|
|
|
|
Le cahier des charges
fonctionnel (CdCF) :
outil d'expression du besoin et d'aide
à la
conception. | |
|
- |
|
Auteur : Thierry
BEAUJON
Directeur de la société TDC - Transfert De
Connaissances |
|
- |
| 1/ La
problématique |
|
- |
| Partons tout simplement de la
définition de la Qualité des normes françaises NF X 50-120 et
internationales ISO 8402 : " Ensemble des propriétés et
caractéristiques d'un produit ou service qui lui confèrent
l'aptitude à satisfaire des besoins exprimés ou implicites "
Mais on est en droit de se demander
comment satisfaire vraiment le client, si l'on ne sait pas bien
cerner les besoins ? En effet, on a tous des difficultés à bien
énoncer son besoin, car ce n'est pas naturel. Essayez, par exemple,
de définir clairement le besoin lié à l'objet " fourchette " que
vous utilisez pourtant tous les jours ! N'avez vous jamais été, par
ailleurs, déçu d'un choix trop rapide lors de l'achat d'un
appartement, d'un ordinateur, d'une caravane, d'un appareil
électroménager ou hi-fi ? |
|
- |
| 2/ L'apport du
CdCF dans les démarches qualité en conception |
|
- |
| En tant que
responsable qualité, en quoi le CdCF peut-il m’aider dans mon
système d’assurance qualité ? |
Le CdCF permet de
satisfaire l’exigence
4.4.4 de l’ISO 9001, en particulier « Il faut
apporter une solution aux exigences incomplètes, ambiguës
... ». En effet, le CdCF repose sur la démarche
d’Analyse Fonctionnelle du Besoin (AFB), ce
qui le différencie d’un simple cahier des charges. L’Analyse
Fonctionnelle du Besoin est une démarche qui nous conduit à
nous poser toutes les bonnes questions pour
poser un problème, donc à ne rien oublier et à être
explicite.
Cette démarche d'Analyse
Fonctionnelle du aboutit à un document contractuel
de dialogue qui permet de
standardiser les méthodes de travail et les
échanges avec les fournisseurs. C'est la base du système
d'assurance qualité.
|
| Donc cela doit
réduire les problèmes de modifications des
Cahiers des Charges en cours de conception, d'ajout de
nouvelles conditions oubliées
? |
Dans ce cadre
cela facilite effectivement le travail du bureau d'études
(BE). Ce sont les clients qui devraient envoyer le CdCF, mais
on constate que bien souvent c'est le BE qui reformule
le besoin afin de ne plus en subir toutes les
conséquences.Pour que le CdCF soit complet, la méthode
consiste d'abord à considérer le produit que l'on étudie comme
une " boîte noire " et à définir tous les
éléments matériels, humains, énergétiques, d'ambiance ou
normatifs qui sont en situation d'interagir avec lui. Ces
éléments du milieu environnant servent à la
détermination des fonctions de service dans
chacune des situations d'utilisation. La
caractérisation précise des fonctions est
ensuite réalisée avec en particulier les critères
d'appréciation, leurs niveaux de
performance.En plus des points précédents, il peut être utile
de hiérarchiser les différentes
fonctions.
|
| L'aspect
exhaustif de l'Analyse Fonctionnelle peut donc également
servir avant une étude QFD ou
AMDEC? |
Effectivement!Pour le QFD (maison de la qualité)
une démarche d'analyse fonctionnelle du besoin permettra de
structurer la recherche de la voix du client.
Il est en effet dommage de partir trop vite dans une matrice
QFD sans avoir un point d'entrée complet.
En ce qui concerne l'AMDEC, cela
permet également d'être plus complet en entrée mais surtout
d'évaluer les effets sur le
client/utilisateur plutôt que sur le fonctionnement
de la machine.
En fait, l'Analyse Fonctionnelle du Besoin
est le point de départ de beaucoup d'autres méthodes,
démarches et outils.
|
| J'entends aussi
parler d'analyse fonctionnelle au service informatique
(Conception Orientée Objets, SADT), qu'en
est-il vraiment ? |
Il s'agit d'une
formalisation du besoin certes, mais réalisée par les gens du
métier donc souvent incompréhensible par le
deman-deur non informaticien. Le CdCF est écrit en
langage naturel.Une étude récente du CIGREF
(Club Industriel des Grandes Entre-prises Françaises) a montré
que malgré dix ans d'efforts pour faire dialoguer
informaticiens et utilisateurs, l'expression du besoin reste
la principale source d'insatisfaction chez les
utilisateurs. |
| C'est donc la
même chose en automatisme où l'on utilise
aussi des méthodes comme MSMC ou
Grafcet qui sont déjà de la
spécification, mais métier
? |
Oui, dans ces cas
il s'agit de modéliser un problème dans
le langage de l'automaticien. Ce qui est déjà
bien dans les méthodes dont vous me parlez, c'est que les
spécifications sont indépendantes du matériel qui sera choisi
ultérieurement.
Le CdCF intervient en
amont de ces méthodes. Il est de nature à
faciliter l'application de toutes ces
méthodes (QFD, AMDEC, SADT, COO, Grafcet, MSMC,
...)
|
| Et quand les
acheteurs doivent passer des appels d'offres
au " mieux disant " et non plus au " moins
disant ", cela s'applique-t-il ? |
Oui, par le fait
que l'on soit indépendant des solutions. On
va définir les fonctions de service, c'est-à-dire les actions
attendues d'un produit (ou réalisées par lui) pour répondre à
un élément du besoin. C'est cette dimension fonctionnelle du
CdCF qui lui permet d'être le support contractuel favorisant
l'émergence d'innovation.
C'est aussi à ce niveau qu'il est
nécessaire d'être des plus vigilant, car il
n'est pas encore naturel d'exprimer son besoin en faisant
complètement abstraction des solutions. Ce constat devrait
cependant être atténué dans quelque temps grâce à
l'effort considérable de formation entrepris
par l'Education
Nationale. |
| Cet aspect
fonctionnel doit donc faciliter la comparaison des
réponses à un appel d'offres ? |
Tout à fait, et
en plus de l'expression fonctionnelle en terme de services à
rendre, le document CdCF est constitué d'un cadre de
réponse commun à la disposition des fournisseurs
(internes ou externes), afin qu'ils puissent porter toutes les
précisions nécessaires à leur offre. |
| Pas de solutions
d'accord, mais il y a des principes que l'on
ne peut pas remettre en cause systématiquement
? |
Effectivement,
une société fabriquant des lave-linge, par exemple, ne va pas
remettre en cause le principe du lavage par l'eau lors de
chaque développement de nouveaux modèles.
L'arbre
fonctionnel permet de formaliser les principes
imposés par des liens de dépendance entre les
fonctions de service. On passe d'une fonction à une
sous-fonction de l'arborescence grâce à la question " comment
? ".
|
| Cet arbre
fonctionnel permet-il de prendre en compte les
exigences stratégiques de la direction
? |
Non, il y a le
concept de contrainte pour traiter ce genre d'exigence. La
contrainte est définie par la norme NF X
50?150 comme " la limitation à la liberté de choix du
concepteur-réalisateur d'un produit " en dehors du service à
rendre. Il s'agit par exemple de vouloir réutiliser au
maximum les moyens de production
existants. |
| Est-ce dans ces
contraintes que l'on va pouvoir intégrer le coût en cas de
démarche de conception à coût objectif ou
d'ingénierie simultanée ? |
Oui, mais par
rapport à ces démarches le CdCF apporte également la dimension
de la flexibilité sans laquelle une démarche
de conception à coût objectif est vouée à l'échec. La norme
précise, en effet, que la CCO est " basée sur un cahier des
charges fonctionnel ouvert et négociable. "La
flexibilité enrichit les critères d'appréciations par la
possibilité de les moduler, éventuellement, sous
conditions. Elle définit la plage de négociation
éventuelle. On peut exprimer la flexibilité sous la forme de
limite d'acceptation, de taux d'échange ou de classe de
flexibilité. |
| Finalement le
CdCF concerne beaucoup de monde dans une
entreprise ? |
Oui, le CdCF et
l'Analyse Fonctionnelle du Besoin sont valables aussi bien
pour des objets (un meuble, un emballage...),
processus (système de palettisation, ...),
moyens de production (machine spéciale,
presse, outillage, ...), services (garantie,
plan de formation,...) et logiciels
(standard: CAO ou spécifique: post-processeur graphique ...),
que pour les achats, la conception et la
reconception.
Dans le cadre du système
d'assurance qualité, le CdCF vous permet d'uniformiser
les méthodes de travail et les
documents des différents métiers de
l'entreprise. |
| La méthode parait
complète, puis-je l'utiliser aussi pour spécifier rapidement
des petites études ? |
Oui, grâce en
particulier aux CdCF génériques : une
ossature de CdCF est réutilisable d'un projet à un autre,
comme cela se fait par exemple pour des pare-chocs de voiture.
Cela facilite également la communication
entre donneur d'ordres et fournisseur en étant la base d'un
questionnaire interactif.
Les outils comme les
logiciels utilisés directement en groupe de
travail en améliore également la
productivité. |
| Pouvez-vous
préciser cette aspect " amélioration de la
productivité du groupe de travail "
? |
En effet, le
groupe de travail est une composante
primordiale de la démarche d'Analyse Fonctionnelle du Besoin,
il est vital de s'intéresser de près à sa
gestion.
Il est important ce groupe soit
pluridisciplinaire, et qu'il soit piloté par un
expert, aussi bien dans la méthode d'Analyse
Fonctionnelle du Besoin, que dans l'animation de groupe en
créativité.
Les logiciels
peuvent également apporter leur aide. Pour des grands groupes,
par exemple, il est matériellement difficile de réunir autour
d'une même table les experts concernés qui sont disséminés à
travers toute la France. Les logiciels de
groupware permettent d'améliorer la situation
en facilitant les échanges d'information à distance. Les
logiciels " CdCF " et "
APTE-Fonc " permettent, eux, d'être
plus réactif en réduisant les délais entre
chaque réunion grâce au compte rendu papier disponible dès la
fin de la séance de travail. Il permet également de réduire le
nombre de réunions de travail, par exemple, en guidant
dans la démarche, en facilitant l'utilisation d'outil
comme l'arborescence fonctionnelle, mais aussi en générant des
listes d'action ou des états d'avancement du
travail.
| |
|
- |
|
3/ Le CdCF :
une démarche structurée normalisée |
|
- |
| Toutes ces données sont
structurées dans une démarche normalisée. La norme NF
X50?151 (Déc.91) " Analyse de la Valeur, Analyse
Fonctionnelle, Expression du besoin et cahier des charges
fonctionnel ", fait partie du recueil de norme " Gérer et
assurer la qualité ".
L'AFAV (Association
Française pour l'Analyse de la Valeur) joue un rôle prépondérant au
sein des différentes commissions de normalisation française et
européenne, tant pour la normalisation que pour la promotion des
concepts qui y sont rattachés.
Le CdCF fait partie intégrante de la
démarche de conception qu'est l'Analyse de la
Valeur. Cette démarche comporte un plan de travail en
7 phases :
- - Orientation de l'action AV
- - Recherche de l'information
- - Analyse des fonctions et des coûts,
validation des besoins et des objectifs
- - Recherche d'idées et de voies de
solutions
- - Etude et évaluation des solutions
- - Bilan prévisionnel, présentation des
solutions retenues - décision
- - Réalisation - Suivi -Bilan
Le CdCF est le document qui formalise le
résultat des trois premières étapes et qui sert de référence aux
suivantes.
La norme AFNOR NF X 50?150 définit le
CdCF comme le "document par lequel le
demandeur exprime son besoin (ou celui qu'il est
chargé de traduire) en terme de fonctions de
service et contraintes. Pour chacune d'elles sont définis
des critères d'appréciation et leurs niveaux. Chacun de ces niveaux
doit être assorti d'une flexibilité."
Les principaux éléments
constitutifs d'un CdCF sont:
- La présentation du problème qui
permet de poser brièvement le sujet
en précisant le produit,
son marché, le contexte du projet et les objectifs.
- L'énoncé
fonctionnel du besoin dans chaque situation d'utilisation du
produit.
- Le cadre de réponse qui facilitera le dépouillement
des réponses. |
|
- |
|
Structuration de l'énoncé
fonctionnel du besoin : |
|
- |
|
|
|
- |
| Rechercher
les fonctions en considérant le produit comme une boîte noire au
sein du milieu environnant.
Ordonner les fonctions
dans un arbre fonctionnel par des relation de dépendance.
Caractériser les
fonctions par des critères d'appréciation, assortis de leur niveau
de performance souhaité et d'une indication de flexibilité, afin que
le CdCF soit ouvert et négociable. |
|
- |
|
|
|
- |
| Hiérarchiser et/ou
Valoriser les fonctions |
|
- |
|
|
|
- |
| 4/ Le CdCF:
outil d'expression du besoin et d'aide à la
conception |
|
- |
| Outil d'expression de
besoin, par l'analyse fonctionnelle du besoin en
langage utilisateur, reconnu de plus en plus
d'entreprises et d'organismes institutionnels.
Outil d'aide à la
conception comme point de départ de
l'AMDEC, du QFD, du management de projet, des méthodes de
spécification métier (SADT, COO, GRAFCET ...) ...; le CdCF n'est pas
une fin en soit. |
|
- |
| Si vous voulez
éviter cela... |
|
|
|
...vous avez sans doute quelques nouvelles idées
! |
|
|
- |
|
- retour en
haut de page - |
|
© 1999 TDC. Tous
droits
réservés | |