En arrivant le matin au bureau

Code de la porte d'entrée de l'immeuble : 4319B
Monter au 2ème étage - Porte à gauche
Ouvrir la porte d'entrée avec votre clé
Passer le badge noir sur le gros bouton noir à droite de la porte
- NOTE : le premier arrivé doit ouvrir avec la clef et le dernier à partir doit fermer avec la clef
Désactiver l'alarme en passant le badge coloré sur le socle à gauche après la porte d'entrée (une petite fleur métallique rappelle le badge).
En cas de perte des badges/clef, en avertir immédiatement GM et PJ.

Les pauses

Une cafetière ainsi qu'une bouilloire sont mises à la disposition des consultants dans le "coin cuisine".
Chacun peut acheter régulièrement du café en grain/ des capsules.
L'eau pour le café se prend à l'évier
Il est possible de prendre sa pause-déjeuner dans la salle "cuisine". Un réfrigérateur est à disposition ainsi qu'un four à micro-ondes.
Aérer et ventiler régulièrement
Fermer la porte afin d'éviter les odeurs et le bruit susceptibles de déranger.
En quittant la salle de réunion, vérifier que celle-ci est propre. Les armoires doivent être fermées, les chaises rangées. Du produit vaisselle et une éponge sont à disposition au "coin cuisine".
Si vous sortez pour déjeuner, assurez-vous qu'une personne de Sunnikan est toujours présente pour répondre au téléphone. Si personne n'est présent, activez le répondeur.

La société extérieure CLEANSET intervient tous les mardi et vendredi de 15h45 à 17h pour faire le ménage dans les locaux.
L'employé CLEANSET doit signer lors de ses passages un document intitulé "Feuille de passage - Ménage" qui se trouve dans le bureau de l'assistante.

Les fournitures sont à disposition dans les placards situés dans le couloir, à côté de l'imprimante. Vous pouvez en disposer à tout moment.
Si vous constatez que des fournitures manquent ou si vous prenez un nombre conséquent de fournitures, signalez-le à l'assistante.
En cas de besoins spécifiques, vous pouvez demander à l'assistante ce dont vous avez besoin, en essayant d'anticiper vos besoins.
Le papier blanc A4 se trouve à côté de l'imprimante SHARP.
Les classeurs blancs se trouvent dans les placards de la salle de réunion.
En cas d'absence de l'assistante et de besoin urgent, voir la procédure de commande de fournitures. *** A REVOIR

Les timbres et la bannette de courrier départ est à disposition dans le bureau de l'assistante. Un dossier noir contient les timbres ainsi qu'une fiche de tarifs. Procédure de commande de timbres. *** A REVOIR
A la réception d'un courrier, la secrétaire :
- Tamponne la date
- Renseigne la mire mission correspondante
Sur le bureau de l'assistante, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin :
- Un rouleau de timbres au tarif ordinaire
- Une machine pour peser les lettres
- Du scotch
- Un tampon commercial Sunnikan Consulting
Les lettres recommandées sont gérées par l'assistante. Il vous suffit de lui indiquer l'adresse du destinataire et de lui préciser s'il s'agit d'une lettre recommandée avec ou sans AR.
Départ du courrier : 16h00 - Passée cette limite, le courrier partira le lendemain à la même heure, sauf si vous précisez à l'assistante qu'il s'agit d'un courrier urgent, auquel cas il partira par La Poste le lendemain matin.
Vous pouvez mettre votre courrier personnel timbré dans la bannette.
Tout courrier postal doit être généré avec la macro Courrier afin d'être répertorié dans le Chrono courrier ou alors doit être accompagné d'une carte- courrier Sunnikan

En cas de déplacement et selon vos besoins, l'assistante s'occupe de vos réservations de train, avion, hôtel, etc. Pour cela, vous devez lui adresser un mail en précisant :

Autrement, vous pouvez effectuer directement votre réservation via Egencia, notre agence de voyage.

Pour prétendre au remboursement des notes de frais, il faut impérativement conserver toutes les factures.
Voir procédure

Penser à éteindre systématiquement les lumières des bureaux et du couloir en quittant une pièce.
Au lieu de jeter les documents devenus obsolètes, s'en servir de brouillons.
Imprimer les documents couleur uniquement lorsque cela s'avère nécessaire.

vérifie qu'il n'y a personne d'autre,
s'assure que toutes les fenêtres sont fermées,
vérifie l'extinction des lumières,
si vendredi, vérifie que les portes sont toutes fermées
ACTIVE L'ALARME
Ferme la porte à clef
Note : si vous ne possédez pas de clé, assurez-vous de ne pas être le dernier à partir

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