raccourci clavier = Ctrl + Maj +2
   
• Titre 3 : Police :(Par défaut) Tw Cen MT, 12 pt, Gras, Retrait : Gauche : 1,5 cm, Droite : 0 cm, Espace Avant : Automatique, Après : Automatique, Paragraphes solidaires, Niveau 3, Style : Style rapide, Sur base de : Normal, Style suivant : Normal - Raccourci clavier = Ctrl + Maj +3

Configuration des styles dans Word 2003

Pour configurer les styles de façon satisfaisante, faire "Format", "Puces et numéros" et configurer successivement les styles :

Si cette configuration n'est pas satisfaisante, faire "Format", "Style", "Paragraphe" :

Remarque

Si, en ouvrant le document, les styles ne s'affichent pas de façon satisfaisante, se positionner sur un paragraphe au style Titre1, faire "Format", "Puces et numéros" et "OK" (sans rien modifier).

Styles B1, B2, B3

Les styles B1, B2, B3 sont les styles systématiquement utilisés à SUNNIKAN Consulting pour réaliser les retraits à puces.

• Les styles B sont justifiés
   
• B1 : Police :Retrait : Gauche : 0,5 cm, Suspendu : 0,5 cm, Droite : 0 cm, Espace Après : Automatique, Taquets de tabulation : 1,5 cm, Tabulation de liste, Hiérarchisation + Niveau : 1 + Style de numérotation : Puce (ronde) + Alignement : 0,5 cm + Tabulation après : 1 cm + Retrait : 1 cm, Sur base de : Normal - Raccourci = Ctrl + 1
   
• B2 : Retrait : Gauche : 1 cm, Suspendu : 0,5 cm, Taquets de tabulation : 1,5 cm, Tabulation de liste + 1,5 cm, Gauche + Pas à 1,5 cm, Avec puces (grand tiret) + Niveau : 1 + Alignement : 1 cm + Tabulation après : 1,5 cm + Retrait : 1,5 cm, Style : Lié, Sur base de : B1 - Raccourci = Ctrl + 2
   
• B3 : Retrait : Gauche : 1,5 cm, Suspendu : 0,5 cm, Espace Avant : Automatique, Taquets de tabulation : 1,5 cm, Tabulation de liste + 2,5 cm, Gauche + Pas à 1,5 cm, Avec puces (petit tiret) + Niveau : 1 + Alignement : 0 cm + Tabulation après : 0,5 cm + Retrait : 0,5 cm, Sur base de : B2 - Raccourci = Ctrl + 3

Configuration des styles dans Word 2003

Pour configurer les styles de façon satisfaisante, faire "Format", "Puces et numéros" et configurer successivement les styles :

Si cette configuration n'est pas satisfaisante, faire "Format", "Style", "Paragraphe" :

Remarque

Si, en ouvrant le document, les styles ne s'affichent pas de façon satisfaisante, se positionner sur un paragraphe au style B1, faire "Format", "Puces et numéros" et "OK" (sans rien modifier).

Autres styles : TM1, TM 2, TM 3, TM 4, Version

Application de style d'un document à un autre dans Word (WORD 2003)

Dans le document :

• "Outils"
• "Modèles et Compléments"
• "Organiser" (en bas à gauche de la fenêtre)
• Dans la partie de droite "Fermer le fichier"
• "Ouvrir le Fichier ..."
• Aller rechercher le document dont vous voulez appliquer le style (dans "type de fichiers" sélectionner "tous les fichiers")
• "Ouvrir"
• Toujours dans la partie de droite, sélectionner les styles à copier sur votre document (B1, B2, Titre ....)
• Cliquer sur "Copier"
• "Fermer"

Feuille de calcul Excel dans Word

Insertion

Afin de faciliter la manipulation de certains types de tableaux dans Word (pour les devis par exemple), vous pouvez insérer une feuille excel dans un document Word en procédant ainsi :

• ouvrir le document Word
• se placer à l'endroit du tableau
• Cliquer sur "Insertion", "Objet" et sélectionner "Feuille de calcul Excel"
• Copier-coller votre tableau Word ou compléter la feuille Excel

Effectuer des calculs avec des Unités : Format de cellules

• Pour effectuer des calculs et notamment des sommes de jours, les cellules doivent avoir le format suivant :
  • sur la cellule, click droit "Format cellule"
  • sélectionner dans la liste "personnalisé"
  • sélectionner ou créér dans "Type" : "# ##0,00\ "jour(s)";"
  • n'entrer ensuite dans la cellule que le chiffre correspondant au nombre de jours. Par exemple "3" et s'affiche "3 jour(s)" dans la cellule

Remarque : pour effectuer des calcul avec une autre unité, il suffit de changer l'unité dans le "Type". Ex : additionner des mois "Type" : "# ##0,00\ "mois";

Les fonctionnalités de Word qui font gagner du temps

Les raccourcis clavier

• Style Normal
• Style Titre 1, Titre 2, Titre 3, Titre 4
• Style B1, B2, B3
• Champs : utilisant les propriétés du document
• Champ : Table des matière : partielle /o "1-3" : seulement les Titres 1 à Titres 3

L'insertion automatique

Alt + F3 : pour définir l'insertion

F3 pour insérer

Utilisation d'un modèle de document

_____