Archivage des documents de l'entreprise
Mise à jour du (GM)
cf. Fiche Durée Archivage
|
DUREES DE CONSERVATION DES PRINCIPAUX DOCUMENTS D’ENTREPRISE
Le tableau ci-dessous indique les durées de
conservation des principaux documents des entreprises.
Il faut noter que:
lorsque
plusieurs durées de conservation s'appliquent à un même document, c'est la
durée la plus longue qui a été retenue
la
durée de conservation de certains documents est prévue au delà de la durée
légale, ceci en raison de l'intérêt durable des documents pour l'entreprise ou
pour la recherche historique
Le tableau indique également la forme de
conservation des documents (original ou reproduction).
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DOCUMENTS
SOCIAUX |
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|
Durée légale de conservation |
Durée de conservation suggérée dans l'intérêt de l'entreprise |
Forme de conservation |
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Code Civil |
Code de Commerce |
Code des Impôts |
Code du Travail et de la Sécurité Sociale |
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|
Registre
des titres nominatifs |
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30 ans après dissolution de la
société |
6 ans |
|
illimitée |
original |
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Statuts et
actes de société, actes de fusion ou de cession |
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" |
" |
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" |
" |
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Registres à
souche (actions et obligations) |
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" |
" |
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" |
" |
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Registre
des présences au conseil d'administration |
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" |
" |
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" |
" |
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Procès-verbaux
des assemblées d'actionnaires (registre coté et paraphé) |
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" |
" |
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" |
" |
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Procès-verbaux
des délibérations du conseil d'administration, du directoire et du conseil de
surveillance (registre coté et paraphé) |
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" |
" |
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" |
" |
|
Rapports des gérants,
du conseil d'administration ou de surveillance ou du directoire |
|
" |
" |
|
" |
" |
|
Rapports des
commissaires aux comptes |
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" |
" |
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" |
" |
|
Comptes annuels soumis
à l'approbation des assemblées générales |
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" |
" |
|
" |
" |
|
Feuilles de présence
aux assemblées générales et pouvoirs |
|
30 ans |
6 ans |
|
30 ans |
" |
DOCUMENTS
COMPTABLES |
||||||
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|
Durée légale de conservation |
Durée de conservation suggérée dans l'intérêt de l'entreprise |
Forme de conservation |
|||
|
Code Civil |
Code de Commerce |
Code des Impôts |
Code du Travail et de la Sécurité Sociale |
|||
|
Livres légaux
(livre-journal, grand livre, livre d'inventaire) et éditions comptables
annexes (grands livres généraux et auxiliaires, journaux, balances) |
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10 ans après la clôture de l'exercice |
6 ans |
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durée de la société |
original |
|
Comptes annuels (bilan,
compte de résultat et annexes) |
|
" |
" |
|
durée de la société |
" |
|
Document décrivant les
procédures comptables (lorsqu'il est nécessaire à la compréhension du
système) |
|
" |
" |
|
durée de la société |
" |
PIÈCES COMPTABLES JUSTI
FICATIVES
|
PIECES
COMPTABLES JUSTIFICATIVES |
||||||
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|
Durée légale de conservation |
Durée de conservation suggérée dans l'intérêt de l'entreprise |
Forme de conservation |
|||
|
Code Civil |
Code de Commerce |
Code des Impôts |
Code du Travail et de la Sécurité Sociale |
|||
|
Investissements |
||||||
|
Contrats d'acquisition
et de cession de biens fonciers et immobiliers |
30 ans |
10 ans |
6 ans |
|
durée de la société |
original |
|
Contrats et documents
concernant les participations (bulletins de souscription, registres de
transfert, déclarations notariées) |
30 ans |
" |
" |
|
durée de la société |
" |
|
Contrats
divers |
||||||
|
Contrats de prêts,
d'emprunts et d'avances |
|
10 ans à compter de la fin du contrat |
6 ans |
|
10 ans ou plus |
original |
|
Contrats d'assurance |
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" |
" |
|
" |
" |
|
Contrats de leasing |
|
" |
" |
|
" |
" |
|
Marchés |
|
" |
" |
|
" |
" |
|
Factures fournisseurs |
|
" |
" |
|
10 ans |
original/reproduction |
|
Factures clients |
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" |
" |
|
" |
" |
|
Bons de commande, bons
de réception et de livraison |
|
" |
" |
|
" |
" |
|
Documents bancaires |
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" |
" |
|
" |
" |
|
Fiscalité |
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|
Déclarations
d'impôts (IS, IR) |
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|
3 ans (1) |
|
10 ans |
reproduction |
|
Déclarations
et calculs de TVA |
|
|
" |
|
10 ans |
reproduction |
|
Autres
impôts, taxes et droits |
|
|
" |
|
10 ans |
reproduction |
D
|
DOCUMENTS
COMMERCIAUX |
||||||
|
|
Durée légale de conservation |
Durée de conservation suggérée dans l'intérêt de l'entreprise |
Forme de conservation |
|||
|
Code Civil |
Code de Commerce |
Code des Impôts |
Code du Travail et de la Sécurité Sociale |
|||
|
Dossiers de
clients et correspondance commerciale |
|
10 ans |
|
|
10 ans |
reproduction |
|
Contrats
commerciaux importants |
30 ans (2) |
" |
|
|
durée société |
original |
|
Contrats
commerciaux généraux |
|
|
|
|
5 ans après expiration |
original |
|
Accords
industriels |
|
|
|
|
" |
original |
|
Commandes
fournisseurs |
30 ans |
" |
|
|
10 ans |
original |
|
Commandes
clients |
" |
" |
|
|
" |
" |
|
Transport:
tous documents intéressant le Service de Douanes (lettre de voiture, facture,
feuille de chargement, connaissement, billet de bord, avis d'expédition,
ordre de livraison) |
|
" |
6 ans |
|
10 ans (code des douanes: 3 ans) |
original |
DOCUMENTS RELATIFS AEL
|
DOCUMENTS
RELATIFS AU PERSONNEL |
||||||
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|
Durée légale de conservation |
Durée de conservation suggérée dans l'intérêt de l'entreprise |
Forme de conservation |
|||
|
Code Civil |
Code de Commerce |
Code des Impôts |
Code du Travail et de la Sécurité Sociale |
|||
|
Livres de paie (coté et
paraphé) et double des bulletins de paie (3) |
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|
|
5 ans |
durée société ou 120 ans à compter de la
naissance des intéressés
(4) |
reproduction |
|
Divers registres et
états du personnel |
|
|
|
" |
" |
original |
|
Dossiers d'accidents du
travail ou de maladies professionnelles donnant lieu à réparation |
|
|
|
illimité |
" |
original |
|
Toutes pièces
comptables relatives aux traitements et salaires |
|
|
|
5 ans |
10 ans
(5) |
reproduction |
|
Reçus pour solde de
tout compte |
|
|
|
5 ans |
10 ans |
" |
|
Doubles des bordereaux
de paiement des cotisations sociales |
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|
|
5 ans |
10 ans |
original |
|
Fiches
individuelles de répartition de la participation et de l'intéressement |
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30 ans |
30 ans |
original |
(1) Il découle de la jurisprudence fiscale que ce délai
peut être largement dépassé en cas d'immobilisations amortissables,
d'amortissements réputés différés, de provisions déductibles, ou de reprises de
provisions non déductibles à l'origine ou en cas d'intégration fiscale
(2) Il faut conserver les principales pièces de marché 30
ans à compter de la date de réception ou de livraison, lorsqu'il y a risque de
réclamation pour vice caché ou erreur de conception: offres, cahiers des
charges, commandes, plans, correspondances, notes de calcul, comptes rendus de
contrôle)
(3) à compter du 01/08/98, l'obligation de tenir un livre
de paie a été supprimée et remplacée par celle de conserver un double des
bulletins de paie
(4) L'arrêté du 26 août 1980 oblige les employeurs à
délivrer toutes attestations utiles pour justifier des droits à la retraite
(5) 30 ans pour les documents relatifs à des salaires
antérieurs au 17 juillet 1971. La prescription à 5 ans en matière de paiement
des salaires est définie par la loi du 16 juillet 1971
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