Teams permet d'inviter des participants externe aux réunions organisées. Il suffit de les inviter lors de la création de la réunion, et une invitation email avec un lien leur sera envoyé. Le message de l'invitation est éditable, comme un email.

Attention : Une réunion Teams est différente d'un appel direct et permet plus de fonctions :

• Sessions scindées
• Modération des micros
• Statut de présentateur/participant
• Export des logs de connexion
• Réactions et 'lever la main'

Les destinataires des invitations peuvent rejoindre la réunion :

• Soit avec MS Teams (requiert une installation et un compte microsoft
• Soit avec le navigateur EDGE

Si possible, effectuer un test en avance avec le client, car selon la configuration de son système informatique, de nombreuses fonctions peuvent être bloquées. Seul un test rapide son/vidéo/partage d'écran vous permettra de savoir que la connexion est possible.

Créer une réunion

Vous pouvez créer une réunion Teams de 3 manières :

• Depuis Outlook, créez un nouveau RDV dans votre calendrier puis transformez-le en réunion Teams:
  
• Depuis Outlook on the Web : Page du Sharepoint > Bouton App en haut à gauche dans le bandeau > Outlook > Calendrier > Nouvel évènement > Activer Réunion Team
• Depuis Teams, allez dans Calendrier > Nouvelle Réunion:
  

Ensuite, saisissez :

• les emails des participants
• les détails de la réunion (= email d'invitation)
  
• Les options de réunion. En jaune les options recommandées. Vous pouvez également désactiver activer la caméra pour les participants.
  

Une fois enregistrée, votre réunion apparaitra dans le calendrier Teams avec un bouton "rejoindre" à cliquer au moment où vous-même rejoindrez la réunion. Vous pouvez également à ce stade toujours configurer les options de réunion :

Des invitations seront envoyées aux participants. Le moment venu, ils n'auront qu'à utiliser le lien dans l'email pour rejoindre la réunion.
Seuls le navigateur Edge sera en mesure de gérer ce lien, s'il est ouvert avec un autre navigateur, un lien menant vers Edge sera proposé.

A faire : Invitation-type avec récapitulatif des fonctions

Une fois le lien cliqué / recopié, à moins que le client ne dispose déjà de Teams, il lui faudra utiliser le bouton "Rejoindre dans Edge" afin de lancer l'application :

Enfin une fois les périphériques audio et/ou vidéo vérifiés, il devra cliquer sur "Joindre Maintenant" et se retrouvera en conversation teams avec vous, comme d'habitude :

Si tout se passe bien, vous devriez être en conversation avec les participants externes comme vous le seriez avec un consultant Sunnikan. Garder à l'esprit que selon la configuration informatique du participant externe, certaines fonctions avancées comme le partage de fichiers ou le partage d'écrans complets seront peut-être désactivées.

Enfin si vous êtes en télétravail et ne souhaitez pas que vos interlocuteurs puissent voir ce qui se passe derrière vous, vous disposez d'une fonction "Flouter l'arrière-plan" lorsque vous êtes en conversation :

Créer une réunion pour un collègue

• Depuis Outlook desktop, afficher le calendrier du formateur
• Créer un nouveau rendez-vous pour le jour de la formation et activer l'option "réunion Teams"
• Modifier le texte de l'email pour ajouter les consignes (Cf template dans la méthodo formations)
• Modifier les options de réunion :
  • Qui peux ignorer la salle d'attente = "Tous"
  • Qui peux partager = "Moi seulement"
• Envoyer les invitations

Cas particulier : Créer une réunion pour un collègue en masquant la liste des participants (Formations INTER)

• Se connecter sous Outlook online (depuis une page Sharepoint > ouvrir le menu d'applications > cliquer Outlook)
• Afficher les calendriers partagés
• Cocher le calendrier du  formateur
• Décocher son propre claendrier
• Créer un nouveau RDV
• Activer l'option "Réunion Teams"
• Dans les Options de réponses", cocher "Cacher la liste des participants"
• Modifier le texte de l'email pour ajouter les consignes (Cf template dans la méthodo formations) et envoyer les invitations
• Revenir sur Outlook Desktop
• Afficher le calendrier du formateur et ouvrir le rdv créé
• Modifier les options de réunion :
  • Qui peux ignorer la salle d'attente = "Tous"
  • Qui peux partager = "Moi seulement"
• Valider puis Enregistrer le RDV sans envoyer les mises à jour

Description des Rôles

• Organisateur : Dispose de tous les droits, peut couper le micro des participants, présenter, promouvoir un participant au status de présentateur et vice-versa, envoyer des rappels d'invitation, accéder aux logs de connexions, présenter son écran, modifier les options de réunion, etc.
• Présentateur : Peut présenter son écran et dispose de droit de modération limités
• Participant : Ne peux qu'assister à la présentation. Dispose d'une fonction 'lever la main' pour attirer l'attention

Salle d'attente

La salle d'attente est une option qui permet de filtrer les arrivées des participants dans la réunion. Si activée, l'organisateur ou un présentateur doit effectuer une action pour leur permettre de rejoindre.

Les options de salle d'attente sont configurables dans les "Options de Réunion" lors de la création de la réunion, et également durant la réunion (Menu "..." > "Options de Réunion"). S'il n'y pas de problème de confidentialité particuliers, il est recommandé de configurer les options pour permettre à tous les participants d'ignorer la salle d'attente

Gérer le son

En tant qu'organisateur d'une réunion, vous pouvez :

• Couper le son de tous les participants (Dans le menu "...")
• Couper le son d'un participant (il peux le réactiver)
• Couper définitivement le son d'un participant (pas d'un présentateur. Il ne peux pas le réactiver)
• Promouvoir un participant au statut de Présentateur et vice-versa

Liste des participants / Logs de connexion

L'organisateur peut les récupérer durant la formation, ou mieux, après dans la fenêtre de conversation principale.

Quitter / Mettre fin à une réunion

En tant qu'organisateur, vous pouvez choisir entre :

• Quitter la réunion : les participants restent connectées
• Mettre fin à la réunion : Les participants sont éjectées

Les sessions scindées, ou salle, sont une fonction de visioconférence qui permet de séparer les participants en sous-groupes dans des réunions distinctes, pour des atelier par exemple.

Pour pouvoir utiliser les sessions scindées sous Teams, il faut :

• être dans une réunion programmée (pas un appel direct)
• être organisateur (les présentateurs ne peuvent pas.)

L'utilisation de cette fonction se fait en trois étapes

• Configurer le nombre de salle et répartir les participants. Seul l'organisateur le voit à ce stade.
  
• Ouvrir les salles. Attention, Teams impose un délai de 10 secondes incompressible lorsque vous ouvrez ou fermez les salles. Les participants sont alors réparti dans des réunions séparées avec leur propre canal de conversation et leurs propres logs. L'organisateur peux naviguer de salle en salle et procéder à des déplacements de participants. Il ne peux projeter que dans une seule salle.
  
• Enfin une fois les atelier fini, fermer les session ramène out les participants dans la salle principale. Là aussi un délai de 10 secondes est requis.
  

Une fois la répartition des participants créé, elle reste identique durant toute la réunion. Vous pouvez toutefois refaire l'attribution automatique si vous souhaitez que les groupes soient réarrangés d'une session sur l'autre.

UPDATE 31/01/2022 : Webex est abandonné pour Teams :

Suite aux dernières mises à jour Microsoft et à nos tests, nous allons abandonner la solution de visioconférence Webex pour Teams. Le choix de Webex à l'époque de son adoption était guidé par les fonctionnalités suivantes, que Teams ne possédait pas. C'est désormais résolu :

Fonction	Avant : Webex	Après : Teams
Inviter des personnes externes à Sunnikan	Invitation en passant par Joana via la plateforme Webex	Simplement ajouter la personne comme participant d'une réunion Teams (invitation avec lien envoyé)
Inviter des personnes sans compte Microsoft / sans Teams d'installé	Avant les dernières mise à jour, Teams ne pouvait pas	Invitation de tout type de compte Si la personne ne dispose pas de l'application Teams, il lui sera proposé un choix : - Installer Teams - Rejoindre via navigateur sans installation (Edge uniquement)
Créer des Sessions scindées	Dispo sous Webex	Beaucoup plus simple à réaliser Directement sous Teams uniquement pour les organisateurs de la réunion.)
Obtenir la liste des participants ainsi que les heures de connexion	Échanges entre PJ et Formateurs, requiert de récupérer les logs sur l'interface Webex et de les consolider.	Formateur en charge téléchargement des logs disponible directement dans l'interface teams de l'organisateur de la réunion à l'issue de la réunion ou même pendant la réunion via la liste des participants
Créer des réunions pour les autres	Utilisation de trois comptes partagés et communication des identifiants	Création de réunion teams dans le calendrier du formateur. Ce dernier devient alors l'organisateur de la réunion, avec tous les droits correspondants (mute, promotion d'un participant à un rôle de présentateur, sessions scindées, logs de connexion, etc.,)
Rejoindre une visioconférence par téléphone (Fonction peu utilisée, uniquement en dépannage d'utilisateur)	Webex dispose de numéros gratuits	- Option payante - Activable gratuitement durant un an - Recherches approfondies à faire
Quiz et Questionnaire de satisfaction	Quiz créés avec l'option sondage de webex, très limitées et requérant beaucoup de manipulations du formateur. Depuis remplacé par Klaxoon Questionnaires de satisfaction sous SurveyMonkey	Quiz restent sous Klaxoon Questionnaires de satisfaction bientôt également. Il existe une solution de sondage pour Teams (Microsoft Forms) mais dans sa forme actuelle, elle n'est ni accessible (pas assez d'options) ou alors trop chère (5€/utilisateur/mois)

Pour résumer, voici ce qui change dans la méthodo :

• Logistique Support
  • Joana continuera de créer et envoyer directement les invitations et la réunion pour vous*
  • Le jour de la formation, vous n'aurez qu'à rejoindre la réunion Teams de votre calendrier.
• Méthodo pour tous
  • La méthodo Teams a été mise à jour pour inclure ces informations :
  • https://intranet-me.sunnikan.com/05_Methodologie_Interne/Modes_Opera/Webex.htm
• Formation "Nouvel Arrivant"
  • Plusieurs slides ajoutées pour détailler ce que le formateur doit savoir :
    • Différence entre Appel Teams et Réunion Teams
    • Différence entre clôturer et quitter une réunion Teams
    • Comment récupérer la liste des participants (logs)
    • Comment rejoindre une réunion Teams organisée pour vous
    • Quelles sont les différences entre Organisateur, Présentateur et Participant
    • Comment modérer les participants d'une réunion Teams

Je suis à votre disposition pour organiser une petite démonstration de l'interface d'une réunion qui diffère légèrement de celle d'un simple appel.

Webex est un prestataire de téléconférence, permettant de joindre plusieurs personnes par téléphone ou via leur PC afin de discuter, partager des fichiers et des écrans. Attention ! Le produit que nous utilisons est Webex Meetings, à ne pas confondre avec les autres services de Cisco (Webex Teams qui est différent de Microsoft teams, Webex MyWebex, l'ancien site de Webex Meeting et Webex Training) :

Sunnikan dispose de 3 comptes Webex "Plus" afin d'organiser des téléconférences avec ses clients aisément. Ces licences sont attribuables depuis le site d'administration et ont été associées aux adresses suivantes :

• infotech@sunnikan.com (administrateur de la solution, apparait comme l'utilisateur "Sunnikan Consulting"
  • https://sunnikanconsulting.my.webex.com/meet/sunnikan (salle personnelle, pour les réunions organisées à la volée)
• webex1@sunnikan.com
  • Alias de messagerie lié à l'adresse de Joana
• webex2@sunnikan.com
  • Alias de messagerie lié à l'adresse de Joana

Attention! Les sites d'accès sont multiples et peuvent prêter à confusion :

• https://sunnikanconsulting.my.webex.com/ = Le site de votre compte "Webex Plus", permet de :
  • d'accéder à votre salle personnelle de réunion virtuelle,
  • de modifier vos paramètres
  • de programmer des réunions
• https://admin.webex.com/ = Le site d'administration Webex
  • Ce site permet d'administrer la solution Webex dans son ensemble.
  • Il n'est accessible qu'avec le compte infotech@sunnikan.com
  • il permet de gérer les utilisateurs de Webex Teams.
• https://meetingIn.webex.com = Ancien site de meeting Webex, ne pas utiliser.

Les codes d'accès des 3 comptes sont dans le Keepass de Sunnikan. Vous pouvez les demander auprès des fonctions Support.

Si la fenêtre suivante apparait, toujours choisir le site sunnikanconsulting.my.webex.com (sinon vous vous retrouverez sur l'ancien site de webex) :

Une fois connecté, vous devriez avoir cet affichage :

A partir de là, vous pouvez :

• accéder à l'interface d'administration en cliquant sur "Administration du site"
• Programmer une réunion en cliquant sur "Programmer"

Depuis l'interface Web https://sunnikanconsulting.my.webex.com/

A réception d'une demande consultant de programmation d'une réunion Webex (en général les informations sont données par email (date, durée et participants)), l'Administrateur Webex [ou le Consultant (si Urgence et que l'Administrateur Webex n'est pas disponible)] suit les étapes suivantes :

• Vérifie que le créneau demandé est disponible et n'entre pas en conflit avec une réunion déjà programmée :
  • Se connecte au calendrier partagé Webex@sunnikan.com qui centralise toutes les demandes :
    • depuis Outlook : Fichier > Ouvrir et Exporter > Dossier d'un autre utilisateur > webex / Calendrier
    • les demandes de réunion à programmer sont sous la forme d'évènement provisoire (catégorie de couleur vert)
    • les réunions planifiées des 3 comptes, en invitant systématiquement webex@sunnikan.com aux réunions
    • les réunion programmées sont sous la forme d'évènement confirmé (catégorie de couleur rouge)
  • OU se connecte à un compte Webex (cf ci-dessous) et vérifie dans le menu "Réunions" du compte. (se reconnecte avec un des autres comptes le cas échéant)
• Se connecte sur le site WebEx Meeting : https://sunnikanconsulting.my.webex.com/ [ CAPTURE ECRAN 1 ]
  • Attention ! Seuls les 3 comptes disposant d'une licence "Webex Plus" peuvent le faire !

• Saisie les identifiants d'un compte Organisateur
  • 3 comptes disponibles :
    • infotech@sunnikan.com (mdp : non disponible sur cette page pour des raisons de sécurité car admin. de la solution - à ajouter vu avec CBA)
    • webex1@sunnikan.com (mdp : Visio123*)
    • webex2@sunnikan.com (mdp : Visio123**)
  • Chaque compte disponible dispose d'une unique salle virtuelle et ne peux organiser plusieurs réunions en même temps. Au total, il est donc possible d'organiser autant de réunion que de comptes Webex Meeting disponibles.
• Clique sur Programmer [ CAPTURE ECRAN 2 ], et programme la réunion comme suit [ CAPTURE ECRAN 3 / 4 et 5 ] :
  • sélectionne le compte organisateur à utiliser parmi les 3 disponibles (Dans l'ordre de préférence : webex1 > webex2 > infotech)
  • saisit le sujet de la réunion (Sunnikan / CLIENT - Audit ou Formation ou autre.....), éventuellement un mot de passe simple (ex : SC01), la date et l'heure et la durée de la réunion
  • ajoute les adresses email des participants
  • ajoute l'adresse email du demandeur de la réunion (prenom.nom@sunnikan.com) afin qu'il reçoive l'invitation lui aussi
  • ajoute webex@sunnikan.com afin que la réunion apparaisse dans le calendrier partagé Webex (qu'il faudra passer en catégorie rouge une fois la réunion confirmée / programmée)
  • complète au besoin l'ordre du jour, joint des fichiers (attention à la confidentialité) et éventuellement protège la réunion
  • dans les options avancées, coche "Autoriser toutes les personnes ayant un compte d'organisateur.... à partir d'un périphérique vidéo." et au niveau des privilèges invités, donne les droits voulus aux invités (en général coche toutes les cases)
  • Valide la programmation de la réunion après vérification des éléments
• Vérifie le calendrier Webex pour voir si la réunion programmée apparait correctement, complète les informations de connexion (identifiants et le compte à utiliser) au besoin et passe la réunion en catégorie rouge.
• Transmet un email récapitulatif de la création de la réunion au demandeur en lui précisant les informations de connexion.

[ CAPTURE ECRAN 1 ]

[ CAPTURE ECRAN 2 ]

[ CAPTURE ECRAN 3 ]

[ CAPTURE ECRAN 4 ]

[ CAPTURE ECRAN 5 ]

Plusieurs emails seront envoyés aux destinataires ainsi qu'à l'organisateur. Ces emails contiennent une pièce jointe (format .ics) qui permet d'ajouter automatiquement un rdv de calendrier ainsi qu'un lien vers la réunion.

 

Depuis Outlook et les Outils de Productivité Webex (Application Webex) // VOIR AVEC PIERRE CETTE METHODE

Si le logiciel "Outil de Productivité Webex" est installé et connecté à un compte Webex actif, il est possible d'organiser une réunion directement depuis Outlook. Le processus reste le même que ci-dessus, seule l'interface change :

Pour rejoindre une réunion WebEx :

• Ouvrir le lien reçu par email via le navigateur Chrome de préférence (Eviter Internet Explorer)
• Vérifiez que vous avez bien installé l'extension Webex pour chrome : https://chrome.google.com/webstore/detail/cisco-webex-extension/jlhmfgmfgeifomenelglieieghnjghma?hl=fr
• Si vous souhaitez uniquement joindre la réunion par téléphone, vous pouvez alternativement utiliser le numéro fourni dans l'invitation

• Lors de la première utilisation, installer le plugin et l'application WebEx

• une fois l'application installée, vous devriez voir l'écran d'accueil de la réunion. Profitez-en pour configurer vos paramètres audio et vidéo à l'aides des boutons correspondants. (rond noir = périphérique activé, rond rouge = périphérique désactivé)

• une fois connecté, vous pourrez voir les autres participants. Si vous n'entendez rien ou que l'on ne vous entends pas, vous pouvez toujours régler vos paramètres de son à l'aide du menu Audio ou des boutons en bas.
• Sur la droite de l'interface, vous pouvez voir la liste des participants.
  • L'icone de casque et micro ou de téléphone indique si le participant est connecté en Audio.
  • L'icone bleu est verte correspond au rôle d'organisateur, c'est à dire celui qui peux présenter son bureau ou des fichiers. Ce rôle peut être transféré par un clic droit sur la personne.

Si vous avez besoin d'une assistance plus poussée, vous pouvez nous contacter directement au +33(0)155971313 ou consulter l'aide en ligne Webex :  https://help.webex.com/fr-fr/9eed9t/Get-Started-Joining-a-Meeting-Event-or-Training-Session-with-the-Webex-Web-App

En amont de la réunion, l'organisateur de la réunion :

• Créé un évènement dans le calendrier Webex en disponibilité provisoire pour réserver un créneau
• récupère les adresses email des participants à la réunion
• transfère par email sa demande à l'Administrateur Webex avec :
  • La liste des participants
  • le créneau horaire souhaité
  • le titre de la réunion
  • L'ordre du jour/objet de la réunion
  • Les pièces jointes éventuelles

L'administrateur Webex :

• Programme la réunion d'après la methodo ci-dessus
• une fois la réunion webex programmé, efface l'évènement provisoire du calendrier partagé Webex et confirme que la réunion apparait bien dans le calendrier partagé
• Modifie la disponibilité de l'évènement Webex en "Disponible" (pour pouvoir loger d'autres évènements créés par les autres comptes webex sur le même créneau)
• Transmet une confirmation email à l'organisateur une fois cette dernière programmée avec les codes du compte nécessaire pour s'y connecter.

Au moment de rejoindre la réunion, l'organisateur :

• Ouvre le lien reçu par email via le navigateur Chrome de préférence (Eviter Internet Explorer)
• Vérifie qu'il a bien installé l'extension Webex pour chrome : https://chrome.google.com/webstore/detail/cisco-webex-extension/jlhmfgmfgeifomenelglieieghnjghma?hl=fr
• Se connecte à Webex en utilisant les codes transmis par l'Administrateur Webex
• Démarre la réunion.

En amont de la formation , l'organisateur de la formation :

• Créé un évènement dans le calendrier Webex en disponibilité provisoire pour réserver un créneau
• récupère les adresses email des participants à la réunion
• transfère par email sa demande à l'Administrateur Webex avec :
  • La liste des participants à la formation (via la liste de présence - fichier Excel participants)
  • le créneau horaire souhaité
  • le titre de la formation
  • Le support de formation aux participants réalisé par le Formateur (dans le cas d'une formation intra et par les fonctions supports dans le cas d'une formation inter)

L'administrateur Webex :

• Programme la formation d'après la methodo ci-dessus
• une fois la réunion webex programmé, efface l'évènement provisoire du calendrier partagé Webex et confirme que la réunion apparait bien dans le calendrier partagé
• Modifie la disponibilité de l'évènement Webex en "Disponible" (pour pouvoir loger d'autres évènements créés par les autres comptes webex sur le même créneau)
• Transmet une confirmation email à l'organisateur une fois cette dernière programmée avec les codes du compte nécessaire pour s'y connecter.

Au moment de rejoindre la formation , l'organisateur :

• Clique sur le lien contenu dans l'invitation Outlook
• Se connecte à Webex en utilisant les codes transmis par l'Administrateur Webex
• Démarre la formation .

En amont de l'audit , le consultant :

• Créé un évènement dans le calendrier Webex en disponibilité provisoire pour réserver un créneau
• récupère les adresses email des participants à l'audit
• transfère par email sa demande à l'Administrateur Webex avec :
  • La liste des participants
  • le créneau horaire souhaité
  • le titre de l'audit
  • L'agenda d'audit à joindre en pièce jointe éventuelle ou dans le corps du message

L'administrateur Webex :

• Programme la réunion d'après la methodo ci-dessus
• une fois la réunion webex programmé, efface l'évènement provisoire du calendrier partagé Webex et confirme que la réunion apparait bien dans le calendrier partagé
• Modifie la disponibilité de l'évènement Webex en "Disponible" (pour pouvoir loger d'autres évènements créés par les autres comptes webex sur le même créneau)
• Transmet une confirmation email à l'organisateur une fois cette dernière programmée avec les codes du compte nécessaire pour s'y connecter.

Au moment de démarrer l'audit, l'organisateur :

• Clique sur le lien contenu dans l'invitation Outlook
• Se connecte à Webex en utilisant les codes transmis par l'Administrateur Webex
• Démarre la réunion.

La liste des participants (et leur détails si l'option d'inscription a été activée dans la programmation) est accessible via l'interface web https://sunnikanconsulting.my.webex.com/ dans le menu "Mes Rapports". Il faut toutefois attendre quelques jours avant de récupérer le rapport.

Filtrez sur la date de la réunion.

Les rapports préliminaires sont potentiellement incomplet. Il vaux mieux attendre d'avoir le rapport final.

• Gestion du calendrier (Joana ?)

Si le RDV est confirmé dans ce cas le RDV planifié dans le calendrier est passé en rouge.

• Gestion des licences disponibles pour les prises de RDV (Pierre ?)

Seules 3 licences sont disponibles à l'heure actuelle - Vérifier dans le calendrier au préalable la disponibilité d'un compte WebEx.

Note 1 : Les comptes "Organisateur" ne peuvent voir que les réunions qu'ils ont organisé eux-même. Donc toujours ajouter webex@sunnikan.com en tant que participant.

Note 2 : Avec une modif de paramétrage les comptes organisateur peuvent organier des réunions pour d'autre.

• Un consultant transmet une demande d'organisation de réunion à l'Assistante
• l'Assistante (ou autre fonction Support) planifie la réunion en l'organisant sous l'un des compte Webex 1 ou Webex 2
• Ceci envoie les invitations aux participants (toujours inclure webex@sunnikan.com)
• Au moment de la réunion, l'Assistante (ou autre Fonction Support) ou le Consultant démarre la réunion en utilisant les codes des comptes Webex 1 ou Webex 2 selon ce qui a été programmé.

Si la réunion est une urgence, JI l'organise dans sa "salle personnelle" à la volée

Dans le cadre d'organisation de formations à distance, il est impossible d'utiliser les boitiers de vote électronique. Il faut donc utiliser la fonction de sondage de Webex.

Ces informations sont tirées du site Webex : https://help.webex.com/fr-fr/n0pdj9x/Start-a-Poll-in-Cisco-Webex-Meetings#id_86223

Lancer un sondage et recueillir les réponses

Une fois la réunion démarrée, affichez le menu sondage :

Ensuite, ouvrez la question déjà préparée (normalement stockées dans le répertoire de la mission avec le support de formation sous forme de fichier atp)

• Si les questions ne sont pas préparée à l'avance, il vous faudra les créer à la main (voir ci-après)
• Il est possible de créer des QCMU ou QCMM (Questions à Choix Multiples avec réponse(s) Unique ou Multiples)
• Il est recommandé de créer un fichier atp par diapositive de question, mais il est possible de mettre plusieurs questions différentes dans un fichier.

Puis démarrez le sondage. Tant que vous ne l'avez pas démarré, les participants ne voient pas le menu

 

A partir de ce moment, les participants voient apparaitre les questions et auront possibilité de soumettre leurs réponses dans un temps limité. De votre coté, vous verrez les réponses apparaitre. A n'importe quel moment, vous pouvez temporairement les enregistrer sous forme de fichier texte.

Vue Participant :

Les réponses affluent :

Une fois que toutes les personnes ont répondues, vous avez la possibilité de :

• Partager au participants les réponses collectives (combien ont répondus à quelles questions)
• Partager au participants les réponses individuelles (Qui a répondu quoi)
• Enregistrer le résultat du sondage dans un fichier texte
• Lancer directement un nouveau sondage ou fermer celui-ci (ceci ne ferme pas immédiatement la fenetre de consultation des résultats du coté participant)

vue participant :

Création de sondage

Pour créer un sondage, il est possible d'éditer directement les fichiers ATP qui sont au format XML, toutefois, il est plus aisé de créer une réunion de test sous Webex, d'y créer un sondage puis de l'enregistrer. Attention à l'interface qui écrase facilement un fichier préalablement ouvert.

Ajout d'une question et de ses réponses :

Modification du type de question

Note : ne pas décocher l'enregistrement des réponses.

Modification du délai de réponse participant (ou désactivation)

La fonctionnalité de sessions scindées sur les meeting Webex viens d'être activée récemment sur nos abonnements. Elle permet de répartir et séparer les participants d'une session Webex en plusieurs salles virtuelles nommées. La principale utilisation de cette fonctionnalité concerne les ateliers de formation. Pour utiliser cette fonction, il faut que :

• la réunion soit programmée (pas de salle personnelle ou de réunion à la volée)
• l'option soit cochée dans les options de réunion dans l'onglet de programmation. (Par défaut, cette option est cochée pour toutes les réunions webex programmée Sunnikan.)
• L'organisateur soit connecté avec un des comptes Webex Sunnikan via l'application Webex Meeting (pas depuis son navigateur)

Ensuite, une fois la réunion démarrée, la scission de la salle s'active depuis le l'application Webex via le menu Session Scindée.

Préférez l'option manuelle de paramétrage à l'automatique et choisissez combien de salle vous désirez. (max = 100 salles)

Depuis la fenêtre de paramétrage, vous pouvez :

• Renommer les salles scindées en cliquant dessus

• Affecter les participants aux salles scindées

 

• Configurer les paramètres  en empêchant les participants de rejoindre la salle principale et désactiver le compte à rebours de fermeture (par défaut, les salles mettent une minute à se fermer)

Attentions ces options ne sont pas modifiables tant que la réunion est scindée.

Les paramètres sont persistants tant que la réunion est en cours. Une fois activée, chaque participant est automatiquement affecté à sa salle. L'organisateur peut a sa guise naviguer de salle en salle.

Sur cette capture d'écran, vous pouvez voir à gauche l'écran de l'organisateur et à droite celui d'un participant.

Enfin, il est possible lors d'une session scindée de :

• partager un sondage à tous les participants, quel que soit leur salle
• Envoyer un message à tous les participants (Menu Diffusion dans les options de salles scindées)
• Chater avec l'une ou l'autre des salles.
• et toujours uniquement pour l'organisateur, passer d'une salle à l'autre.

Problème de son

A la sortie d'une session scindée le micro des participants serat brievement bloqué. Vous pouvez le rétablir en tant qu'organisateur ou laisser les participants le faire.

SI le participant perds le son à la sortie d'une session scindée, c'est probablement qu'il accède à Webex avec son navigateur au lieu de l'application "Cisco Webex Meeting". Le plus simple est de lui faire rafraîchir son navigateur (F5 ou bouton rafraichir)