Suivi d'une Mission

Imprimer la check-list suivante : Check-list Contact-Projet-Mission
Mettre à jour la Mire de la mission, à chaque évènement :
- réception / envoi d'un courrier électronique
- réception / envoi de documents : mettre à jour la Mire des documents (cf. Gestion des versions des documents de la mission)
- créer des liens hypertexte vers les documents cités
Gérer les documents en version informatique de la mission
Mettre à jour la Planification (toutes les semaines)
Spécifique Gestionnaire de Missions : Suivre les indicateurs de production et de productivité (Indicateurs d'une mission)
Suivre la Facturation via le Portail et mettre à jour régulièrement la facturation :
- le Gestionnaire de Missions assure :
  - les relances de factures impayées à la demande des Consultants
  - le décalage de factures planifiées dans le cadre de la vérification mensuelle en début de mois
- l'Assistante assure :
  - la planification et la mise à jour des factures à partir du formulaire de planification complété par les Consultants
  - l'émission des factures à la demande des Consultants
En fin de mission, clôturer la mission (trier avant d'archiver et archiver seulement après paiement du solde de la mission)

Documentation papier du Dossier Rouge de la Mission

Quelque soit le type de mission, les mails reçus et envoyés doivent être classés dans le répertoire Outlook de la mission. Si plusieurs Consultant sont destinataires du même mail, seul le Consultant Responsable destinataire du mail classe le mail.

Les documents contractuels et financiers (Accord de confidentialité, Contrat, Devis, Bon de commande, Factures...) sont classés dans le Dossier Rouge.

Les documents "scientifiques" de la mission sont classés dans le Dossier Vert :

Mission de rédaction de Procédures, Mission de Conseil :

Documenter impérativement le tableau de suivi de la mission (procédures envoyées, validées, dates ...)
Supprimer/barrer au fur et à mesure les exemplaires papier qui ne sont plus applicables
Ne conserver en fichier informatique que les versions livrées (D'un point de vue juridique : que faut-il garder qui ait valeur de preuve => Fichier informatique, original de procédure signé par la client au moment de la livraison ??)

Mission d'audit :

Documenter impérativement le tableau de suivi (Documents envoyées, validés, dates ...)
Si plusieurs audits, un dossier vert par audit, le Consultant y met les documents :
- photocopies des courriers d'annonce et de remerciement,
- 1 exemplaire du mandat
- check list source complétée manuellement
- photocopies des documents fournis par le client +fournis par les audités
- photocopie du rapport d'audit signé
- Notes d'audits ??

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