Méthodologie de gestion des Clients d'Assistance Réglementaire
Version du 02 février 2021 (AV)
Le contact est inscrit dans les contacts Outlook conformément aux règles de SUNNIKAN. (Méthodologie interne / Règles Outlook)
Lorsqu'un contact demande des informations sur SUN.eVeille Recherche Biomédicale, lui transmettre systématiquement (sauf s'il a déjà un compte d'assistance réglementaire) des informations sur l'assistance réglementaire. Dans ce cas, il est possible d'ajouter à la fin du mail la phrase suivante :
"(...) A noter que nous offrons également des prestations d’assistance réglementaire dans le domaine des recherches biomédicales et études non interventionnelles (voir le bon de commande ci-joint pour plus d’informations)."
Le mail comprend :
Exemple de modèle de courriel à envoyer (et adapter en fonction) :
"Faisant suite à notre conversation téléphonique, vous trouverez ci-dessous des informations relatives à notre prestation d'assistance réglementaire.
Sur la base d'une question écrite envoyée par e-mail (éventuellement complétée par un appel téléphonique), SUNNIKAN Consulting élabore une réponse écrite sous forme de synthèse fondée sur les textes réglementaires et appuyée par les citations concernées.
Le champ d'application comprend les recherches biomédicales, les études observationnelles ainsi que les sujets transversaux (CNIL, CNOM….).
La contractualisation fonctionne sous forme de forfait (une journée = 8 heures = 1.200 euros H.T.) et vous pouvez choisir d’acheter une ou plusieurs journées. En fonction des questions posées et du temps passé par SUNNIKAN Consulting, les heures sont décomptées de votre crédit-temps, qui est indiqué dans un tableau envoyé à chaque réponse. La durée de validité de cet abonnement est de deux ans."
Si vous souhaitez souscrire à cette prestation, il vous suffit de remplir, compléter et signer le bon de commande ci-joint.
Le mail envoyé est :
Le contact est documenté dans le document "Suivi des contacts - SUN.eVeille Recherche Biomédicale"
Les étapes suivantes sont réalisées après la réception du bon de commande complété et signé par le client.
Remarque : il n'y a pas de création de pochette rouge pour les clients de l'assistance réglementaire mais un classeur blanc ("Assistance Réglementaire").
Un numéro de chrono est attribué à chaque client de l'assistance réglementaire. L'année du numéro de chrono correspond à l'année pour laquelle le client a commandé une ou des journées d'assistance réglementaire.
Si le client achète plusieurs journées d'assistance réglementaire dans la même année, le numéro de chrono n'est pas modifié.
En revanche, lorsque le même client rachète d'autres journées d'assistance réglementaire l'année suivante (c'est-à-dire que SUNNIKAN Consulting reçoit un nouveau bon de commande), le numéro chrono change (année NNNN + autre numéro).
Le numéro chrono du client est systématiquement indiqué dans :
Classer le Bulletin d'Abonnement complété et signé par le client à l'onglet du client correspondant dans le classeur "Assistance Réglementaire".
Compléter le document "Client - Suivi Assistance Réglementaire-Crédit temps" (0_Client_AssReg_Suivi_YYYY_CC).
Compléter le "Tableau récapitulatif des abonnements à SUN.eVeille et Assistance Réglementaire".
Demander à Sophie d'émettre la facture et la classer à l'onglet du client correspondant dans le classeur "Assistance Réglementaire".
Contrôler régulièrement le "Tableau récapitulatif des abonnements Assistance Réglementaire"
Mettre à jour le "Tableau récapitulatif des abonnements à l' Assistance Réglementaire"
Demander à Sophie d'émettre la facture correspondante et la classer à l'onglet correspondant dans :le classeur "Assistance Réglementaire".
A ne pas envoyer de façon systématique. Seulement si le client est surpris par le temps passé et s'il demande quel est le fonctionnement de l'assistance réglementaire.
"Pour votre information, notre prestation d'assistance réglementaire comprend plusieurs phases :
Ces réponses écrites engageant notre responsabilité professionnelle, vous
comprendrez bien que nous ne pouvons prendre à la légère notre prestation
d'assistance réglementaire."
_____