Méthodologie Missions - Gestion des Devis (création, mise à jour)

Mise à jour le 27 avril 2016 (SB)

Rédaction du Devis Word

Préparation du Devis par la GDM

La Gestionnaire de Mission commence à rédiger le devis Word dans le répertoire "Devis, Contrat..." (SharePoint) à partir des éléments disponibles et des instructions du Consultant Responsable :

• choix du bon modèle de devis (ou à partir de plusieurs modèles de devis) :
  • Mission d'audit
  • Mission de formation
  • Mission de rédaction de procédures...
• reprise des informations figurant dans les notes du Consultant
• bio du Consultant Senior à intégrer à la fin du devis

Si pertinent, en rédigeant un Devis, le GDM améliore le(s) modèle(s) de Devis.

Rédaction du Devis par le Consultant Responsable

Le Consultant Responsable rédige le Devis Word dans le répertoire "Devis, Contrat..." (SharePoint).

Le devis comprend les parties suivantes :

• "Expression des besoins" : le point de vue du Client
• "Sunnikan" : présentation de Sunnikan avec un encadré présentant les atouts Sunnikan
• "Proposition Sunnikan" : présentation globale de la proposition par Sunnikan
• "Déroulement et modalités de la mission" : décrivant dans le détail les différentes étapes de la mission
• "Délais de réalisation de la mission"
• "Rémunération et règlement" : incluant :
  • un tableau récapitulatifs des coûts par tâche
  • l'éventuel tableau des remises liées au volume d'activité
• "Présentation de l'équipe Sunnikan" : incluant le résumé du Consultant Senior en charge de la mission et éventuellement d'autres Consultants (par copie de fichiers Word : T:\03_Communication\ :  BIO_xxx

Finalisation du Devis et envoi au Client

• Finalisation du Devis par le Consultant Responsable
• Revue du Devis par un autre Consultant Senior
• Envoi du Devis au Client par le Consultant Senior
• GM : impression du Devis envoyé avec la mention "Envoyé le date - GM" et classement dans le Dossier Rouge
• Mention dans SharePoint de l'envoi du Devis dans la colonne "Commentaires" de la liste des Missions : fond jaune, caractères noir
• Lorsque le devis est validé par un Client, celui-ci est imprimé et classé dans le dossier rouge de la mission

Réunion de présentation du devis ("Bid defence meeting")

• Se renseigner avant sur les participants présents (nombre et fonction, langue qui sera utilisée pendant la réunion)
• Préparer une présentation PowerPoint à partir du modèle et du devis déjà envoyé au client
  • présentation de Sunnikan (français / anglais) (attention : masquer les diapositives qui mentionnent le nom de nos clients et ne pas les imprimer car ils n'ont pas tous donné leur accord pour qu'on les cite)
  • présentation des besoins du Client
  • la réponse proposée par Sunnikan
  • les atouts de Sunnikan
• Préparer un dossier pour les participants :
  • dossier Sunnikan
  • carte de visite
  • impression de la présentation
  • Une plaquette formation inter-entreprises

Relance et Réponse Client et Mise à jour du Devis

Il existe des modèles de relance et réponse en cas de refus d'un projet de devis. Ces modèles de mails sont classés dans le répertoire Missions "0_Modele_Mail" sous Outlook.

• Modèle de relance par mail à envoyer par un Consultant Senior :

  simplifié : "Cher Monsieur / Chère Madame,
  Dans le cadre de vos activités, vous avez sollicité Sunnikan pour un projet de [titre de la proposition].
  Nous vous avons transmis notre proposition le [date] et souhaiterions savoir si vous avez eu l'opportunité de l'examiner.
  Nous sommes à votre disposition pour en discuter et affiner cette première version pour répondre complétement à vos besoins.
  N'hésitez pas à revenir vers nous par email ou par téléphone.
  Bien cordialement,"

  ou

  complet : " Cher Monsieur / Chère Madame,
  Dans le cadre de vos activités de [recherche et développement, pharmacovigilance, etc.], vous avez sollicité Sunnikan pour un projet de [titre de la proposition].
  Nous vous avons transmis notre proposition le [date] et souhaiterions savoir si vous avez eu l'opportunité de l'examiner.
  Notre équipe est particulièrement intéressée par votre projet mais nos agendas se sont remplis et nous devons vous informer que les délais de réalisation mentionnés dans la proposition, doivent être modifiés :
  ·         Nous pourrions réaliser [la prestation] aux conditions mentionnées dans la proposition en [janvier 2014].
  Dans l'attente de votre retour, nous nous tenons à votre disposition pour discuter de vos besoins, et si nécessaire vous faire parvenir une proposition mise à jour.
  Très cordialement, "

• Modèle de réponse dans le cas où un client refuse notre devis sans explication :
  
  " Cher Monsieur / Chère Madame,
  Je vous remercie pour  votre retour sur notre proposition et espère que nous aurons une autre occasion de collaborer ensemble.
  Vous serait-il possible de me préciser les raisons pour lesquelles notre offre n'a pas été retenue ?
  Il n'y a bien évidemment aucune obligation à cela de votre part mais nous portons une attention particulière aux retours de nos Clients afin d'améliorer au mieux nos propositions et prestations.
  Vous en remerciant par avance,
  Bien cordialement, "

Saisie du Devis dans le Portail (Gestionnaire de Missions)

Généralités

Le Devis est saisi une fois le projet accepté c'est à dire quand le projet devient une mission.

Le devis SI est l'adaptation du devis word au système d'information. Il permet d'avoir les tâches TicTac pour la mission et d'extraire des indicateurs (temps passé / temps facturable).

Dans le cas où un projet passe à l'état de mission, le Consultant informe le Gestionnaire de mission.

 - Dans le cas d'un devis SI simple (ex : 3 tâches pour une mission d'audit : préparation, audit et rapport d'audit), le Gestionnaire de mission créé les tâches directement dans le Système d'Information à partir de ce qui est indiqué dans le Devis Word et fait valider par mail le devis SI (copie écran du devis SI avec l'outil Capture) par le Consultant Responsable.

 - Dans le cas d'un devis SI complexe, le Consultant Responsable fait un email détaillé des tâches au Gestionnaire de Missions qui créé ensuite les tâches dans le Système d'Information et lui fait valider par mail (copie écran du devis SI avec l'outil Capture).

• Renseigner les champs :

  • "Type de tâche" : "Prestation" (ce sont des Tâches (ex : Rédaction d'une SOP, préparation d'un audit…), ou "Unité d'oeuvre" (matériel ex : Frais de dossier de participant à une formation, revente d'un produit…))
  • "Catégorie" : est une catégorie standard de tâche.
    • Préparation : préparation d'un audit, préparation d'une session de formation…
    • Réalisation : audits sur site, journée de formation…
    • Formalisation : rédaction de rapport d'audit…
    • Pilotage :
    • Administratif : organisation des voyages d'une mission d'audits…
    • Capitalisation : pour une mission de type nouveau, on prévoit une capitalisation. Pour une mission déjà rodée, la capitalisation est intégrée dans le temps de chaque tâche. C'est à l'appréciation du Chef de Projet.
  • "Libellé" : de la tâche Consultant est spécifique de la tâche (ex : Réunion 1, SOP1, Audit du Site1…).
    • Les temps de validation Senior sont intégrés dans les différentes tâches et ne sont pas individualisés. Sauf si le devis pour le client individualise clairement ce poste.
  • "Type" : un Consultant "Senior (S)", "Expérimenté (E)" ou "Junior (J)"
  • "Prix Unitaire Devis" et "Prix Unitaire Interne" : tarif journalier pour le type correspondant de Consultant (devisé)
  • "Quantité Devis" : nombre de journées qui apparaitront sur le devis pour le Client
  • "Quantité Interne" : nombre de journées qui apparaitront en planification et en suivi de la mission (soit en regroupement, soit en éclatement des tâches Client). Ce nombre de journées intègre l'aspect commercial.
  • "Quantité Planifié" : nombre de jours dont la réalisation est réellement prévue (ce nombre de journées correspond à la réalité opérationnelle) :
    • ne s'applique qu'aux tâches pour lesquelles les Jours Devis Interne sont non nuls,
    • la différence entre le Prévu et le Devis correspond au point de vue commercial.
  • "Commentaire", si besoin

Eléments de devis de type Consultant = Tâches

• Les Tâches sont décrites dans le devis (tâches-devis), mais elles peuvent être prises en compte pour la planification et le suivi du temps passé (tâches internes) de façon totalement différente. Par exemple :

  • une tâche-devis peut être éclatée en plusieurs tâches internes,
  • plusieurs tâches-devis peuvent être regroupées en une tâche interne,
  • il est également possible de n'avoir aucune relation entre les tâches-devis et les tâches internes, sous réserve que les budgets soient égaux (Total "Jours devis" = Total "Jours Internes").

Ce sont les tâches internes qui sont utilisées dans SUN.eTicTac.

• Pour créer une nouvelle Tâche Consultant, cliquer sur le bouton "New"
• Pour modifier une Tâche déjà existante, cliquer sur "Edit"
• REMARQUE : ATTENTION FAIRE EN SORTE QUE LE MONTANT DEVIS SI CORRESPONDE AU MONTANT DEVIS CLIENT EN JONGLANT SUR LES PRIX DE JOURNEE ET LES JOURS.

L'application calcule automatiquement le "Total Quantité" et le "Total Prix"

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