Méthodologie SI - Projet / Mission - Gestion (des Versions) des Documents d'une Mission

Mis à jour le 06 février 2013 (GM)

Mire des Documents de la Mission / Répertoire des Documents de la Mission

Exemple :

Mire des Documents de la Mission

Principe

Pour les missions brassant beaucoup de documents, la Mire des Documents de la Mission référence et fait un lien vers toutes les versions de documents en entrée (réception) et en sortie (envoi), de la prise de contact avec le Client à la clôture de la mission :

Pour les documents qui sont travaillés (soit modifiés, soit créés) par SUNNIKAN Consulting :

• 1 version de travail unique (sur laquelle on fait les modifications),
• des versions sauvegardées à un instant T :
  • des versions réceptionnées du Client (ex : versions originelles, versions de commentaires...),
  • des versions d'étape (ex : version au sortir d'une réunion de commentaires, après séance chez le client...),
  • des versions adressées au Client.

Objectifs

• Maîtriser les versions de documents d'une mission. Exemple pour une mission en ayant beaucoup, telle qu'une mission de rédaction de procédures :
  • versions envoyées,
  • versions de commentaires en provenance du client,
• Accéder directement aux différentes versions des documents par un lien hypertexte
• En cas d'absence du Consultant / Gestionnaire de Missions en charge de la Mission, que les autres Consultants puissent avoir connaissance de tous les documents reçus et échangés dans le cadre de la Mission et de l'état d'avancement de la Mission
• Entre le Consultant et le Gestionnaire de Mission, savoir à tout moment où on en est.

Gestion des versions des documents non travaillés par SUNNIKAN

Mis à jour le 23 août 2010 (GM)

Les documents non travaillés par SUNNIKAN sont des documents de référence adressés par le Client, ex :

• protocole d'un essai clinique à auditer,
• document faisant l'objet d'un contrôle qualité...

Ces documents sont gérés de la façon suivante :

• enregistrement dans le répertoire de la mission :
  • soit dans la racine, s'il y en a très peu,
  • soit dans le répertoire des documents, s'ils sont nombreux,
  • soit dans un sous-répertoire des documents (ex : \DOC_CLIENT), s'il y a beaucoup de documents reçus, à ne pas mélanger avec des documents à travailler,
• vérification de l'identification de la version du document : les documents doivent être identifiables de façon non ambigüe et par le Client, et par SUNNIKAN :
  • numéro de version,
  • date de version,
    Si le document ne comporte pas ces identifications, les demander au Client ! : on ne peut pas travailler sur un document non identifié +++
• si le document est modifiable, en faire une version non modifiable en pdf et la renvoyer au Client comme exemplaire de référence +++
• référencer le(s) document(s) dans la mire des documents de la mission :
  • noter la date de l'envoi
  • les lier avec un lien hypertexte.

Gestion des Versions des Documents de Mission travaillés par SUNNIKAN

Création de la version de travail

• Soit la version de travail est créée à partir d'une version reçue du Client :
  • enregistrer le document reçu du Client sous la forme "NomDocument.doc". Cette version fait office de version de travail.
  • renseigner la colonne "Version de Travail" de la Mire documents de la Mission pour le Document de travail en mettant simplement le nom du document avec le lien hypertexte
  • appliquer le § "Réception d'une version Client" ci-dessous
• Soit la version de travail est créée ex nihilo par SUNNIKAN :
  • enregistrer le nouveau document sous la forme "NomDocument.doc". Ce document est le Document de travail.
  • renseigner la colonne "Version de Travail" de la Mire documents de la Mission pour le Document de travail en mettant simplement le nom du document avec le lien hypertexte.

Réception d'une version Client

• enregistrer le document sous la forme "NomDocument_AAAAMMJJ(_VersionClient).doc". Cette version est une version de référence archivée.
• renseigner la colonne "Version Sauvegardée" de la Mire documents de la Mission avec le lien hypertexte par "Version client reçue le XX/XX/20XX"
• effectuer la fusion / comparaison avec la version de travail (s'il ne s'agit pas d'une première réception)
• GdM : surligner la version client sauvegardée en bleu pour notifier au Consultant l'arrivée d'un nouveau document
• GdM : surligner la version de travail en jaune pour notifier au Consultant que le document est à retravailler
• le Consultant remplit la colonne "Actions"

 Envoi d'une version SUNNIKAN Consulting

• enregistrer la version à envoyer sous la forme "NomDocument_AAAAMMJJ(_Vx).doc". Cette version est la Version sauvegardée destinée au client.
• renseigner la colonne "Version Sauvegardée" de la Mire documents de la Mission avec le lien hypertexte par "Version envoyée le XX/XX/20XX"
• si on s'aperçoit qu'il y a encore des modifications à faire, les faire dans la version de travail, la sauvegarder en écrasant la dernière version sauvegardée (plutôt que de modifier la version sauvegardée).
• GdM : si le client est d'accord sur l'envoi d'une version SUNNIKAN Consulting suite à un retour de mail, dans ce cas surligner cette dernière en vert dans la colonne "Version Sauvegardée" de la Mire documents de la Mission afin de le notifier au Consultant.

Sauvegarde d'une version d'étape

• travailler toujours sur la version de travail. A un moment donné, enregistrer le fichier sous la forme "NomDocument_AAAAMMJJ(_Vx).doc". Cette version est la version sauvegardée.
• faire un lien hypertexte sur cette version dans la colonne "Version Sauvegardées"
• continuer de travailler sur la version de travail

Fusion / Comparaison d'une Version de travail et d'une Version sauvegardée

Pour la version Word 2003 :

• ouvrir la version de travail
• dans le menu Outils, sélectionner "Comparaison et fusion de documents"
• aller chercher la version du client sauvegardée avec laquelle il faut effectuer la fusion / comparaison
• décocher "rechercher la mise en forme"
• cliquer sur fusionner dans le document en cours, qui est la version de travail
• enregistrer
• les modifications apparaissent en rouge
• le Consultant choisit de les accepter ou non

En résumé

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Améliorations à apporter

• Colonne : "Version de travail"
• Colonne : "Versions archivées"
• Conventions de couleur
• Quand travailler en mode modifications ?