Module Facture - Mode d'emploi

Le Factureur accéde au module facture par un simple clic sur le bouton "Factures".

Le Factureur joue sur les champs qu'il souhaite voir affichés et ainsi personnalise son affichage grâce à la fonction de chaque en-tête de colonne.

Élément de menu "Planifier"

Lorsque le Payeur est sélectionné dans la liste proposée, plusieurs champs se complètent automatiquement :

Création / modification / suppression d'un payeur

Ensuite il faut "Enregistrer" l'information ou cliquer "Enregistrer le payeur par défaut" afin d'affecter ce payeur par défaut pour le Client.

Pour modifier un Payeur, dans la liste, après avoir sélectionné le Payeur, cliquer sur "modifier", faire les modifications et ensuite "Enregistrer".

Pour supprimer un Payeur de la liste, après avoir sélectionné le Payeur, cliquer sur "modifier", et ensuite "Supprimer".

Onglet "Liste"

Cet onglet nous permet de la même manière qu'en cliquant sur "Factures" d'avoir la liste des factures. Voir le chapitre Descriptif.

Onglet "Payeur"

Cet écran présente la liste de tous les payeurs. Il est possible de modifier l'ordre des colonnes par drag and drop. Il suffit de sélectionner le titre de la colonne et de la glisser à l'endroit souhaité.

Il est possible de créer un nouveau payeur à partir de cet écran. Il existe également un lien "Nouveau Payeur". Il faut ensuite se référer au paragraphe Création d'un nouveau payeur

Note 1 : Dans le cas où un OPCA règle pour un client, saisir les informations de l'OPCA en tant que Payeur de la société.

Note 2 : Plusieurs Payeurs peuvent être rattachés à la même société : ex : Service Comptabilité Fournisseurs, OPCA

Planifier une facture

Émettre une facture

A partir de cet écran liste ou en cliquant directement sur "Factures", le Factureur retrouve la facture planifiée de la mission en utilisant les numéro de mission par exemple.

Lorsque la facture planifiée est identifiée, le Factureur clique sur le crayon :

On arrive sur une vue identique à celle lors de la création d'une facture excepté la partie Facture (Pave Vert) est légèrement différente car elle a été complétée.

Ainsi pour enregistrer une émission de facture, le Factureur fait une vérification des différents champs puis modifier le champ "Etat" en sélectionnant dans la drop list : Emise.

Le champ "Emission" se complète automatiquement par la date du jour et la date de paiement planifiée se complète selon le délai de paiement indique lors de la planification de la facture.

Ensuite, le Factureur clique sur le lien "Ouvrir facture" pour éditer la facture au format Excel.

Le Factureur imprime la facture en 3 exemplaires à faire valider par le Consultant :

Une fois la facture émise, le Factureur se charge de compléter la dernière colonne du formulaire de planification des factures :

Enregistrer un paiement

Un avis de virement peut être envoyé à Sunnikan Consulting par la Comptabilité Client. Cet avis de virement est agrafé au "Détail de l'Opération" copie DBF mais n'est en aucun cas une preuve de paiement.

A partir de l'onglet liste ou en cliquant directement sur "Factures", retrouver la facture émise de la mission en utilisant les numéro de mission par exemple.

Lorsque la facture émise est identifiée, le Factureur enregistre le paiement en cliquant sur le crayon :

Ainsi pour enregistrer un paiement de facture, il vérifie le montant puis modifie le champ "Etat" en sélectionnant dans la drop list : Emise. La date du jour se met par défaut. Il est possible de la modifier en saisissant la date dans le champ "Paiement".

La date de paiement est différente selon qu'il s'agisse d'un paiement par chèque ou d'un détail de l'opération :

Relances FACTURES PLANIFIEES et FACTURES EMISES NON PAYEES

Principe : relancer les clients qui ne paient pas les factures en temps et en heure : dans un premier temps par mail et / ou par téléphone. Si à 90 jours la facture n'est toujours pas payée, faire une LRAR, visée par la juriste et un consultant sénior et Georges.

Cher(e) Madame / Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, la mise à jour de votre compte-client présente à ce jour un solde débiteur de XXXX € H.T. (XXXX € T.T.C)

En effet, il semblerait que la Facture n°XX-XXX (sujet de la facture), en date du XX Mois 20XX et payable... à réception/ à 30 jours fin de mois (à adapter selon la facture) n'ait pas encore été honorée.

Dans le cas où le règlement nous aurait été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce rappel.

Nous vous prions de croire, Cher Madame/Monsieur, en l'assurance de notre considération distinguée,

SUBJECT : REMINDER - Invoice N°XX-XXX (Intitulé Mission) - Sunnikan Consulting

Dear Madam/Sir,

I enclose a copy of our invoice number XX-XXX (subject of the invoice), dated Month XX, 20XX which is currently overdue for payment.

As our payment terms are upon receipt of invoice (according to invoice), we would be grateful if the outstanding amount of X.XXX € could be paid without any further delay.

We look forward to receiving your payment by return.

If you have already sent your payment to Sunnikan Consulting, then please disregard this notice.

Thank you,

Best regards,

« En cas retard de paiement, Sunnikan Consulting se réserve le droit de majorer les sommes impayées d'un montant égal à trois fois le taux d'intérêt légal en vigueur à compter de la date d'exigibilité de la facture jusqu'au règlement effectif et intégral.
Conformément à l'article L. 441-6 du Code de commerce et au décret D. 2012-1115 du 02 octobre 2012, le montant de l'indemnité forfaitaire pour les frais de recouvrement s'élève à 40 euros. »

La majoration des sommes impayées et l’indemnité forfaitaire ne seront donc pas systématiquement demandées mais il est très important de tracer nos relances et les raisons invoquées par les clients pour ce retard.

Récapitulatif Process Facturation

FAQ

Rééditer la facture sous Excel, faire une nouvelle copie pour le Client et une copie pour DBF en indiquant un changement de payeur.

Dématérialisation des Factures

Lorsque une facture contient des mentions en couleur telles que le logo de l'entreprise émettrice des factures, les couleurs de ce logo ne sont pas porteuses de sens et peuvent donc être reproduites non pas en couleur mais en noir et blanc lors de la numérisation de cette facture.

En revanche, lorsqu'une facture contient des mentions en couleur telles que des chiffres, des indications, ou des montants dont le caractère positif ou négatif dépend de leur couleur intégrée lors de la conception de cette facture en dématérialisé, les couleurs sont porteuses de sens et doivent donc être reproduites à l'identique lors de la numérisation de cette facture.

De la même façon, lorsque sur une facture papier ont été apposés une signature, des mentions particulières annotées à la main ou un tampon encreur en couleur, les couleurs sont porteuses de sens et doivent donc être reproduites à l'identique lors de la numérisation de cette facture.

Numérisation en interne ou en externe

Le choix est laissé à l'entreprise de numériser elle-même ses factures ou de confier cette opération à un tiers.

Cependant, l'Administration précise expressément que la circonstance que la numérisation soit effectuée par un tiers ne permet pas à l'entreprise de s'exonérer de sa responsabilité en matière de conservation de factures.

Ainsi, en cas de contrôle, il ne sera pas possible d'arguer de la défaillance de numérisation de son prestataire, ni même du retard de ce dernier.

Enfin, il appartient également à chaque entreprise d'effectuer régulièrement des contrôles, sous sa responsabilité, de la fiabilité des factures ainsi numérisées, permettant de justifier le respect des présentes modalités de numérisation. Pas question donc, en cas de numérisation non conforme, de se retrancher derrière l'éventuelle responsabilité de son prestataire.

Format et durée de conservation des fichiers

Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé doit être conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3(ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.

Il doit en outre être assorti :

soit d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
soit d'une empreinte numérique ;
soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL).

Chaque fichier doit également être horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Par ailleurs, lorsque l'entreprise a recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.

Enfin, comme les factures papier, les factures dématérialisées doivent être conservées durant au moins six ans à compter de leur date d'émission.

Que faire des factures papier ?

Dès lors que la numérisation d'une facture a été effectuée dans le respect des règles ci-dessus, l'archivage numérique de cette facture est considéré comme sa copie identique et peut dès lors être considéré comme une pièce justificative valable pour la déduction de la TVA.

Mais attention : si le contribuable présente à l'administration une facture numérisée qui ne remplit pas ces conditions, seule la facture d'origine, c'est à dire celle émise et transmise dans son format initial, reste la pièce justificative pour la déduction de la TVA.

Et si le contribuable n'est plus en possession de cette facture d'origine, l'administration prévient que ceci peut entraîner une perte du droit à déduction de la TVA.

Il est donc essentiel de respecter l'intégralité des dispositions ci-dessus.

Source : BOFIP, actualisation du 8 février 2018.

Objectif et Principe

Définitions

Procédure d'utilisation

Descriptif