Informatisation des rendez-vous et du temps passé chez les clients sur les diverses missions

Version n°1 du 13/03/2013 (JC + D. BRIERE ARONE)

Principes

Partie Outlook et Exchange

Le formulaire de saisie des rendez-vous Sunnikan complète le formulaire de saisie classique dans le calendrier. Ce formulaire est constitué d’un onglet avec le formulaire standard de Microsoft et d’un onglet Mission sur lequel on peut saisir des informations complémentaires telles que le nom de le client, la mission ainsi que le temps passé sur cette mission.

Le client et la mission sont proposées par des listes déroulantes qui vont lire dans la base Access Rendez_vous.mdb, pour la première la liste des clients et pour la deuxième la liste des missions correspondantes au client sélectionné.

Lorsqu’un des utilisateurs saisi ses rendez-vous dans le calendrier ceux-ci sont alors enregistrés dans la base Exchange. Il est alors possible à tout moment d’effectuer des modifications (via le formulaire) sur les données déjà enregistrées.

Récupération des données d’Exchange et stockage de celles-ci dans la base Access

Récupération des données calendrier d’Outlook

Pour effectuer cette récupération, on utilise l’application Exchg-Rdv-Lanceur.

Cette application vide tout d’abord la table APPOINTMENTS, elle ouvre outlook et se logue avec le premier profil situé dans la table UTILISATEURS.Elle fait ensuite appel à l’application Exchg-Rdv-MapiData qui est transparente et récupère les données skockées dans la base Exchange et les stocke dans la table APPOINTMENTS.

Une fois ces étapes terminées l’application Exchg-Rdv-Lanceur associe l’utilisateur aux rendez-vous relevés, ferme la session Outlook et relance le cycle avec le profil utilisateur suivant.

Pour ce qui concerne la récupération des données de la base Exchange, on ne prend pas en compte les rendez-vous pour lesquels la case «Privé» a été cochée.

La table APPOINTMENTS est entièrement vidée avant toute récupération d’informations afin d’avoir vraiment les éventuelles modifications d’anciens rendez-vous.

Exploitation des données grâce à des tableaux croisés dynamiques dans Excel

Les informations étant stockées dans une base de données on peut donc établir des tableaux croisés dynamiques avec des liens directement dirigés vers cette base. On peut donc grâce à des tableaux exploiter les informations comme on le désire. Le premier tableau permet d’établir le temps passé pour chaque personne par mission ainsi que le temps global pour la mission.

Ce tableau est lié à la base de données.

Temps passé par mission			Utilisateurs
Client	Mission	Date	David BRIERE	Philippe BOUTIN	Total
CLIENT 1	MIS 3 CL1-1	08/03/2002 11:00	185		185
		21/04/2002 06:00		20	20
	Somme MIS 3 CL1-1		185	20	205
	Mis 4 CL1-2	21/04/2002 22:00		50	50
	Somme Mis 4 CL1-2			50	50
Somme CLIENT 1			185	70	255
CLIENT 3	MIS 5 CL3-1	07/03/2002 08:00	122		122
		08/03/2002 14:30	125		125
		18/04/2002 22:00	150		150
	Somme MIS 5 CL3-1		397		397
Somme CLIENT 3			397		397
CLIENT 5	MIS 6 CL5-1	23/04/2002 06:00		130	130
		19/04/2002 06:00		60	60
	Somme MIS 6 CL5-1			190	190
Somme CLIENT 5				190	190
Total			582	260	842

Le deuxième tableau permet d’établir le temps passé pour chaque personne par client ainsi que le temps global pour le client.

Ce tableau est lié au premier tableau croisé dynamique.

Temps passé par client			Client
Utilisateurs	MIS_LIBELLE	Date	CLIENT 1	CLIENT 3	CLIENT 5	Total
David BRIERE	MIS 3 CL1-1	08/03/2002 11:00	185			185
	Somme MIS 3 CL1-1		185			185
	MIS 5 CL3-1	07/03/2002 08:00		122		122
		08/03/2002 14:30		125		125
		18/04/2002 22:00		150		150
	Somme MIS 5 CL3-1			397		397
Somme David BRIERE			185	397		582
Philippe BOUTIN	MIS 3 CL1-1	21/04/2002 06:00	20			20
	Somme MIS 3 CL1-1		20			20
	Mis 4 CL1-2	21/04/2002 22:00	50			50
	Somme Mis 4 CL1-2		50			50
	MIS 6 CL5-1	19/04/2002 06:00			60	60
		23/04/2002 06:00			130	130
	Somme MIS 6 CL5-1				190	190
Somme Philippe BOUTIN			70		190	260
Total			255	397	190	842

Les tableaux croisés dynamiques avec des liens directement dirigés vers la base de données permettent de mettre à jour facilement les données des tableaux.

Il suffit pour cela de mettre à jour le premier tableau, le deuxième étant lié aux données du premier, il se mettra à jour automatiquement.

Stockage dans la base de données de nouveaux clients et nouvelles missions grâce à la macro « Création client mission »

Lors de l’exécution de la macro on obtient une fenêtre de choix de processus, celle-ci n’a pas changé.

Une fois le processus choisi, une fenêtre de création apparaît, elle propose à l’utilisateur grâce à sa liste déroulante le choix des clients figurants dans la base de données, si le client n’existe pas il est alors possible de l’ajouter dans la base de données.

En validant les informations la mission est alors enregistrée et associée au client dans la base, puis les répertoires et fichiers sont crées.