Méthodologie de capitalisation de l'Intranet Scientifique

Mise à jour le 13 mars 2013 (AV)

Méthodologie "pratique" de capitalisation

Analyse de l'existant au 14 février 2013 (SB/AV)

Situation actuelle	Raisons évoquées	Solutions proposées
Classeurs blancs (textes réglementaires) : Documentation existante mais non mise à jour régulièrement (il existe une 20aine de classeurs blancs / Date de dernière MAJ : fin 2011)	Classeurs Blancs non utilisés par les Consultants (Consultant imprime directement à partir des pages de l'Intranet)	Définir les besoins des Consultants en terme de classeur ++ Redéfinir le contenu des classeurs blancs : par exemple, textes opposables uniquement (pas de guidelines ou de textes trop spécifiques).
La capitalisation se fait : - 90 % dans les ST (parfois pas de capitalisation entière type "ST" mais seulement résumé de la veille) , - 10% dans les SOP et Check-list d'audit (en général, seul un avertissement est intégré - pas de capitalisation approfondie).	Pour les SOP : Frein SOPXML - MAJ compliquée / était plus facile en html Parfois, besoin d'un autre senior pour validation de la MAJ Pour les CL d'audit : avertissement intégré (pas de validation senior)	Imprimer la SOP - mettre à l'écrit ce qu'il y a à modifier Le responsable SOPXML saisit la modification. Définir un plan d'actions sur le "reste à faire" en terme de capitalisation (cf surlignage orange) Faire un point 1 fois par mois après la publication de la veille avec un autre senior sur la capitalisation
Les fiches de capitalisation ne sont plus utilisées (Date de dernière création de fiche : 2009).	Chronophage + manque de suivi sur ces fiches. Format Papier	Remplacement par un tableau Excel "Capitalisation" (+ aide fonction support ?)

Quelques chiffres :

Volumétrie (à vérifier si MAK ok) [Trouver les chiffres à partir de recherche dans l'explorateur GM]

	ST	SOP	CL
RBM	300 [360 ? GM]	à définir	à définir
AR	à définir	à définir	à définir
PV	130 GM	à définir	à définir
VSI	à définir	à définir	à définir
DM	à définir	à définir	à définir
LABM	à définir	à définir	à définir
EPIDEMIO	à définir	à définir	à définir

Temps TicTac :

Temps "Capitalisation" :
- capitalisation interne (réponse aux questions des Consultants) [ce n'est pas de la capitalisation !! GM]
- Finalisation post veille de la capitalisation : MAJ des ST, SOP, CL finalisée
- capitalisation en dehors de toute mission = amélioration de la capitalisation de l'intranet
- grosse MAJ (ex : cas d'un décret important)
Temps "SUN.eVeilleRB" : capitalisation et facturable pendant la veille

	2011	2012	Delta	Remarque
Temps "capitalisation"	12 % ETP	10% ETP [< 2 j /mois Estimer un besoin 3 j/mois ? GM]	Temps de capitalisation diminué
Temps "SUN.eVeilleRB"	20% ETP	20% ETP [= 3,6 j /mois Quel est l'objectif ? 3 j/mois ? GM]	Temps passé sur la veille stable avec gain de 10 clients	dont 1% ETP en gestion des abonnements (qui pourrait être basculée à une fonction support)
Temps "Veille Roche"	8% ETP	5% ETP [< 1 j /mois GM]
Temps "Autre"	10% ETP pour l'AR 30% ETP pour les autres missions (CQ, SOP, Formation)	10% ETP pour l'AR 25% ETP pour les autres missions (CQ, SOP, Formation)
Temps "Sunnikan"	20% ETP dont 4,6% en prospection dont 15% (formation, juridique, méthodo, admin)	30% ETP dont 11% en rédaction, validation devis/contrat dont 1% en prospection dont 4% en formation
Nombre de clients	45 clients	55 clients	10 clients supplémentaires en 1 an

[ soit 60% de temps mission, 10% de capitalisation et 30% Sunnikan autre]

Remarques GM au 15 février 2013

Temps AV "Autre" (AR et autres missions) ?
Critère qualité d'une page intranet - évaluation d'un échantillon : Format de la page intranet - Respect : Titre / Résumé clair et concis compréhensible par tous / Citation

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