Application des 5 S dans l'activité journalière

Par souci d'efficacité et d'harmonisation, les activités quotidiennes courantes au sein de Sunnikan consulting sont formalisées selon le principe des 5 S.

Cette pratique d'origine japonaise traduit la volonté de débarrasser le poste de travail des choses inutiles qui l'encombrent, de veiller à ce qu'il reste bien rangé, de le nettoyer, de la garder en ordre, et d'y instaurer la rigueur indispensable pour faire du bon travail.

BUREAU PERSONNEL

• Pas de tas! Le tas amène le tas...
• Commencer le matin par les activités qui ne prendront pas trop de temps (passer un coup de téléphone), poursuivre par les activités plus "lourdes" (rédiger un rapport d'audit).

Documents missions

• Deux lieux de rangements pour tous les documents relatifs à une mission en cours:

  • Pochettes oranges: documents administratifs, courrier papier ou messagerie électronique, devis, compte-rendus téléphoniques...
  • Classeurs: SOP en cours...

Documentation

• Identifier TOUS les documents:

  • Gros classeurs
  • Dossiers suspendus
  • Livres de référence ( tamponnés par Sunnikan consulting)

• Revues d'abonnement:

• Jetées au bout de 2 ans
• Mise à disposition pour tous dans une bannette, archivage à la fin de chaque mois

• Emprunt de revues ou de livres:

Se placer dans l'intranet, puis dans la bibliothèque. En mode édition, inscrire son nom à côté de la référence du livre emprunté.

FICHIERS INFORMATIQUES

Afin d'établir une documentation informatique claire, organisée, non surchargée par des éléments inutiles,  il convient de suivre les règles suivantes :

• Supprimer tout fichier inutile : jeter

• Référencer ces fichiers en créant par exemple des liens hypertextes dès que c'est possible et utile : ranger

• Éliminer les doublons afin de ne pas surcharger la mémoire : nettoyer

• Organiser les dossiers avec un méthode formalisée, établir des règles de rangement : ordonner

• Utiliser des outils de travail identiques, harmoniser la façon de travailler : la rigueur

• Local commun