Tâche

Facteurs-clé de succès

Objectifs / Résultats attendus

Assistante du Directeur

• Rigueur,
• Initiative, anticipation, force de proposition
• Gestion des priorités
• Polyvalence
• Efficience
• Bon relationnel, sens de la  communication
• Autonomie
• Discrétion
• Implication dans son travail et dans l'entreprise

• Attitude centrée sur le Directeur
  • interaction forte avec le Directeur
  • feed-back rapide et exhaustif sur les actions (réalisées, en cours)
• Anticipation et résolution des problèmes (efficience)

• Préparation des informations et de la documentation
• En son absence, vérification des courriers électronique avec tri et anticipation des réponses, interface avec la société
• Filtre téléphonique
• Anticipation, logistique et suivi de ses RDV externes
• Aide au classement et au rangement

• Connaissance et anticipation du planning du Directeur
• Interface d'informations entre le Directeur et les Consultants
• Anticipation de ses déplacements : feuille de route...

Gestion Administrative

• Vue globale
• Anticipation
• Organisation, rigueur
• Force de proposition

• Tenue des classeurs de la documentation de la société
• [Préparation des documents pour le Cabinet d'Expertise Comptable]
• Relations avec les fournisseurs et autres interlocuteurs généraux

• Documentation classée, claire, exhaustive

• locaux (documentation des équipements)
• moto
• risques techniques (documentation des équipements)
• responsabilité civile

• indicateurs du mois
• indicateurs de mission
• indicateurs de Consultant
• budget annuel : préparation et suivi
• indicateurs TicTac, temps facturable, temps passé, temps mission

• Planification, émission, suivi, relance des Factures Clients
• Documentation des paiements
• Planification, préparation, émission, suivi, relance des Notes de Frais Clients
• indicateurs mensuels liés aux factures et paiements
• [Réponse aux demandes du Cabinet d'Expertise Comptable]

• Anticipation, vue globale
• Organisation, Rigueur
• Force de proposition

• Optimisation des délais de paiement (relance systématique et suivie des clients en cas de retard de paiement)
• Exactitude des modalités de facturation (adresse...)
• Reporting mensuel

• réception, identification, suivi, optimisation

• préparation des éléments de salaire
• commande, distribution et suivi des Tickets Restaurant
• Suivi des congés payés et des RTT
• Suivi administratif : arrêt maladie, arrêt maternité, mutuelle, prévoyance
• Collecte des Notes de Frais Consultants en début de mois

• Informations exactes, exhaustives, présentées au bon moment

• Rédaction et mise à jour des modes opératoires correspondants

Coordination Locaux et Fournisseurs

• Vue globale
• Initiative, force de proposition, anticipation
• Rigueur du suivi

• EDF
• France Telecom
• Protection Incendie (SAMI 94)
• LA Poste (autorisations)
• FONCIA (propriétaire des locaux)
• Société de nettoyage
• déménageurs

• Suivi des consommations
• Documentation exhaustive et fiable

• équipements : mobilier, fournitures relatives aux locaux, destructeurs de documents (photocopieur géré par Informaticien)
• rangement des locaux
• économies d'énergie et de fournitures
• Animateur de la démarche 5S à SUNNIKAN

• Locaux propres et rangés
• Fournitures optimisées

Coordination du Secrétariat

• Rigueur, anticipation

• Accueil des visiteurs
• Réception et gestion des fax
• Courrier (réception vers 11h30 - envoi avant 17h)
• Gestion du courrier Mission en réception :
  • dateur
  • renseignement dans la mire de la mission
  • distribution

• Courrier reçu : disponible à midi, tamponné, documenté, analysé
• Courrier au départ : posté avant la levée
• Disponibilité permanente

• Organisation des déplacements des Consultants:
  • planification
  • commande de billets, réservations
  • adaptation en fonction des circonstances

• Rigueur, organisation, anticipation

• Tenue documentation SUNNIKAN

• Documentation classée, organisée par thème, exhaustive et fiable

• Rédaction de courrier

• Utilisation de la macro Courrier
• Formulation
• Registre exhaustif et fiable

• Accueil téléphonique

• Accueil
• Organisation du standard
• Connaissance des fonctionnalités du téléphone
• Aiguillage approprié des appels
• Réponse en moins de 3 sonneries (mise en sonnerie générale hors du bureau ??)
• Réponse en anglais pour les appels en anglais

• Commande et gestion des fournitures de bureau

• Économie
• Ordre

• gestion rationalisée
• Fournitures rangées et disponibles
• Absence de manque pour les fournitures stratégiques (papier, toners d'imprimante...)

Gestion administrative des Projets / Missions (P/M)

• Création et clôture des P/M
• Mise à jour et suivi du SI "6"
  • Saisie et mise à jour des sociétés, des départements, des interlocuteurs, des P/M, des devis
  • [Mise à jour et suivi du Classeur Devis "6"]
• Mise à jour et suivi de 0_Missions.xls
• Gestion administrative des contrats [aide à la rédaction]
• Aide à la création des Notes de Frais Clients
• Collecte des Bilans Mission
• Indicateurs liés aux P/M
• Formation des Consultants (nouveaux arrivants)

• Rigueur, organisation
• Bon relationnel avec les Consultants

• Temps passé par tâche
• Indicateurs à jour
• Systèmes d'information SUNNIKAN fiables et à jour :
  • O_Missions.xls
  • "6"
  • Portail
  • [Dossiers Rouges]

• Suivi des Dossiers Rouges ??
• Aide à la création de documents de mission :
  • devis, contrats
  • Certificat d'audit, courrier client...
  • pour mission de formation : convention, kits de formation, liste de présence, attestation, supports, salle de formation
• Participation à la création des Notes de Frais Clients
• Organisation des déplacements, hôtels, réunions
• Gestion administrative et logistique des formations inter et intra-entreprises

• contrôle qualité
• audit
• rédaction de procédures

Projets