Kits de Vote interactif - Paramétrage et utilisation

Description des Kits PowerVote

Il y a 2 kits PowerVote à disposition des consultants :

• Kit 1 : boitiers de vote : 01 à 20
• Kit 2 : boitiers de vote : 21 à 40

Chaque kit PowerVote contient :

• Un récepteur (= clef USB blanche)
• 20 boitiers de réponse
• 1 imprimé de méthodologie pour une prise en main rapide
• (un tournevis)

Note :

• Quand les kits ne sont pas utilisés, ils sont rangés dans l'armoire de la salle de formation
• Les boitiers d'un kit peuvent être utilisés avec le récepteur d'un autre kit

Le logiciel PowerVote est installé en standard sur tous les postes. Il est également disponible :

• sur le site du constructeur : http://www.powervote.com/download-powervote-quizz/
• dans les dossiers partagés : U:\Ressources\Softs\PowerVote

Préparation de la formation (Jour J-1)

Le Consultant :

• indique au Gestionnaire de Mission le nombre de participants (liste des participants, si applicable) et le nombre de boitiers qu'il souhaite
• prévient le Gestionnaire de Mission s'il a besoin que la formation soit paramétrée pour lui :
  • diapositives questions / réponses à réaliser
  • besoin ou non d'une analyse globale ou détaillée des résultats
• récupère son kit PowerVote auprès du Gestionnaire de Mission

Le Gestionnaire de Mission :

• vérifie le contenu du kit
• branche le récepteur (clef USB) : lorsque le récepteur est fonctionnel, son voyant devient vert
• ouvre la présentation PowerPoint
• lance l'application "PowerVote Quizz" et attend que le menu PowerVote apparaisse dans la barre
• créé les dispositives questions et résultats
  
  

• configure l'exploitation des résultats, si applicable
  
  

• configure les boitiers (configuration anonyme ou nominative) selon les indications du Consultant

• après avoir paramétré la formation, dans l'onglet PowerVote, clique sur "Vote > Remettre les votes à zéro" afin de réinitialiser les diapos résultats
• remet le kit avec les boitiers nécessaires au Consultant

Réalisation de la formation ( Jour J )

Avant le début de la présentation

Le Consultant  :

• branche le récepteur (clef USB) - lorsque le récepteur est fonctionnel, son voyant devient vert
• lance l'application "PowerVote Quizz" qui va automatiquement ouvrir PowerPoint
• ouvre la présentation et attend que l'onglet PowerVote apparaisse
• si demandé par une pop-up, accepte l'activation des macros
• dans l'onglet PowerVote, clique sur "Gestion des Boitiers" et vérifie que la liste des boitiers est correctement paramétrée (i.e. nombre total et numéros des boitiers).

• Le Consultant peut également ajouter, supprimer des boitiers ou modifier l'identité de participants : voir chapitre Gestion des boitiers ci-dessus dans la préparation de la formation :

  • si des participants sont présents en plus par rapport au nombre prévu, ajouter des boitiers (le mode "Automatique" est recommandé sauf si les participants sont identifiés dans ce cas utiliser le mode "Individuelle").
  •  si des participants sont finalement absents par rapport au nombre prévu, supprimer des boitiers.

Début de la présentation

Le Consultant  :

• passe en mode "Diaporama"
• fournit un boitier à chaque votant et leur explique PowerVote en leurs donnant les 3 consignes suivantes :
  • Avertit que le vote est anonyme ou nominatif
  • Pour voter, appuyez sur le numéro de la réponse souhaitée puis sur la touche OK
  • Pour une question avec plusieurs réponses justes : appuyez sur les numéros de réponses souhaitées (ex: 2 puis 4 puis 5) puis sur OK
  • Vous pouvez corriger le numéro de réponse en appuyant sur la touche C mais seulement avant d'avoir appuyé sur OK
• commence sa présentation
• Arrivé sur une diapositive "Question" :
  • appuie sur F9 pour faire commencer le vote - le logo en haut à droite de la diapo devient vert
  • le vote s'arrête seul lorsque tous les participants ont voté - le logo devient orange ou le vote s'arrête en faisant F10
  • lorsque le résultat des votes apparait sur la diapo "Résultat", le logo devient alors gris
  • Note :
    • lors du passage en mode "Diaporama", ignorer la pop-up "Use" en cliquant sur OK
    • Le vote ne fonctionne qu'en mode diaporama
    • Attention : Si un problème survient pendant les votes, on peut relancer une question déjà votée. Revenir sur la diapo "Question" désirée en mode "Diaporama" et appuyer sur F9 pour lancer à nouveau le vote (attention, il est nécessaire de changer de diapo avant de revenir sur la diapo "Question" pour que cela fonctionne)
    • s'il y a plus de boitiers paramétrés que de participants, appuyer sur F10 pour terminer le vote (le logo en haut à droite devient orange, puis gris)
    • Attention, le logo ne change pas toujours de couleur - dans ce cas se référer au nombre de votants affichés (car celui-ci doit correspondre au nombre total de participants)
• La diapositive "Résultat" est automatiquement mise à jour avec les résultats du vote. Il faut attendre quelques secondes pour que la diapo "Résultat" se mette à jour.

Interruption de la présentation et/ou Fin de la présentation

Interruption de la formation pour partir en pause déjeuner  :

Le Consultant choisit de rester en mode diaporama et ferme tout simplement sa session. Il reprend où il en est resté en se reconnectant.

Le Consultant peut choisir de mettre fin à la présentation comme ci-dessous et dans ce cas il repassera en mode Diaporama et ira rechercher la diapositive où il s'est arrêté pour continuer sa présentation (Cf chapitre Début de la présentation, ci-dessus).

Fin de la présentation :

• quitter le mode "Diaporama"
• une pop-up propose d'enregistrer la session apparait. Répondre : Oui.
  • Note : cette pop-up d'enregistrement apparait à chaque fois que le Consultant quitte le mode "Diaporama". En cas de problème sur un vote, repasser en mode "Diaporama" et faire voter à nouveau tous les participants. (voir Chapitre "Utilisation des boitiers PowerVote pour animer une formation", Les votes sont conservés en mémoire tant que tous les votes n'ont pas été réinitialisés "Remettre tous les votes à 0").
• PowerVote Quizz affiche directement la feuille Excel paramétrée au préalable et complète automatiquement avec comme nom de fichier  "Nom de la présentation - date - heure"
• Cette feuille de calcul est enregistrée par défaut dans :  C:/PowerVote/Sessions du poste

Après la formation ( Jour J+1 )

Le Consultant :

• retourne son kit PowerVote au Gestionnaire de Mission
• si applicable, prévient le Gestionnaire de Mission s'il a besoin que la feuille de calcul de la formation soit présentée au Client (revue de la mise en forme sous Excel, passage en Word)
• transmet la feuille de calcul qui se trouve dans "C:/PowerVote/Sessions" du poste au Gestionnaire de Mission

Le Gestionnaire de Mission :

• revoit la feuille de calcul selon les besoins du Consultant
• Les feuilles de calcul sont personnalisables (les cellules personnalisables sont indiquées sous forme de commentaire de cellule):

• Ex : dans le cas d'une synthèse avec fiches individuelles : le Consultant complète la feuille de votes  :

  • Cellules en jaune : Lieu, Nom du formateur et commentaires
  • Note minimum qui permet l'affichage de la réussite: mention "Oui" ou "Non" par rapport au score total de chaque candidat
  • Cette feuille de vote regroupe les scores et résultats de tous les participants
  • Sur les autres onglets, on trouve les fiches individuelles

Didacticiels pour plus de détails et pour aller plus loin

5 minutes pour prendre en main PowerVote

1. Branchement
2. Créer une diapositive Question et une diapositive Résultat en 2 étapes
3. Intégrer une liste de boîtiers dans votre présentation
4. Affecter des points aux réponses et créer un podium
5. Passer en diaporama et recueillir les votes, afficher un suivi des votes
6. Exploiter les résultats des votes
7. Questions avec classement des réponses par préférence ou dans le bon ordre
8. Créer un résultat en croisement
9. Afficher un résultat en camembert ou avec d'autres graphs
10. Créer un résultat en miroir
11. Créer un podium lié à plusieurs présentations
12. Gestion avancée des listes de boîtiers & imports à partir de Excel
13. Minutage des votes, prise en compte des temps de vote
14. Exports de résultats dans MS Excel & fiches individuelles de résultats
15. Création et gestion d’équipes
16. Mise en page et masque PowerPoint
17. Présenter un résultat en nuage de points

Vote-Explorer

(PJ - 09-2019 - Draft de documentation de Vote-Explorer, solution de remplacement de Powervote qui n'est plus compatible avec les dernières versions d'Office)

Description

Vote-Explorer est une solution de vote interactive à base de boitiers de vote sans fils et de récepteurs USB. Elle est répartie en deux sacoches noires disponibles sur le bureau de Soazic et comprenant chacune :

• un récepteurs USB,
• 20 boitiers de votes interactifs (utilisables avec n'importe lequel des deux récepteurs USB) - 2 lots  de boitiers (boitiers de 1 à 20 et boitiers de 21 à 40)
• un boitier spécial télécommande pour le présentateur
• un tournevis et des piles de rechange,
• un manuel d'utilisation.

Limitations du système par rapport à PowerVote

• Mode Présentation non recommandé (à désactiver dans le menu "Diaporama" de PowerPoint, attention à bien configurer l'écran de présentation)
• Un seul bloc d'histogrammes modifiable contrairement à PowerVote qui permettait de modifier chaque histogramme

Installation du Logiciel Quest Explorer

L'utilisation du système requiert l'installation d'un logiciel gratuit (Quest Explorer) disponible :

• en téléchargement sur le site de Vote-Explorer : https://www.vote-explorer.com/boitiers-de-vote.html
• Sur le Shared : U:\Ressources\Softs\Essentials\Vote-Explorer

Notes PJ sur l'installation :

• déclenche jusqu'à 4 avertissements de sécurité de la part de l'antivirus et du système à ignorer successivement,
• peut se faire concomitante avec l'ancien logiciel (Powervote) bien que ce ne soit pas recommandé en raison de problèmes de mémoire,
• requiert de lancer le logiciel à la fin depuis le raccourci du bureau pour activer le système.
• installe un complément COM désactivable et réactivable via le "Centre de gestion de la confidentialité" s'il venait à prendre trop de mémoire.

Dans les réglages du matériel :

• Inclure les numéros des boitiers de 1 à 40 : 1-40
• Activer la télécommande 50R
• Désactiver l'option "Lancer le vote dès l'affichage de la diapositive"
• Activer la télécommande 50R/40
• Activer l'option "Afficher  le témoin de vote"
• Activer l'option "Couleurs des histogrammes Vrai/Faux"

Description de l'interface

Une fois installé, une nouvelle section "Vote-Explorer" est disponible via le ruban PowerPoint.

• Configuration Matériel
  • Bouton passant au vert dès qu'un récepteur USB fonctionnel est branché. Permet de gérer les listes de boitiers
• Ajouter des Diapos
  • Permet d'ajouter des diapositives question ex nihilo. Préférer à ce bouton la solution de création de diapos via une diapo existante
• Ajouter des objets
  • Compteur de vote
  • coches de bonne réponse (voir configuration des diapos)
• Effacer Vote
  • Permet d'effacer (=réinitialiser) une ou toutes les diapos question
• Volet Explorer
  • Permet d'afficher les paramètres d'une diapo question
• Import de participants
  • Non utilisé
• Export Excel
  • Export des sessions de vote sous excel
• Import /Export de session de vote
  • requiert que les questions de la présentation source soient identiques à celles de la présentation destination
  • Note : les données des sessions sont stockées dans une base de données locale au post. Afin de conserver le résultat d'une session de vote, il est recommandé de simplement faire un "enregistrer..." sous de la présentation.
• Réglages et Aude
  • Paramétrages et exemples PDF

Création de Diapositive Question

1. Créer une Diapositive standard et lui appliquer la disposition "Question" (Titre+Texte) comprise dans le masque standard Sunnikan
2. Compléter le Titre par la question
3. Compléter le texte en listant les propositions de la question (pas besoin de numéroter)
4. Afficher le volet Vote-Explorer et configurer la diapo question :
   1. sélectionner dans la droplist le type de question (attention ! réinitialise la diapo)Sont dispo :
      1. QCU
      2. QCM
      3. Ordre (bon ordre ou classement hiérarchique
      4. Réponse chiffrée (fait une moyenne à la fin)
      5. résolution (décision d'assemblée : oui / Non / Abstention)
      6. Satisfaction
      7. Note chiffrée de 1-20, calcul la moyenne
      8. Elections pour choisir des listes de personnes
      9. podium
      10. MIROIR (a creuser, important !)
      11. Tri de populaiont (pour de la segmentation)
   2. Utiliser l'assistant pour automatiquement créer les questions
   3. Choisit Barres horizontales
   4. Colorier les barre en bleu sunnikan (29-141-203)
   5. Sélectionner Pourcentage dans l'affichage des barre et enlever la décimale
   6. Ordre : 1234
   7. Configurer le nombre de réponses à saisir
   8. Cocher les bonnes réponses
   9. Menu et barres sont dynamiques
   10. Laisser les listes en nominatif (de toute façon pas de gestion des liste de boitier).
   11. Revote : choisir si possible de modifier ses votes
   12. Cocher le mode Discret : Fait disparaitre la réponse d'un votant de l'affichage après 3 secondes
5. Ajouter un compteur de Vote (objet copiable/collable)
6. Ajouter des coches de bonnes réponses

Attention au calcul des pourcentages : le baser sur les votants et non le participants (car toujours 40 boitiers participants.)

L'épaisseur des barre permet d'ajuster l'apparence des résultats

Mise en pause : A moins de changer les paramètres type ou les numéros de réponse -> ne pas toucher

# = Nombre de votes, % = pourcentage de votes, #+% = les deux, Sans = Aucun

Utilisation

Dès la fermeture du vote, la mise à jour des histogrammes se fait automatiquement. Il n'y a donc pas une diapo Question et une Diapo Résultat mais une seule Diapo. Les touches de la télécommande permettent de lancer / arrêter le Vote, de lancer le mode Diaporama, afficher/masquer les histogrammes des réponses, afficher / masquer les bonnes réponses (rouge/vert)

Ne pas utiliser le mode fenêtré.

Le vote se lance et s'arrête à l'aide de la télécommande (bouton bleu) ou de la touche S

Lors du vote, le voyant bleu du récepteur clignotera. L'icone des réglages matériel dans la section Vote-Explorer du ruban PowerPoint est un indicateur de récepteur branché :

• Gris = Récepteur non branché ou non fonctionnel
• Vert = Récepteur OK et prêt à fonctionner

Il existe un mode demo pour les tests.

Mettre un schéma de la télécommande 

Problèmes à résoudre

• [GM 23-09-2019] : Lors de l'impression d'une diapositive question, même après remise à zéro des votes, le codage de couleur Rouge/Vert ainsi que les coches de bonne réponse apparaissent sur l'impression.

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