Comment réceptionner un appel client chez Sunnikan Consulting ?

Objectif : répondre en trois sonneries

Principes :

prendre le nom du Client ainsi que l'objet de l'appel
si le Consultant est disponible :
effectuer un transfert (comme décrit ci-dessous)
si le Consultant n'est pas disponible :
noter :
l'identité du client (Prénom, NOM, Société),
le numéro de téléphone (si pas dans Outlook),
la date,
l'heure,
l'objet de l'appel
et prévenir rapidement le Consultant selon l'importance de l'appel
le Consultant remplit la mire de la Mission lors de tout contact avec le Client
Présentation Powerpoint du fonctionnement du téléphone

Appeler un client

Toujours se présenter comme suit :
" Identité du Consultant, Sunnikan Consulting Bonjour... "
Annoncer l'objet de l'appel
Le Consultant remplit la mire de la Mission lors de tout contact avec le Client

Double appel

Chacun des postes téléphoniques ont deux lignes : L1 et L2, visibles sur l'afficheur et reliées à un des huit boutons verts*.

Quand le voyant est vert fixe, la ligne est libre
Quand le voyant est rouge fixe, la ligne est prise (i.e. le telephone est en communication sur cette ligne)
Quand le voyant est rouge clignotant, la ligne est en attente. Pour la (re)prendre, appuyez sur le bouton.

* il est possible d'en souscrire d'avantage, consulter les offres OVH.

Transférer un appel

appuyez sur Trsf (n'apparait que quand vous êtes en ligne)
composez ou recherchez dans le repertoire la personne à qui transferer l'appel et appuyez sur Comp
Attendez qu'elle réponde puis appuyez de nouveau sur Trsf
si le correspondant ne décroche pas ou refuse l'appel, récupérer l'appel en appuyant sur le bouton de ligne rouge clignotant

Télconférence (max=3)

appellez ou prenez l'appel du premier participant
appuyez sur Conf
composez ou recherchez dans le repertoire la personne à qui transferer l'appel et appuyez sur Comp
Une fois que le troisième participant a répondu, appuyez de nouveau sur Conf
Dès que l'un des participants raccroche, la téléconférence redeviens un appel normal
si le correspondant ne décroche pas ou refuse l'appel, récupérer l'appel en appuyant sur le bouton de ligne rouge clignotant

A noter que le maximum de participants à une téléconférence est de 3. IL est possible de souscrire des lignes supplémentaires auprès du fournisseurs, consulter l'Administrateur Systèmes et Réseaux à ce sujet.

Comment intercepter un appel ?

Pour intercepter tout appel entrant : *11#

Casque

Certains téléphones sont équipés d'un casque. Il est également possible de demander à l'informaticien d'en mettre un à disposition.
Le casque remplace le combiné mais ne permet pas de prendre les appels. il faut utiliser le bouton Casque pour ce faire.

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