Savoir rédiger
Rédiger une Annexe de Procédure (avec WORD)

Mise à jour le 04 septembre 2012 (GM)

Ces conventions établies permettent de mieux gérer les versions et l'identification de ce type de document.

Conventions d'appellation pour les annexes de documents

Pour un formulaire : mot clé_TF.doc (formulaire en français)
Annexe de Procédure : SOP-XXX-YYa.doc

Propriétés du document

Vérifier systématiquement les Propriétés du document avant envoi au Client (et avant capitalisation) +++

Utiliser les champs "Propriétés du document" dès qu'une une information est dupliquée dans plusieurs parties du document (ne pas oublier de les mettre à jour !)

Renseigner systématiquement les propriétés du document.

Cette distinction, entre le modèle de document et le document lui-même, va permettre de gérer les versions et l'identification du modèle du document et du formulaire.

Il suffit donc de renseigner les Propriétés du document, conformément au tableau ci-dessus.

Par exemple :

Champ (en Français)	Champ (en Anglais)	Contenu
Titre	Title	Titre du modèle	Identification du modèle de document
Sujet	Subject	Modèle Version n° 0.1 en date du jj mm AAAA Template Version # 0.1 dated dd Mm YYYY
Auteur	Author	SUNNIKAN Consulting
Responsable	PropriétésDoc - Manager	Référence du modèle Template Reference
Société	PropriétésDoc - Company	Client	Identification du Document en lui-même
Catégorie	PropriétésDoc - Category	Titre du document
Mots-clé	Keywords	Document Version n° 0.1 en date du jj mm AAAA Document Version # 0.1 dated dd Mm YYYY
Commentaires	Comments	Référence du projet (ex : essai clinique)

Une fois que les Propriétés du document on été renseignées, les champs leur correspondant sont à insérer. (Note: une fois inclus, ces champs apparaissent en faisant Alt F9.)

Par exemple :

en-tête d'un formulaire : identification du document en lui-même

pied de page : identification du modèle de document

L'annexe à envoyer au Client étant en version 0.1 (draft), la date de la version envoyée du modèle d'annexe (Version dated...) correspond à la date de l'envoi de celle-ci. Cette date est à implémenter au niveau du pied de page (champs : Subject).

Modèle de document

Schéma Annexes

Fonctionnement des modèles de documents Word utilisé pour la gestion des annexes :

Les annexes sont des modèles de document Word.
A partir d'un modèle de document, il est possible d'effectuer deux actions :
- Ouvrir le modèle de document pour le modifier ("Fichier > Ouvrir" sous Word ou "clic droit > Ouvrir" dans l'explorateur de fichiers)
- Créer un nouveau document word d'après le modèle ("Fichier > Nouveau" sous Word ou "clic droit > Nouveau" dans l'explorateur de fichiers)

PJ : inclure un lien vers la formation Client à l'utilisation des annexes ainsi qu'un détail des références sur les documents

Champs

Les champs sont utilisés pour les gérer les données répétées un grand nombre de fois. Leur utilisation peut être aussi simple que la numérotation des pages ou aussi complexe que des calculs de tableaux.

Raccourcis Claviers

F9	mettre à jour le champ sélectionné
Ctrl + F9	insérer un champ
Shift + F9	Basculer le code de champ sélectionné
Alt + F9	Basculer tous les codes de champ
Ctrl + A puis F9	Sélectionner tous + Mettre à jour les codes de champs

Tabulations

Poser les tabulations à leur juste place

les espaces répétitifs ne sont pas autorisés
les tabulations à la suite ne sont pas autorisées +++
utiliser les tabulations pour créer des zones à remplir (ne pas utiliser une série de "_" ou d'espaces)

Pour faire des lignes dans un formulaire :

ne pas utiliser les caractères ___ ou ......
utiliser des tabulations avec des points de suite

Sauts de page

poser les sauts de page à leur juste place
les sauts de ligne répétitifs pour faire un saut de page ne sont pas autorisés

Tableau

création d'un tableau : il doit être aligné à gauche (cf. Propriétés du tableau), sans retrait négatif, la marge doit être suffisante pour prévoir la perforation du document pour intégration dans un classeur.

Format de tableaux

Habillage

Les tableaux se comportent à certain titres comme des images ou des graphiques, selon l'habillage qui leur est appliqué, ils peuvent être flottants, encadrés, séparés, etc. Il est recommandé de ne pas utiliser d'habillage.

L'habillage est paramétrable via les propriétés du tableau (clic droit sur le tableau > Propriétés du tableau > Habillage > Aucun)

Fractionnement

Pour séparer un tableau en deux :

se positionner sur la ligne en dessous de la séparation désirée,
effectuer un clic droit et sélectionner "Fractionner le tableau"

Ligne d'en-tête

Sélectionner la première ligne du tableau
Clic droit > Propriétés du tableau > Cellule
dans cet onglet, choisir un Alignement Vertical Centré

Quand un tableau fait plus d'une page de hauteur, il est préférable de répéter la lignes d'en-tête :

sélectionner la première ligne du tableau
clic droit > Propriété du tableau > Ligne
dans l'onglet "Ligne" cocher la case répéter en haut de chaque page en tant que ligne d'en-tête.

Espacement dans la ligne d'en-tête du tableau :

Sélectionner le ligne d'en-tête
Aller dans Format > Paragraphe
Dans l'onglet Retrait et espacement mettre un espacement de 3pt avant et 3pt après.

Autres lignes

Sélectionner les autres lignes du tableau
Clic droit > Propriétés du tableau > Cellule
dans cet onglet, choisir un Alignement Vertical Centré

Modèle d'Annexe

Modèle d'Annexe avec un tableau (mise en page Portrait)
Modèle d'Annexe avec un tableau (mise en page Paysage)
Modèle d'Annexe avec macro pour gestion des versions

Fin du document

terminer les documents WORD par 5 soulignés centrés : _____

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