Opérations de changement d'année

Mis à jour le (PJ)

Facturation

Dans la base de données, dans la table YEARS, ajouter une ligne contenant l'année en cours

Création du répertoire Administratif 20XX

  Copier le répertoire \Shared\Administratif\20XX\ et le renommer avec l'année :

• \20XX\Courriers\
  • fichier "Chrono_20XX" (la macro Courrier change d'année - et de répertoire - automatiquement, les fichiers de courriers se mettront dans ce répertoire automatiquement (PJ - 2012)
• \20XX\DRH\
  • "Tickets Restaurant 20XX.doc"
  • "Elements_mensuels_20XX.doc"
  • "CONGES_RTT_Calcul_20XX.xls"
  • "CONGES_RTT_Prévisions_20XX.xls"
  • "Ménage_Feuille de passage_20XX.doc"
    • \20XX\DRH\Attestations, Cotisations, Arret de travail, etc
    • \20XX\DRH\NDF
  • 0_NDF_CONSULTANT.xls
• Mailing Formation 20XX
• Toulouse
• Voeux ?

 Préparer les classeurs blancs 20XX : secrétariat, locaux, fournisseurs, etc...

 Copier Jours_travaillés 20XX.xlsm dans V:\1_SUNNIKAN_SI et mettre à jour avec la nouvelle année (pour le calcul des jours ouvrés, se rendre sur le site : http://www.joursouvres.fr)

Mettre à jour le Suivi de Distribution des Tickets Restaurant à mettre dans la boite avec les Tickets Restaurant

 Copier Distribution TR 20XX.xlss dans V:\1_SUNNIKAN_SI et mettre à jour avec la nouvelle année (en doublon ?? avec Tickets restaurant 20XX.doc ??)

   Créer le dossier 20XX dans X:\Missions archivées

   Autres documents à mettre à jour ? (Assurances, Abonnements...? )

Mise à jour "Contacts"

   Outlook : Faire le tri dans les contacts

   Envoi des vœux aux clients par courrier (GM / PJ / MA + Consultants)

• L'informaticien créé un nouvel affichage sur la liste Contact de SharePoint comprenant les colonnes :
  • Civilité (existante)
  • Prénom (existante)
  • Nom (existante)
  • Fonction (existante)
  • Service (existante)
  • Société (existante)
  • Adresse (existante)
  • Code Portal (existante)
  • Ville (existante)
  • Pays/Région (existante)
  • Voeux 20XX - Carte (Nouvelle : Choix [C.Voeux simple|C.Voeux + petite boite choco|C.Voeux + grande boite choco])
  • Voeux 20XX - Signataire (Nouvelle : Choix [liste des consultants])
  • Voeux 20XX - Commentaires (Nouvelle : Texte)
• Laisser les consultants remplir les champs (affichage Modification rapide) en indiquant leur nom quand ils souhaitent envoyer une carte. Le premier à remplir une ligne propose un type de carte de voeux, les seniors se concertent ensuite sur le choix des variantes (choco ou pas?)
• Supprimer les doublons, les listes de diffusion, les sociétés sans "nom" et "prénom"
• Une fois que tout le monde à rempli, enregistrer la liste sous excel et couper la liaison de donnée
• Après que le fichier ait été validé, faire un publipostage sur Word sous format étiquette.

Autres mises à jour

  Créer le répertoire : \Administratif\1_SUNNIKAN_SI\20XX_Factures 

Bilan / Réunion fin d'année "Année N"

   Bilan SUNNIKAN Consulting "Année N" : Récapitulatif Indicateurs "Année N" (validation des données des requêtes SQL et Objectifs Indicateurs "Année N+1" - Consultants => Adopter la nouvelle méthodologie de clôture de mission (Bilan + Formulaire et Page portail)

   Les Missions clôturées de l' "Année N" : (Bilan + Formulaire et Page portail)

   Réunion de début d'année - Point sur "Année N" avec tous les Consultants

   Fichier Indicateurs_"Année N".xls

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