Utilisation de la Macro WORD® de création de projet

La macro WORD® de création de projet peut être utilisée quand l'activité d'une organisation nécessite l'utilisation répétée de documents semblables mais personnalisés pour chaque projet différent. 

But de la macro 

Dans le cours d'un processus, un projet est souvent associé à la création d'un ensemble de documents. Cet ensemble de documents peut être généré à partir d'un ensemble de modèles de documents classés dans une arborescence spécifique. L'ensemble de cette arborescence de fichiers modèles est appelé répertoire-projet.

Selon les activités de l'organisation, l'événement peut être :

• mise en place d'une étude avec tous les documents relatifs à cette étude ( protocole, synopsis, lettres d'information, tableau de suivi d'un document...)

• dépôt de dossiers aux autorités responsables (dépôts de dossier de référencement AP, d'inscription sur les liste de remboursement...)

• en interne, mise en place d'un projet (administratif de la mission, modèles de documents pour le client, modèle de rapport).

Le répertoire-projet est composé :

• de sous-répertoires,
• de fichiers OFFICE,
• un des fichiers est une mire d'accès aux documents du répertoire-projet (liste de contrôle, liste d'activités...).

Le but de la macro est de déclencher la réplication de ce répertoire-projet et le renommage des sous-répertoires et fichiers. Le répertoire-projet ainsi crée sera spécifique du projet.

Déclenchement de la macro

La macro se déclenche à partir d'un lien hypertexte placé dans un document Office (pas dans une page HTML car les liens hypertexte intra-documents ne sont pas mis à jour).

Un première fenêtre apparaît et demande de sélectionner dans une liste déroulante le type d'projet (type de dossier de dépôt, type d'audit...).

La fenêtre suivante demande de renseigner :

• le nom du projet, ex : "LABOPHARMA_Audit_CRO" (valeur nulle non acceptée), ce champ correspond au champ "XXX"
• une année (en 2 ou 4 chiffres, valeur nulle acceptée),ce champ correspond au champ "YY"
• le répertoire cible, par exemple "D98:\Missions\LABOPHARMA\Audit"

Après confirmation ou correction des informations, la macro réalise les actions suivantes :

• création du sous-répertoire cible,
• copie de l'arborescence de fichiers dans le sous-répertoire cible,
• changement de dénomination des sous-répertoires et des noms de fichiers en remplaçant les codes par les mentions appropriées,
• dans chaque fichier, recherche et remplacement des codes par les mentions appropriées, y compris dans les en-têtes et les bas de page,
• création d'un fichier "log" détaillant l'historique des actions réalisées par la macro

Il est toujours possible ensuite de modifier l'arborescence créée et la dénomination des fichiers créés.

Création d'un nouveau modèle dans la macro

Il est possible de définir de nouveaux modèles dans la macro en définissant :

• le libellé de l'événement,
• le répertoire source.

Code VB /

"addProcessus "DosAuditCRO", "Audit CRO", False, "Chemin du répertoire modèle=D98\Missions\ZModeles_Missions\XXX_AuditCRO_YY"

Différents problèmes rencontrés

• Selon la version du logiciel Word utilisé
  • Pour Word 2000, pas de problème, version 01 de la macro développée par DP
  • Pour Word 1997, message d'erreur
• Indication de réussite faux, par exemple, pour la réplication d'un répertoire contenant 20 fichiers, la macro annonce que le "traitement de 23 fichiers a été effectué avec succès".