Rédiger une lettre chez Sunnikan

Mis à jour le 08 mars 2013 (SB)

Principes

• Nos courriers doivent refléter notre professionnalisme c'est à dire :
  • ils doivent être exempts de faute d'orthographe et de faute grammaticale
  • ils doivent être cordiaux, objectifs, clairs, logiques
• Nos courriers doivent être validés systématiquement par un Consultant Senior avant la mise sous enveloppe
• Nos courriers doivent être tracés :
  • par l'utilisation du script "Courrier" qui créé et enregistre les références de nos courriers dans un fichier Word
  • les courriers sont ainsi directement accessibles via ce fichier Chrono par un lien hypertexte

Quand rédiger un courrier

Rédiger un courrier Sunnikan :

• pour répondre à un fournisseur sur un sujet particulier
• pour accompagner un règlement de facture à la demande de GM

Rédiger un courrier Mission :

• pour accompagner l'envoi d'un document mission (ex : rapport d'audit, rapport de contrôle qualité, certificat d'audit...)
• pour accompagner l'envoi d'une facture si la facture est adressée à un opérationnel

Cas où il est inutile rédiger une lettre d'accompagnement :

• à la demande du Consultant qui décide de joindre un carton d'accompagnement au document envoyé.
• cas de factures :
  • lorsque la facture est adressée directement au Service Comptabilité Fournisseurs, mettre directement la facture validée sous enveloppe.
  • lorsque les factures sont relatives à SUN.eVeille Recherche Biomédicale ou aux Assistances Réglementaires, joindre un carton d'accompagnement signé par le Consultant.

Note : dans la mesure du possible, tout document officiel doit être accompagné d'une lettre d'accompagnement tracée.

Mode opératoire

• Ouvrir le script "Courrier" et compléter par défaut les informations suivantes :
  • Civilité : par défaut, Monsieur ou Madame.
  • Nom : Prénom et NOM du destinataire
  • Objet : Objet du courrier, s'il s'agit d'une mission, y indiquer les référence entre parenthèses
  • Type de courrier (Lettre ou Fax, en Français ou en Anglais)
• Cliquer sur OK

• Le script "Courrier" remplit automatiquement le fichier Chrono et attribue une référence à la lettre : par défaut les initiales du rédacteur/Annéedelalettre_Numérodelalettre. Ex : SB/2013_999

• La lettre sous Word est créée :

• Taper la lettre :
  •  en pensant à systématiquement mettre un titre "A l'attention de Mme/ Mr / Dr..." 
  • en respectant les consignes (en vert ci-dessus), les formules de politesse, etc.

Note : le Consultant peut déléguer la rédaction d'une lettre et vouloir la signer. Dans ce cas, il le notifie à l'Assistante qui mettra l'identité du Consultant dans le pavé de signature.

• Vérifier l'orthographe et la grammaire : sous Word : onglet "Révision" / "Grammaire et orthographe"

• Enregistrer (par défaut l'enregistrement de la lettre se fait dans le répertoire Administratif (V:)\20AA\Courriers dans lequel on retrouve le Chrono_20AA.docx ainsi que toutes les lettres rédigées)

• Faire valider la lettre auprès d'un Consultant Senior avant de la mettre sous enveloppe. Ceci afin de contrôler la pertinence du message, le nom du destinataire, l'orthographe, etc... . Le Consultant Senior doit mettre ses initiales en bas à droite de la lettre.
  • S'il s'agit d'un courrier relatif à de l'administratif Sunnikan, faire une copie de la lettre et la mettre dans le classeur ou le dossier en question.
  • S'il s'agit d'un courrier relatif à une mission :
    • scanner la lettre et la mettre dans le répertoire de la mission et/ou mettre une copie dans le dossier rouge de la mission :
      • Note : convention de nommage  du courrier : Lettre_InitialesRédacteur_RéférencesLettre.pdf

• renseigner la mire de la mission avec la référence de la lettre :

• Déposer dans la bannette "courrier" du secrétariat avant 16h si vous souhaitez que le courrier parte le jour même.

Note : l'envoi de contrat ou de tout document officiel en recommandé avec AR est à définir avec le Consultant Responsable. (Un courrier avec AR est au tarif d'environ 6 euros...)

Des règles de base de rédaction de courriers administratifs

Pour plus d'informations : Modalités de la communication administrative, Catherine VALLEE de l'École Supérieure de l'Éducation Nationale.

Extraits :

• " Des phrases bien construites vont d'une majuscule à un point. "

• " Le participe en début de phrase impose le respect du sujet de la proposition.

  • Exemple fautif : Restant à votre entière disposition, veuillez agréer, Madame, mes sincères salutations. ("Restant" n'a pas le même sujet que "veuillez").

  • Phrase correcte : Restant à votre entière disposition, je vous prie d'agréer... "

• " L'expression "ci-joint" :
  • s'accorde avec le nom auquel elle se rapporte quand elle est placée après ce nom. Ex : dont vous trouverez la copie ci-jointe (adjectif, donc accord).
  • est invariable lorsqu'elle est placée avant ce nom. Ex : Je vous prie de trouver ci-joint la copie de la lettre (adverbe, donc invariable). "

Rédaction de lettres en anglais - Références bibliographiques

Les deux livres suivants se trouvent dans le bureau de GM :

• La correspondance commerciale en anglais - Editions Pocket
• Model Business Letters E-mails & Other Business Documents - Shirley Taylor - Editions FT Prentice Hall

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