Klaxoon est un prestataire offrant une solution d'animation de formation.

Un "Animateur" crée une "Session" de formation, composée de plusieurs "Activités" (par exemple QCM tout au long de la formation, QCM d'évaluation finale, questionnaire de satisfaction...)

Les participants se connectent à cette Session pour participer, soit avec le navigateur de leur poste (ex : en distanciel) soit avec leur téléphone (ex : en présentiel).

Sunnikan dispose de plusieurs licences Pro Klaxoon :

• infotech@sunnikan.com
  • Administrateur de la solution, apparait comme l'utilisateur "Sunnikan Consulting"
  • Compte d'hébergement des Templates de sessions, publiés sur le "Network"
  • Les codes d'accès des comptes sont dans le Keepass Admin de Sunnikan. Vous pouvez les demander auprès des fonctions Support.
• klaxoon@sunnikan.com
  •  Compte privilégié pour animer les formations
  • Accède aux templates depuis le "Network"
  • Alias d'adresse électronique redirigeant sur formations@sunnikan.com
  • Les codes d'accès des comptes sont dans le Keepass Admin de Sunnikan. Vous pouvez les demander auprès des fonctions Support.

Une fois connecté sur https://app.klaxoon.com/userspace/studio/manager/activities/, vous devriez obtenir cet affichage (sinon revenez à l'accueil, cliquez sur votre avatar en haut à droite et sélectionnez "Workshop Studio"):

A partir de là, vous pouvez :

1. Accéder à l'interface d'administration en cliquant sur "Administration du site"
2. Créer ou éditer un "Template" de session de formation (modèle)
3. Créer ou éditer une Session (créée à partir d'un Template existant) pour une session de formation spécifique
4. Lancer une Session et l'animer

Données personnelles / RGPD

• La documentation RGPD de Klaxoon est disponible ici : https://klaxoon.com/fr/solutions-securite-et-confidentialite
• Hébergement des données : Europe (comptes Pro)

Recommandations :

• Ne pas donner le lien en avance aux participants. Sinon il y en a toujours quelques uns qui se connectent sans avoir les consignes, voient "pseudonyme" d'affiché et donc renseignent n'importe quoi et surtout peinent à se reconnecter le jour de la formation car ils n'utilisent pas forcément la session/navigateur/PC/Tel qu'ils ont utilisé pour leur test et se retrouvent dans l'impossibilité de "raccrocher" leur session klaxoon.
• Limite de 100 participants : au-delà les personnes seront bloquées. Quand on réutilise la même session pour deux groupes, ça double le nombre d'utilisateurs. Je recommande de créer une session par séance de formation et de vérifier l'ordre de grandeur en amont.

Depuis le workshop Klaxoon avec le compte infotech@sunnikan.com https://app.klaxoon.com/userspace/studio/manager/activities/

Création d'un Template

création

Partager le Template dans le Network "Sunnikan Consulting"

Edition d'un Template

Cliquez sur le titre du Template ou de la session à éditer et modifiez directement les champs :

• Titre de la formation,
• Description / Objectifs [Mettre un message de bienvenue et rappeler les objectifs de la formation]

Note: Comme il n'est pas possible de partager les Sessions contenues dans le Workshop, on a décidé que seul le compte infotech@sunnikan.com héberge les Templates. Une fois le Template validé, le Template est publié sur le Network "Sunnikan Consulting" depuis lequel le compte klaxoon@ksunnikan.com peut l'utiliser pour créer des Sessions

QCM

• Pour l'instant, n'insérez que des QCU et QCM
• Crédit partiel ou Strict ? [GM : j'ai systématiquement choisi crédit partiel]
  • Le crédit strict oblige à répondre exactement à un QCU/QCM sous peine d'avoir 0 point
  • Un crédit partiel considère la réponse fausse si l'on coche une des propositions non vraie mais donne quand même des points pour les propositions vraies

Avec le compte Infotech@sunnikan.com, depuis le workshop https://app.klaxoon.com/userspace/studio/manager/activities/

Deux méthodes possibles, selon le compte avec lequel vous êtes connecté :

• infotech@sunnikan.com (Compte admin)
  • Les Templates sont indiqués comme tel dans la liste
  • Sélectionnez le Template dont vous avez besoin et dupliquez-le (3 points verticaux au bout de la ligne à droite)
  • Dans le titre : renommer le libellé de la Session créée :
    • AAAAMMJJ - CLIENT - MotsCléDeLaFormation, si session de formation INTRA
    • AAAAMMJJ - INTER - MotsCléDeLaFormation, si session de formation INTER
  • La mention "Template" a disparu
  • la mention "Network Sunnikan Consulting" a disparu : la Session n'est pas disponible dans le Network
  • La copie sera une session prête à être lancée (uniquement par infotech
  • Vous pouvez également modifier (édition) le contenu de la session (Activités et QCM).
• klaxoon@sunnikan.com (Compte formateur)
  • Cliquer sur "Network" en bas de l'écran à gauche
  • Sélectionner l'espace "Sunnikan Consulting"
  • Les Templates sont disponibles dans cet espace "Sunnikan Consulting"
  • Cliquer sur le Template que vous voulez utiliser
  • Cliquer sur "Utiliser" ("Aperçu" ne donne que le libellé du Template)
  • Une Session est créée dans le Workshop :
    • Modifier le libellé de la Session ("Nom de la Session") :
      • AAAAMMJJ CLIENT MotsCléDeLaFormation, si session de formation INTRA
      • AAAAMMJJ MotsCléDeLaFormation, si session de formation INTER
    • Cliquer sur Créer
    • vous êtes en mode d'édition de la Session
    • Après être sorti du mode d'édition de la Session, sur l'écran qui liste les Sessions...
    • Cliquer sur "Lancer", qui va créer les identifiants de connexion à la Session
    • Cliquer sur "Avec un code d'accès"
    • Choisir "Les participants se connectent en utilisant un pseudonyme"
    • Cliquer sur "lancer"
    • Vous êtes sur l'écran d'accueil de la Session en tant que Formateur
    • Cliquer sur "Session XXXXXX" avec une image de cadenas en bas à gauche de l'écran (bande grise)
    • les identifiants de connexion s'affichent
    • Sélectionner l'image et la coller sur la 1ère page de la présentation PowerPoint et sur une page vide juste avant le 1er QCM
    • Fermer la popup en cliquant sur X en haut à droite de la popup
    • Votre présentation PowerPoint et la Session Klaxoon sont prêtes pour la formation !!!

Depuis le workshop Klaxoon https://app.klaxoon.com/userspace/studio/manager/activities/

Sélectionnez la Session de formation à animer let lancez-la en cliquant sur partager en sélectionnant les options :

• "Rejoindre en utilisant un pseudo"
• "Ouvert aux utilisateurs disposant du lien"

Puis en fonction des modalités de formation :

• En Distanciel, copiez le lien et collez-le dans le chat Teams
• En Présentiel avec un participant sur smartphone, affichez le QR code depuis le menu "Partager" et laissez-le le flasher
• En Présentiel avec un ordinateur, dites au participant de se connecter sur  sur le site https://app.klaxoon.com et affichez le code depuis le menu "Partager" pour qu'il puisse le saisir

• A partir de cet instant, les activités de la session ne seront plus éditables comme avant. Si vous avez lancé la session par erreur, retournez au studio et dupliquez-là.

Une fois la Session lancée, votre interface change pour l'interface d'animation :

• Description de l'interface :
  • L'interface est plutôt intuitive et résumée ci-dessus
  • Elle permet de visualiser le déroulé de la formation
  • Vous pouvez interagir avec les participants via le chat au besoin
• Pour inviter les participants :
  • Par email via le menu en haut (voir l'image ci-dessus)
  • Directement en cliquant sur le lien en bas à gauche, ce qui affiche le lien vers la formation et le QR code pour se connecter
• Une fois les participants connectés, la formation peut se dérouler normalement. Lorsqu'arrive le moment de lancer un quiz :
  • Cliquez sur "Activités"
  • Cliquez sur le quiz à lancer (Les titres sont explicites et correspondent aux titres des diapos correspondantes.)
  • Déroulez-le question après question
  • N'oubliez pas de clôturer l'activité une fois que toutes les questions ont été répondues

 

Ensuite, procédez de même avec les quiz suivants.

A la fin de la formation, vous pouvez clore cette dernière (cliquez sur les ... en haut à gauche > "Clore la session") afin de pouvoir disposer du rapport dans le Workshop studio

• Le rapport est disponible via le menu Visualiser le rapport > Exporter
• L'export contient les fichiers excel de toutes les réponses ainsi qu'un PDF de rapport de session.

Pour se connecter en tant que participant, il suffit de se rentre sur app.klakoon.com et de saisir le code de la Session de formation. Alternativement, scanner le QR code de la session avec son mobile.

Assistance

• Si un participant ne voit pas les réponses au QCM proposé, le faire revenir à l'écran de la session :
  • Cliquer sur les trois barres horizontales
  • Lui faire cliquer "Revenir à la session"
• Se reconnecter avec une session privée de navigateur, c'est le meilleur moyen de repartir de zéro. Malheureusement, ça requiert de se connecter sous un compte différent, et donc de recalculer les résultats des rapports (fastidieux car je dois éditer le PDF à la main).

Problèmes connus

• Lenteurs d'utilisation : quand la connexion par réseau GSM (téléphones mobiles,3G,4G,5G...) est mauvaise.
• Participants non connectés / déconnectés : Quand un participant se déconnecte et se reconnecte, (par exemple parce qu'il a fait un test en avance, ou lors de la pause de midi, etc.) il n'est pas garanti qu'il puisse récupérer sa session, même en renseignant exactement le nom qu'il avait saisi. En se reconnectant avec un nom différent, cela créé un nouveau participant. L'ancien participant qu'il avait créé ne répondra plus aux quiz, obligeant à faire le tri. Je cherche une méthode qui permettrai de le supprimer afin de faire le nettoyage mais sans perdre les données, c'est pas évident.

Actions à réaliser (GM 14-01-2022)

• Créer une ou deux diapos explicatives (Fai - PJ)
• Programmer une session de test utilisateur pour monter aux formateurs l'aspect participant de l'application. (Fait - PJ)

• Klaxoon a ceci de pratique qu'en mode pseudonyme il ne requiert pas de compte à créer pour les participants.
• Et il a ceci de pas pratique qu'il n'y pas de compte clairement identifié des participants, rendant les résultats des quizz dépendant de leur bonne saisie/connexion
• Dans l'idéal, tout participant à une formation Sunnikan devrait avoir un compte sur une plateforme, où il se connecterait pour participer aux activités, télécharger le support de formation, répondre aux enquêtes de satisfaction, etc. Je cherche bien entendu à mettre en place ce système. Le principal obstacle c'est comment gérer la création automatisée de compte et les sessions associées sans avoir à gérer un recueil des emails des participants vraiment chronophage. Dans l'idéal, j'aimerai un système de login/création de compte dont le lien d'invit serait lié à une session de formation particulière, c’est-à-dire que le participant renseigne seul ses infos (prénom, nom, email) et soit connecté automatiquement à la bonne session de formation. Pas facile.

De mon avis, la solution klaxoon n'est clairement pas adaptée totalement à notre besoin, même si elle réponds en grande partie. Je cherche toujours des alternatives dans le cadre de la veille formation. Et je te rassure tout de suite, vu le volume des templates de formation existant, il sera aisé de migrer vers un autre système.