Finalité

Pouvoir retrouver le plus vite possible les documents recherchés dans le système d'information Sunnikan (à partir de l'intranet, du SharePoint ou de Shared)
Standardiser, sinon harmoniser, le classement de la documentation afin que Consultants et fonction supports puissent accéder simplement à l'information recherchée
Valider (?)

Introduction

Les principes s'appliquent autant aux documents concernant la société qu'aux documents rédigés dans le cadre d'une mission, afin :

d'éviter de perdre du temps dans la recherche lorsque le Consultant ou un Support souhaitent accéder simplement à un document administratif ou un document de mission,
de rendre possible et efficace la recherche automatisée (ex : fonction de Recherche),
de faciliter le classement d'un document reçu ou envoyé.

Note : le site SharePoint peut pointer vers des documents se trouvant dans les répertoires de l'intranet et inversement - c'est pourquoi il est important de définir cette méthodologie de classement de la documentation afin d'éviter les documents doublons.

Les Répertoires sous Shared (U:) [ FAIRE DU TRI ET METTRE A JOUR LES DOSSIERS - VOIR AVEC PJ aussi] - Faire Disparaitre Shared à terme ? (commentaire CBA)

VOIR AVEC PIERRE POUR FAIRE DES PLIER DEPLIER pour chaque partie ???? - Peut-être - Faire un Shéma récapitulatif ?? et accès à chaque partie directement... ?

Administratif - A discuter avec GM de la façon d'organiser les répertoires admin et leur contenu

LOCAUX : informations selon localisation du bureau
- HISCOX_ResponsabiliteCivile
- KBIS : Extrait d'immatriculation principale au registre du commerce et des sociétés (MAJ au 14 septembre 2019 - mettre l'info sur la première page de l'intranet plutôt qu'ici)
- LOCAUX_BORDEAUX : Assurance et Fournisseurs spécifiques à Bordeaux (HW13)
- LOCAUX_FONTENAY : Assurance et Fournisseurs spécifiques à Fontenay-sous-Bois (CLEANSET - SEFAL PROPERTY)
- LOCAUX_LYON : Assurance et Fournisseurs spécifiques (DELTA_3C)
COMPTABILITE_DBF : documentation relative à la comptabilité de Sunnikan
- Attestation_Fiscale : regroupe les attestations de régularité fiscale de la société - déclaration effectuée 1 fois par an
- 20XX_LCL_Releves : regroupe les relevés bancaires du LCL utilisés pour la mise à jour de la facturation du Portail
- 20XX_Factures : Factures et avoirs émis classés par ordre d'émission par année
  - fichier Excel 0_FAC-19.xls avec la liste des factures émises et leur validation
  - fichier 0_FACTURES_IMPAYEES.xlsx pour le suivi des relances des factures impayées
- 20XX_FDM_EGENCIA : tous documents relatifs aux Frais de mission (FDM)
  - 0_EGENCIA_Factures : Fichiers récapitulatifs des décomptes et Factures EGENCIA associées
  - Done : regroupe les fichiers de FDM et scans des justificatifs associés en attente d'être intégrés à la suite d'une facture émise.
  - Justificatifs : regroupe les scans des justificatifs par consultant et par mission en attente de refacturation au client. Une fois traités, ils sont basculés dans "Refacturé client".
  - Log : regroupe les fichiers excel bruts de FDM suite à l'extrait via Eurecia (=Todo avant script)
  - Todo : fichier brut Excel de FDM issu d'Egencia non encore au format Sunnikan (avant script) - ce répertoire doit être vide après lancement du script de FDM
  - Done : fichier mis en forme Excel de FDM issu de "Todo" converti au format Sunnikan après lancement du script de FDM
- Facture_FDM_Template
  - Modèle du fichier Excel des factures et avoirs édités (en FR et EN)
  - Modèle du fichier du récapitulatif du montant des justificatifs de frais joint à la facture de Frais de Mission
COURRIERS : éventuels courriers rédigés par le personnel Sunnikan à destination d'un client ou d'un fournisseur
- Chrono_20XX.docx : liste des courriers dans le répertoire
FOURNISSEURS : répertoires regroupant les documents relatifs à un fournisseur général Sunnikan
- FOURNISSEUR_Objet
RESSOURCES_HUMAINES
- 0_EMPLOYES_SUIVI_20XX : regroupe les éléments non confidentiels en rapport avec les employés Sunnikan
  - ARRETS_TRAVAIL_JUSTIF : répertoire qui contient le scan des arrêts de travail des employés
  - PLANNING_MENSUEL : planning mensuels des jours travaillés / congés pris
  - TICKETS_RESTAU : fichier mensuel des commandes de tickets restaurant
  - TRANSPORTS_JUSTIF : justificatifs concernant les abonnements par employé
- 0_PROFILS_EMPLOYES
  - Répertoire par employé regroupant Carte d'identité, Passeports, Visas, CV Original, CV Sunnikan Fr et En / Short Bio (Note : Peut-être dans le répertoire Communication // ou lien vers la page "Communication"?)
- Autres Répertoires Fournisseurs en rapport avec les RH
- URSSAF: Attestation de fourniture des déclarations sociales et paiement des cotisations et contributions sociales (MAJ 18 juin 2019 - mettre l'info sur la première page de l'intranet plutôt qu'ici)

Intranet ????? - à supprimer ???? - VOIR PJ

A compléter

Missions - VOIR PJ

ZModeles_Missions : répertoires modèle relatif au script de création mission
- Modèles de devis
- Modèle de documents : Justificatifs Frais.... ? (à déplacer dans admin avec template facture ?)

0_ChronoMission.xlsx : liste des missions créées dans le portail - utile pour toute recherche urgente basée sur des mots-clefs

Photos

Répertoires photos pour les évènements Sunnikan - Photos portraits des Consultants

Ressources

Répertoires informatiques - VOIR PJ - FAIRE DU TRI ?

Synchros

Répertoires synchronisés pour certaines missions ? VOIR PJ descriptif ?

Les Sites SharePoint /Les répertoires [ FAIRE DU TRI ET METTRE A JOUR LES SITES - A COMPLETER ]

SHAREPOINT - Mission - à partir de la Page d'accueil du site

Sur la page d'accueil :

0_Missions.xlsx : outil de planification - Classé dans le répertoire SharePoint Mission/Documents
Expérience des Consultants en audits : tableau de suivi de l'expérience des auditeurs - Classé dans le répertoire SharePoint Mission/Documents
Suivi des formations Sunnikan : outil de suivi de la plannification et de l'administratif des formation. Ce document sert également pour la déclaration en tant qu'organisme de formation qui a lieu courant avril - Classé dans le répertoire SharePoint Formation SC/Documents - à déplacer ??
Liste des Projets et Missions en cours : affichage "Consultant" basé uniquement sur le statuts des projet en cours et missions en cours
Accès à la liste complète des missions selon leur statut (projet / mission / archives)
Contrat Cadre et autres : autre affichage pour accéder au suivi contractuel (PERTINENT OU NON - A CONSERVER ??? VOIR AVEC PAULINE - Site "Suivi contractuel" ??)

Affichage d'un site mission à partir de la liste des missions :

Site "AssReg" : Accès aux répertoires des assistances réglementaires classés par client
- Réponses aux assistances réglementaires / Tableaux de suivi et bons de commande
Site "Mission Généraliste / audit " : Accès à la mire détaillée de la mission et aux répertoires relatifs à chaque type de mission
- Devis_Contrat : documents concernant les aspects contractuels de la mission (Devis / Contrat / Conventions / Bons de commande / Accords de Confidentialité ? Voir avec Pauline si doublon ?)
- Doc_Client : documents envoyés par le clients
- Doc_Qualité : documents envoyés par Sunnikan au client (Rapports d'audit / Agenda d'audit / Mandat d'audit ...) ?
- Doc_Formation : documents administratifs de formation (liste de présence / attestations / support de formation / résultats des questionnaires de satisfaction SUrveyMonkey)
Site Formation Sunnikan inter-entreprises : les répertoires suivants sont créé par date de session
- Ex : Session_01_J1_J2_Avril20XX :
  - Doc_Contrat : Conventions - Bulletins d'inscription - Bons de commande - Feuille de présence - Convocations - Courrier OPCA
  - Doc_Impression : Supports de formation - Chevalets - Couverture classeur - Panneau de porte
Site Client "Contrat-Cadre" : lorsque le client souhaite l'établissement d'un contrat-cadre
- Document contrat-cadre
- Copie du Contrat pour une mission donnée relatif au contrat cadre - l'original du contrat se trouve dans le répertoire Devis_Contrat de la mission donnée (Ex : Wok-Order)
- .....

SHAREPOINT - Veilles réglementaires RIPH et OGM ( A REVOIR AVEC PAULINE)

Méthodologie pour l'envoi via liste de distribution - Champ d'application de la veille - Informations économiques - BULLETIN ????? (MAJ le lien) - Méthodologies - Tableau de comptage des abonnés (mis à jour selon les listes de distribution RIPH et OGM)
Mire Mission : obsolète - n'est plus utilisée car doublon avec la liste "CLIENT" - à supprimer
Clients : liste permettant la gestion des abonnés aux veilles RIPH et OGM selon le statut de l'abonnement Prospect / En cours / Relance / Ne souhaite pas se réabonner (revoir les statuts avec Pauline ?)
Bulletins : regroupe les bulletins des abonnés par année et les modèles de documents (bulletin général et spécifique)
- Abonnés_20XX : regroupe les bulletins des clients et les bons de commandes, si applicable
- Doc_Contractuels : modèles des bulletins selon les états / Dans 1V_Approuvé sont placés les bulletins en cours de validité
- Autres documents à la racine à trier ??? - PAULINE PAULINE
Liste de distribution RIPH : adresse de chaque clients sur laquelle est envoyé la veille RIPH - mis à jour selon le bulletin complété reçu
Liste de distribution OGM : adresse de chaque clients sur laquelle est envoyé la veille OGM - mis à jour selon le bulletin complété reçu
Numéros RIPH et OGM : numéros des veilles rédigées classés par année
Autres documents : faire le tri ou lister et expliquer à quoi ils correspondent - PAULINE PAULINE